Avec Zeffy, Flyers 12U amasse plus de fonds sans frais et perd moins de temps en administration.

Flyers 12U est une équipe de baseball jeunesse itinérante basée à Georgetown, en Indiana. L'équipe administrative amasse des fonds auprès des familles et des entreprises locales pour couvrir à peu près tout ce dont les joueurs ont besoin. Flyers 12U ne compte que cinq personnes pour faire tourner la machine : trois entraîneurs — l'entraîneur-chef Mark Matheny et les entraîneurs adjoints Brandon Miller et Kevin Roach —, ainsi que Sonya Matheny et Lori Miller, qui s'occupent de toute l'administration et de la logistique.

« Nous faisons de la collecte de fonds pour notre équipe afin de payer les frais de tournois, les uniformes, les terrains d'entraînement, l'équipement et bien plus encore ! » dit Sonya Matheny, l'une des administratrices.

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Contexte

L'entraîneur Mark Matheny et Sonya ont pris les rênes de Flyers 12U en 2024, avec l'intention de bâtir un type d'équipe de baseball itinérant différent. Leur équipe évolue au niveau AAA, ce qui exige généralement beaucoup des joueurs et de leurs familles. 

Les joueurs sont des garçons d'âge secondaire qui prennent déjà leur sport très au sérieux. Ils évoluent à l'échelon élite du baseball itinérant, et apprennent à incarner la discipline, la persévérance et l'esprit d'équipe qu'ils ont forgés dans les premiers niveaux. 

Ces leçons de vie ont un coût. Les familles des joueurs de niveau AAA doivent habituellement investir des sommes importantes en temps et en argent — mais Flyers 12U fait les choses autrement. Sonya, la responsable de facto de la collecte de fonds au sein de l'équipe, explique que les dons des entreprises et des familles locales compensent considérablement les coûts normalement associés à une équipe de ce calibre. 

« La plupart des équipes comme la nôtre chargent entre 500 $ et 1 500 $ en frais seulement, et nous voulions faire partie du changement, dit-elle. Notre espoir et notre mission, c'est que notre équipe et leurs familles aient peu ou pas de frais à débourser pour faire partie de notre équipe de baseball itinérant. »

Pour simplifier la vie des donateurs, Sonya recueillait les dons via Venmo, CashApp et PayPal. Mais ces plateformes éparpillées lui compliquaient la vie à elle aussi.

Les frais de PayPal grugeaient les ressources de l'équipe, mais le vrai problème de Sonya était de faire le suivi des fonds répartis sur plusieurs plateformes. Elle obtenait de nombreuses commandites d'entreprises et des dons individuels pour habiller les garçons en uniformes, leur procurer des battes et des terrains d'entraînement, mais acheminer ces fonds au bon endroit relevait parfois du chaos. 

Entre la gestion de trois plateformes, les transferts vers les comptes bancaires et le suivi des paiements sortants, « de l'argent se perdait dans le processus », confie Sonya. Ces outils déconnectés les uns des autres lui rendaient difficile d'évaluer l'efficacité de son travail et de planifier les saisons à venir.

« On devait aussi concevoir des dépliants pour chaque activité de financement, et ils avaient l'air bâclés, bon marché et disparates, dit-elle. Il n'y avait aucun moyen de savoir quelle activité avait rapporté quoi. Quand on fait de la collecte de fonds, c'est utile de savoir quelles activités reconduire la saison suivante. » 

Sonya voulait la puissance centralisatrice d'un CRM, mais elle n'avait pas des milliers de dollars à dépenser.

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Sonya cherchait simplement un moyen de gérer les fonds sans perdre le fil de qui avait donné quoi. Elle ne s'attendait pas nécessairement à trouver une plateforme de collecte de fonds entièrement sans frais qui lui offrirait en plus des données sur ses campagnes et des outils de gestion des donateurs. 

Pourtant, Zeffy était là, prête à répondre à sa recherche.

« J'ai fait des recherches comparatives sur plusieurs plateformes pendant quelques semaines, et tout pointait vers Zeffy, raconte Sonya. Zeffy offrait littéralement tout ce que je cherchais, et même davantage. »

Dès le premier jour, Zeffy a été un coup de circuit pour Flyers 12U. La plateforme fait bien plus que ce à quoi Sonya s'attendait.

« Zeffy est la meilleure décision que j'aie prise pour notre équipe, dit-elle. La façon dont la plateforme est organisée me permet à elle seule de voir ce que nous avons amassé, de fixer des objectifs, de planifier des envois de courriels, d'envoyer des reçus fiscaux pour les dons, et plus encore. Je suis tellement heureuse d'avoir trouvé Zeffy. »

Aujourd'hui, Sonya sait exactement où se trouve l'argent de l'équipe, d'où il provient et comment se portent ses activités de financement en tout temps. La plateforme sans frais lui permet aussi de rester en meilleur contact avec ses donateurs, en cultivant des relations durables qui maintiennent les déplacements accessibles pour chaque membre de l'équipe. 

En plus de la collecte de fonds sans frais, l'équipe utilise également les services de billetterie de Zeffy pour son tournoi de golf annuel, et demeure en contact avec ses donateurs grâce aux listes de courriels générées par Zeffy. Tous ces outils aident Sonya à mener des campagnes de financement plus efficaces, garantissant que rejoindre Flyers 12U soit accessible à un plus grand nombre de familles — tout comme Zeffy rend la collecte de fonds sans frais pour l'équipe.

Et puis, les pages de collecte de fonds de Zeffy ont tout simplement belle allure, ce qui inspire confiance aux donateurs et aide l'équipe à tisser des liens avec sa communauté.

« Je voulais trouver une plateforme qui ne facturerait pas de frais à notre équipe, mais aussi une plateforme qui offrirait des fonctionnalités supplémentaires pour nos activités de financement — et Zeffy correspondait exactement à ce que je cherchais, et même plus ! dit Sonya. Les formulaires offrent une façon visuellement attrayante de présenter vos collectes, et plus les gens utilisent Zeffy, plus vous recueillez d'adresses courriel pour rester en contact avec votre communauté ! »

Soudainement, Sonya est nettement plus efficace et ses activités de financement donnent de bien meilleurs résultats. Tout le temps économisé et les rentrées d'argent accrues vont directement aux frais de tournois, à l'équipement et aux frais de déplacement de l'équipe, aidant les joueurs à devenir les meilleurs athlètes et jeunes hommes qu'ils peuvent être.

« Par-dessus tout, la plateforme facile à utiliser de Zeffy nous permet de passer moins de temps à gérer la logistique de la collecte de fonds et plus de temps à nous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de nos jeunes athlètes, souligne Sonya. En tant qu'équipe de baseball jeunesse gérée par des bénévoles, avoir accès à des outils de collecte de fonds fiables et de calibre professionnel a vraiment changé la donne pour notre organisation. »

De nos jours, Sonya fait savoir aux autres équipes lors des tournois que Zeffy est « le meilleur du meilleur et fait absolument tout de A à Z ».

« Si vous êtes entraîneur d'une équipe et que vous percevez des frais ou faites de la collecte de fonds, vous avez absolument besoin de Zeffy, affirme Sonya. Cette plateforme a rendu mon rôle d'administratrice sans stress et facile. C'est le guichet unique pour tous vos besoins en collecte de fonds, de A à Z. Sans hésitation, cette plateforme ne vous décevra PAS. Faites-moi confiance ! »