Vos lettres aux donateurs, simplifiées.

Si Zeffy est gratuit, pourquoi le Courrier aux donateurs est payant ?

Parce qu'une lettre physique a un coût unitaire réel et que Zeffy ne fait pas semblant du contraire. Le tarif par lettre couvre l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoi postal, et c'est la seule chose payante sur Zeffy. Tout ce qui est numérique reste gratuit : vos formulaires de don, votre CRM, vos courriels, vos reçus fiscaux.

C'est aussi proche de ce que la tâche vous coûte de toute façon, une fois les timbres et les enveloppes achetés. La vraie différence n'est pas l'argent. C'est que personne ne passe un samedi à la table de cuisine.

Qu'est-ce qui est inclus dans le tarif par lettre ?

L'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoi postal, tout est pris en charge. Vous payez à la lettre, pour chaque lettre réellement envoyée, il n'y a pas de quantité minimale à commander et il n'y a pas d'abonnement en dessous. Le tarif par lettre est affiché plus haut sur cette page.

Votre logo va en haut de la lettre, vous pouvez insérer le prénom et le nom de chaque donateur comme variable, et vous pouvez ajouter un code QR qui mène directement à une de vos campagnes Zeffy en cours, pour qu'une personne puisse donner sans avoir à chercher votre site Web.

Puis-je envoyer une seule lettre, ou est-ce que ça doit être un envoi groupé ?

Les deux. Choisissez une liste de contacts enregistrée et écrivez à tout le groupe, ou envoyez un seul remerciement à un grand donateur. Vous payez à la lettre, sans minimum, alors une lettre coûte le prix d'une lettre et un appel de fin d'année à 300 donateurs coûte 300 fois ce prix. Rien ne change entre les deux.

C'est justement ce que les imprimeries n'arrivent pas à faire. Leur tarification commence habituellement au-dessus d'une quantité minimale, et c'est pour ça qu'un organisme qui a besoin de vingt lettres personnalisées finit par les faire à la main.

Est-ce que mes contacts ont vraiment une adresse postale ?

Vérifiez-le avant de planifier un envoi, mais au Québec vous partez souvent avec une longueur d'avance. Les lettres partent vers l'adresse inscrite à la fiche de chaque contact, et les contacts dont l'adresse est incomplète sont signalés avant que vous payiez. Vous pouvez alors compléter ce qui manque, ou laisser ces personnes de côté et leur écrire par courriel.

Au Canada, un reçu officiel porte l'adresse du donateur, alors un organisme qui émet des reçus fiscaux demande déjà l'adresse sur ses formulaires. Votre liste part donc rarement de zéro, contrairement à celle d'un organisme américain, qui peut accumuler des années de donateurs sans aucune adresse au dossier.

L'autre cause fréquente d'une liste trouée, c'est de recueillir les adresses avec votre propre question à réponse courte plutôt qu'avec le champ Adresse complète intégré de Zeffy. Ces réponses-là ne se rendent pas à la fiche du contact, alors le Courrier aux donateurs ne les voit pas. Utilisez le champ intégré et les adresses atterrissent là où les lettres vont les chercher. Vos fiches vivent dans votre CRM et gestion des donateurs.

Qu'est-ce qui arrive si une lettre ne peut pas être livrée ?

Elle revient à l'adresse de retour que vous avez indiquée, comme n'importe quel courrier. Zeffy vérifie qu'une adresse est complète avant l'envoi, mais pas qu'une adresse complète est encore la bonne, alors les personnes qui ont déménagé vous reviennent et il vaut mieux corriger ces fiches avant le prochain envoi. Plusieurs organismes se servent des enveloppes retournées comme méthode de nettoyage de leur liste.

Il n'y a pas d'épreuve d'impression, et une lettre envoyée ne se rappelle pas, alors relisez-la comme il faut à l'écran avant de payer. Commencez par un petit envoi si c'est votre première fois.

Ai-je besoin du Courrier aux donateurs pour envoyer un reçu fiscal ?

Probablement pas. Zeffy émet déjà vos reçus fiscaux automatiquement, en pièce jointe au courriel de confirmation au moment du don, sans frais, une fois les reçus activés sur votre formulaire. Voir reçus de dons pour le détail.

Les reçus que Zeffy envoie par courriel sont formatés pour répondre aux exigences de l'ARC et de Revenu Québec, alors les poster n'ajoute rien à ce qu'ils valent. Vos donateurs peuvent aussi ouvrir leur historique de dons depuis leur compte Zeffy au moment de préparer leur déclaration.

Envoyer vos reçus par la poste à toute votre liste par principe, c'est donc payer pour quelque chose que vous avez déjà. Le Courrier aux donateurs gagne son argent sur le remerciement et sur l'appel au don, la lettre qu'un donateur lit deux fois. Et si une personne en particulier tient à une copie papier, vous lui envoyez une seule lettre.

Est-ce que le Courrier aux donateurs peut remplacer une agence de marketing direct ou une imprimerie ?

Pour les lettres de remerciement et les appels au don à votre liste actuelle, oui. Vous écrivez la lettre, Zeffy l'imprime et la poste, il n'y a pas de contrat ni de quantité minimale, et vous n'attendez pas de soumission.

Deux limites valent la peine d'être connues avant de décider. Zeffy envoie des lettres, pas des cartes postales ni des formats pliés. Et Zeffy ne nettoie pas votre liste d'adresses comme le ferait une maison d'envoi, alors un grand envoi à froid vers des données achetées ou vieillies appartient encore à une agence. Pour une liste chaude à qui vous parlez déjà, l'agence ne vous apporte pas grand-chose.

Quelle est la différence entre le Courrier aux donateurs et envoyer moi-même une lettre par courriel ?

Une lettre imprimée arrive physiquement, ce qui rejoint les donateurs qui ne lisent pas leurs courriels et qui retient mieux l'attention des grands donateurs et des plus âgés. Le courriel est gratuit et instantané, et Zeffy fait les deux.

La plupart des organismes utilisent chacun pour ce qu'il fait de mieux, le courriel pour les reçus et les nouvelles régulières, le papier pour l'appel de fin d'année et pour le remerciement qui compte. Une approche courante consiste à séparer la liste par génération, en gardant le papier pour les membres les plus âgés pendant que les autres passent au numérique, les deux envois partant de la même liste de contacts.

Puis-je mettre mon logo sur l'enveloppe, ou seulement sur la lettre ?

Votre logo va sur l'en-tête, en haut de la lettre. L'enveloppe porte l'adresse de retour que vous inscrivez, et c'est elle qui dit à votre donateur de qui vient la lettre avant même qu'il l'ouvre.

Est-ce que l'enveloppe elle-même peut porter votre image de marque ? Zeffy ne le documente ni dans un sens ni dans l'autre, alors si ça compte pour votre appel, posez la question avant de bâtir votre plan autour. La préoccupation est légitime : une enveloppe qui a l'air d'un envoi de masse ne s'ouvre pas de la même façon qu'une enveloppe qui a l'air de venir de quelqu'un qu'on connaît.