Le logiciel de gestion des adhésions de Zeffy est-il vraiment gratuit, et y a-t-il des frais sur les cotisations ?

Il n'y a aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction et aucuns frais de carte sur les cotisations, et cela tient peu importe le nombre de membres. Zeffy est financé par une contribution facultative que vos membres peuvent ajouter au moment de payer, et votre total est le même dans les deux cas. Une adhésion à 25 $ arrive dans votre compte bancaire comme 25 $. Voyez comment Zeffy reste gratuit si vous voulez le fonctionnement.

« Avec Zeffy, nous recevons maintenant 100 % des dons, des frais d'événement et des cotisations. Ils nous ont fait économiser près de 2 000 $ US en frais de carte de crédit la première année. »

Lori D., Marin History Museum (G2)

Comment gérer les adhésions de mon organisme ?

Créez un formulaire d'adhésion gratuit, ajoutez vos types d'adhésion avec leur cotisation, leur durée et leur prix, puis partagez le lien.

À partir de là, l'essentiel de l'administration se fait tout seul : vos membres s'inscrivent et paient en ligne, chacun aboutit dans une liste de membres que vous pouvez filtrer, étiqueter et exporter quand vous en avez besoin, et si vous activez les cartes de membre, chaque nouveau membre reçoit la sienne par courriel.

Vous choisissez aussi le rythme de renouvellement qui correspond au fonctionnement réel de votre organisme : mensuel, annuel à partir de la date d'inscription de chaque membre, à date fixe pour que tout le monde renouvelle en même temps, ou sans expiration du tout pour les membres à vie.

Zeffy convient-il aux associations, aux clubs et aux petits groupes, et pas seulement aux organismes de bienfaisance enregistrés ?

Oui. Tous les types d'organismes sans but lucratif sont admissibles, associations et clubs compris, et vous n'avez pas besoin d'être un organisme de bienfaisance enregistré. Il vous faut un numéro d'entreprise et un compte bancaire au nom de l'organisme, et si votre dossier est encore à l'étude auprès de l'ARC, vous pouvez vous inscrire comme « Autre organisme sans but lucratif » et changer votre type plus tard.

Puis-je offrir différents niveaux d'adhésion ?

Oui. Ajoutez autant de types d'adhésion que votre organisme en a besoin à un même formulaire, chacun avec sa cotisation, sa durée et son prix, et le niveau choisi par un membre apparaît sur sa carte numérique. Les paliers sont souvent la façon dont les associations accueillent les étudiants, les familles et les grands donateurs à un prix qui convient à chacun.

Comment fonctionnent les renouvellements d'adhésion ?

Cela dépend du calendrier que vous choisissez, et la différence vaut la peine d'être connue avant de le fixer.

Sur les adhésions annuelles, le renouvellement automatique est activé par défaut, et un membre peut décocher la case au moment de payer s'il préfère renouveler à la main.

Sur les adhésions mensuelles, le renouvellement est toujours automatique : s'inscrire y adhère donc d'office et il n'y a pas de case à décocher.

Dans les deux cas, vous pouvez annuler plus tard le renouvellement automatique d'un membre depuis votre tableau de bord, et vos membres peuvent l'annuler depuis leur propre compte.

Toute personne ayant une adhésion annuelle reçoit un courriel de rappel 30 jours avant l'échéance, qui confirme le prélèvement à venir si le renouvellement automatique est activé ou l'invite à renouveler s'il ne l'est pas. Les adhésions que vous avez réglées sans expiration ne se renouvellent pas et n'envoient pas de rappel.

Puis-je suivre les cotisations, les renouvellements et une base de données de membres au même endroit ?

Oui. Chaque inscription apparaît comme une seule fiche réunissant le type d'adhésion du membre, sa date de renouvellement et ses réponses au formulaire. Filtrez vos contacts par adhésion pour ne tirer que vos membres actifs, enregistrez le résultat comme liste et exportez-la quand vous en avez besoin. Zeffy suit le statut à votre place, une adhésion expirée ou annulée sort donc de cette liste sans que vous ayez à y toucher. C'est le chiffrier que vous n'avez plus à tenir à jour.

Les donateurs, les membres et les participants aux événements peuvent-ils exister comme un seul contact avec tout leur historique ?

Oui. Chaque donateur apparaît comme une seule fiche, donc une personne qui donne, détient une adhésion et achète un billet d'événement apparaît une seule fois avec tout son historique plutôt que dans trois listes distinctes. Voyez le CRM et la gestion des donateurs pour ce que vous pouvez faire avec cette fiche une fois qu'elle existe.

Comment fonctionnent les cartes de membre numériques ?

Activez les cartes de membre et chaque nouveau membre reçoit la sienne par courriel au moment de son adhésion. La carte porte son nom et son courriel, son type d'adhésion, la date de début et la date d'expiration ou de renouvellement, le nom de votre programme d'adhésion, ainsi que ses réponses aux questions personnalisées posées dans le formulaire. Vous pouvez ajouter une image de votre choix, même si les champs, eux, sont fixes. Voyez les cartes de membre pour le détail.

Puis-je consigner des cotisations payées par chèque ou en argent comptant ?

Oui, vous les consignez vous-même. Ajoutez un paiement depuis votre tableau de bord, choisissez le niveau d'adhésion visé, sélectionnez l'argent comptant ou le chèque comme mode de paiement, et rattachez-le à la fiche de contact de la personne en cochant la case pour lui envoyer son courriel de confirmation. Une chose à prévoir : le paiement par chèque dans le formulaire n'est offert qu'au-delà d'un certain seuil, donc pour la plupart des prix d'adhésion, un chèque posté est une chose que vous consignez plutôt qu'une chose que votre membre paie en ligne.

Puis-je offrir à mes membres quelque chose que leur adhésion débloque réellement ?

Oui. Sur n'importe quel événement que vous organisez, vous pouvez réserver un billet aux personnes détenant une adhésion active, et Zeffy vérifie l'admissibilité au moment de payer, vous n'avez donc pas à surveiller la liste d'invités vous-même. Vous choisissez quels types d'adhésion sont admissibles, ou vous laissez l'accès à tous. Un membre qui n'est pas connecté entre le courriel associé à son adhésion et reçoit un lien qui le ramène directement à la page, sans mot de passe à retenir. Chaque adhésion donne droit à un de ces billets par événement, ce qui évite qu'un tarif de membre circule de main en main. Si vous préférez ne pas restreindre le billet du tout, créez un code de réduction et partagez-le seulement avec vos membres.

Mes membres peuvent-ils obtenir un reçu fiscal pour leur cotisation ?

Oui, pour la portion déductible. Quand une adhésion s'accompagne d'avantages, seule une partie de la cotisation est déductible : vous fixez donc le montant admissible sur le niveau d'adhésion et Zeffy émet automatiquement un reçu pour cette portion lorsqu'une personne adhère. Le reste est consigné comme la valeur de ce que le membre reçoit en retour. Votre organisme doit d'abord être configuré pour émettre des reçus.

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