Comment Zeffy a aidé la Dearborn Educational Foundation à économiser 2 812 $ et à simplifier ses événements.

Depuis plus de 30 ans, la Dearborn Education Foundation soutient des pratiques pédagogiques innovantes à Dearborn, au Michigan. Elle tisse des liens avec des entreprises locales et des particuliers qui se soucient de l'éducation, contribuant à combler les écarts entre le financement existant pour les Dearborn Public Schools et le système d'éducation que la communauté souhaite voir se concrétiser. 

Les fonds amassés couvrent du matériel et des projets scolaires et parascolaires — livres, instruments de musique, microscopes, ordinateurs, équipements sportifs, projets artistiques et compétitions étudiantes — qui resteraient autrement sans financement. De plus, la fondation s'associe à des particuliers et à des groupes qui souhaitent partager leur héritage avec les écoles et les élèves de Dearborn. La fondation est outillée pour établir des droits de désignation, des dons planifiés et legs, des fonds de bourses et des fonds dotés, en personnalisant chacun selon la vision et les souhaits du donateur. - The Dearborn Education Foundation

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Contexte

Chaque année, la Dearborn Education Foundation organise plusieurs événements pour soutenir ses élèves. Entre son tournoi de golf, sa célébration du Mardi Gras, son Green Tie Dinner et son Spring Bazaar, la Fondation jongle en permanence avec la logistique événementielle. Avant chacun de ces grands événements, il faut coordonner les lieux et les repas, la vente de billets, un système de tirage et les dons de prix. Une fois le repas ou le tournoi terminé, l'équipe doit gérer la remise des prix, les notes de remerciement, ainsi que toutes les autres activités de fidélisation des donateurs et de suivi. C'est un défi de taille pour une petite équipe. 

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La Fondation soutient des enseignants passionnés en leur accordant des subventions pour des initiatives pédagogiques et du matériel de classe. Elle aide également les élèves et les parents à amasser des fonds pour des projets comme des conférences, des mises à niveau d'installations et même des activités de fin d'année. 

L'équipe sait aussi que l'éducation ne s'arrête pas au diplôme du secondaire : la Dearborn Educational Foundation souhaite accompagner les élèves tout au long de leur parcours scolaire. Si une grande partie de ses efforts vise à bâtir un système de la maternelle à la 12e année dynamique, elle aide aussi les diplômés du secondaire à accéder à plus d'une douzaine de bourses pour poursuivre leurs études. Plusieurs de ces bourses ont été créées à la mémoire de résidents de Dearborn qui tenaient à perpétuer l'héritage de leur ville. 

En tout, la Fondation a amassé plus de 3 millions de dollars pour permettre aux élèves des Dearborn Public Schools d'accéder aux outils et aux systèmes éducatifs qui leur permettront de s'épanouir, peu importe la voie qu'ils choisiront après l'école.

La Dearborn Educational Foundation utilisait PayPal pour amasser ces millions, mais les frais PayPal étaient astronomiques. Chaque fois qu'elle réalisait des gains significatifs pour soutenir l'apprentissage des élèves, elle reversait une part tout aussi significative des dons en frais PayPal. 

Et ce n'était que du côté de la collecte de fonds. Comme PayPal offrait peu d'intégrations, la Fondation devait faire appel à d'autres plateformes pour des besoins comme la billetterie et les tirages. Multiplier les intermédiaires et les frais pour chaque événement grugeait ses ressources, tant en heures de travail qu'en argent. 

‍Si vous faites face à des défis similaires avec les frais PayPal, consultez notre comparaison détaillée entre Zeffy et PayPal. Nous y abordons tout : la fiabilité des plateformes, le service client et, bien sûr, la différence entre les frais PayPal et la collecte de fonds sans frais de Zeffy.

Chastity Townsend, directrice générale de la Fondation, était bien déterminée à trouver un meilleur système. Elle s'est tournée vers Google, dans l'espoir que quelqu'un, quelque part, ait conçu une plateforme de collecte de fonds vraiment gratuite, et c'est ainsi qu'elle a découvert Zeffy. Chastity était prête à l'essayer sur-le-champ…

…et elle a su presque aussi vite qu'elles avaient trouvé la solution à leurs problèmes. Concrètement, Zeffy permet à Chastity et à la Fondation de conserver une plus grande part des dons reçus. 

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« Avec Zeffy, 100 % des fonds amassés en ligne ou sur place par carte de crédit nous permet de mieux soutenir notre district », dit-elle.

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Éliminer les frais PayPal était peut-être la priorité de Chastity pour une plateforme de collecte de fonds idéale, mais Zeffy a répondu à encore plus de ses attentes. Zeffy prend en charge la création et la vente de billets pour les événements, supprimant ainsi plusieurs étapes de la liste de tâches de l'organisation dans les semaines précédant un événement.

Et dans les semaines suivant un événement, Zeffy peut décharger la Fondation de encore plus de tâches. Le système de gestion des donateurs de Zeffy aide les membres de l'équipe à mieux suivre qui donne quoi, en réduisant les heures de travail administratif — exactement ce que Chastity souhaitait. 

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« Avec Zeffy, j'apprécie la fonctionnalité de reçus et les rappels par courriel, ainsi que la possibilité d'exporter les coordonnées pour nos infolettres », dit-elle.

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Même si elles ne cherchaient qu'un moyen d'encaisser des dons sans frais, la Dearborn Educational Foundation a trouvé en Zeffy le partenaire idéal pour la billetterie, la gestion des donateurs et la collecte de fonds sans frais.

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« Nous pouvons redistribuer 100 % des fonds amassés tout en réduisant nos tâches administratives », affirme Chastity. « Zeffy nous a aidées à remplacer Excel pour le suivi des inscriptions aux événements et réduit la saisie de données dans QuickBooks. »

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Zeffy leur permet de consacrer moins de temps et d'argent à la collecte de fonds, afin que la Fondation puisse en investir davantage dans les écoles et les élèves qui lui tiennent à cœur.