Polar Bear FC a essayé toutes les grandes plateformes de collecte de fonds, toutes en même temps. Zeffy a mis fin au chaos et centralisé leurs paiements dès le premier jour.

Le sport, ce n'est jamais uniquement une question de jeu, n'est-ce pas ? Chez Polar Bear Football Club, c'est justement là tout le propos. Les entraîneurs de Polar Bear FC apprennent aux jeunes de l'Ohio à jouer au soccer, autant par amour du jeu que pour les aider à développer des compétences essentielles pour la vie en dehors du terrain. 

Notre mission est simple : offrir un environnement accueillant, inclusif et bienveillant aux joueurs de tous âges et de tous niveaux. Au PBFC, on ne mise pas uniquement sur les habiletés techniques ; on mise sur le développement du caractère, l'esprit d'équipe et le fair-play, de façon à aider nos athlètes à grandir autant sur le terrain qu'en dehors. Nous avons bâti un club ancré dans sa communauté où chaque joueur se sent le bienvenu, qu'il foule la pelouse pour la première fois ou qu'il aspire à compétitionner au plus haut niveau. Grâce à un encadrement de qualité, des programmes structurés et un solide réseau de soutien, nous aidons les joueurs à développer leur confiance, leur discipline et leur amour du jeu.

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Contexte

Le soccer est une excellente façon pour les jeunes de bouger et de s'amuser, mais c'est aussi une façon d'apprendre à se connaître et à trouver leur place dans le monde. Polar Bear FC prend cette responsabilité très au sérieux. Ils travaillent avec les joueurs à longueur d'année — dehors durant les mois plus chauds et à l'intérieur en hiver. Il n'y a donc aucun temps mort. Les jeunes progressent constamment comme joueurs et comme personnes, plutôt que d'avancer par bonds durant une saison pour ensuite perdre du terrain après de longues pauses. 

Les fondateurs de Polar Bear FC ont constaté que tous les autres clubs de soccer de leur région étaient strictement divisés par genre. 

« Nous avons fondé Polar Bear FC avec l'idée d'être différents des autres organisations de soccer de la région. On allait être un club qui accueille tout le monde, peu importe le talent ou le genre », dit Samuel Martin, directeur artistique fondateur.

Diviser les équipes par genre est peut-être courant, mais Samuel et ses collègues ont réalisé que c'était à la fois diviseur et inefficace. Non seulement ces divisions strictes influencent la façon dont les jeunes garçons et filles perçoivent le monde, mais elles imposent aussi un fardeau inutile aux familles. 

« C'était peu pratique pour les familles. Elles devaient s'inscrire dans deux clubs différents, avec deux calendriers différents, deux approches de jeu, deux méthodologies. Nous, on voulait mettre la communauté au cœur de tout », dit Samuel.

Les équipes sont mixtes et organisées par groupe d'âge, ce qui permet aux joueurs d'un niveau de développement similaire d'apprendre les uns des autres dans un groupe relativement homogène. Les entraîneurs profitent de leur temps avec ces équipes pour cultiver une vraie communauté et mettre l'accent sur les aspects essentiels qui font un bon joueur : le caractère, le leadership et le respect. 

« Notre objectif, c'est de former non seulement des joueurs de soccer accomplis, mais des individus épanouis qui se sentent liés au sport et à leur communauté », dit Samuel.

En tant que club à but non lucratif, Polar Bear FC perçoit ses frais via des plateformes de collecte de fonds, et ils ont essayé à peu près tous les grands noms : PayPal, Venmo, CashApp, Square, ainsi que des méthodes physiques comme l'argent comptant et les chèques. Ils voulaient accommoder tous les parents et leur permettre de payer avec la méthode de leur choix, mais cela a engendré un véritable chaos du côté du club. 

« Le paiement a toujours été notre bête noire », dit Samuel. « On essayait d'accepter de tout, surtout par peur de rater des options de paiement, mais c'est devenu un cauchemar à suivre. Est-ce que cet athlète a payé sur le Venmo du club ou sur celui de l'entraîneur ? Est-ce qu'on a vraiment reçu le paiement ? »

La tenue de dossiers était un vrai casse-tête quand ils ne pouvaient pas suivre les paiements à un seul endroit. En plus du désordre du côté des entrées de fonds, les différentes plateformes versaient les montants selon des calendriers différents, si bien que l'équipe de Polar Bear FC devait constamment vérifier et revérifier les soldes et les paiements.

« Et inévitablement, on se retrouvait à court d'argent et on devait payer pour accélérer les délais de traitement. Ça nous faisait perdre des fonds d'exploitation précieux », dit Samuel.

En plus d'empiéter sur leur temps, les frais de traitement s'accumulaient jusqu'à 5 000 $ à 7 000 $ par année. C'est l'équivalent des frais d'inscription d'environ 47 athlètes, soit près de 50 % de leur effectif total. Entre les frais élevés, l'absence de soutien à la clientèle, les versements confus et le manque de fonctionnalités, Polar Bear FC savait qu'il leur fallait quelque chose de mieux. 

Samuel a passé des heures à chercher sur Internet et à consulter d'autres organismes à but non lucratif. Ses recherches le ramenaient toujours au même endroit : Zeffy. Au départ, Samuel n'était pas convaincu. 

« Je l'avoue, je n'avais même jamais entendu parler de Zeffy et j'étais, pour le moins, très sceptique. Il n'était pas possible que le traitement soit sans frais pour toujours. Il devait y avoir un piège quelque part. À notre grande surprise, il n'y en avait pas », dit Samuel.

Zeffy a immédiatement transformé la façon dont l'argent circulait chez Polar Bear FC. Le chaos a pris fin et les frais ont disparu, donnant à l'équipe plus de temps et de marge de manœuvre pour former davantage d'athlètes. 

« Zeffy a réglé le problème. En centralisant tous les paiements dans un seul programme, on sait que chaque lundi, un dépôt sera fait dans notre compte bancaire », dit Samuel.

Aujourd'hui, Polar Bear FC peut enfin compter sur ses propres rentrées de fonds. Les entraîneurs peuvent vérifier les dépôts reçus depuis le confort de leur domicile, et ils sont toujours en mesure de couvrir leurs dépenses sans avoir à payer pour accélérer les versements. Depuis le passage à Zeffy, chaque équipe a eu les fonds nécessaires pour couvrir les frais d'inscription et les honoraires des arbitres à chaque match.

« Vu le soutien et la facilité d'utilisation, on parle littéralement de Zeffy à tous les organismes à but non lucratif qu'on connaît, et on en a même convaincu certains de faire le saut », dit Samuel. « C'est incontournable pour tout OBNL — outils intégrés, envois de courriels, rapports. Aucune hésitation possible. »