Constatation des produits pour les OBNL : guide complet

Comprendre comment gérer les produits de votre organisme à but non lucratif (OBNL) est tout aussi important que de les amasser. La constatation des produits vous aide à renforcer votre crédibilité et votre mission en catégorisant avec précision vos différentes sources de financement dans vos états financiers, conformément aux Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL) du Canada.

Au-delà de l'efficacité budgétaire, une bonne constatation des produits est la clé pour bâtir la confiance de vos donateurs et de vos parties prenantes. Par où commencer, et comment éviter les pièges les plus courants ?

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Voici ce que ce guide couvre :

• Le processus de constatation des produits pour les OBNL

• Les termes clés de la constatation des produits

• 5 erreurs à éviter en matière de constatation des produits

• Ce que vous devez savoir sur les normes NCOSBL en vigueur au Canada

• Les meilleures pratiques pour demeurer proactif et conforme

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Qu'est-ce que la constatation des produits pour les OBNL ?

La constatation des produits est une méthode de comptabilité pour OBNL qui aide les organismes à clarifier à quel moment ils réalisent des produits et à quel moment ils doivent les inscrire dans leurs états financiers, conformément aux orientations du Conseil des normes comptables (CNC) et des Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL), regroupées dans la Partie III du Manuel de CPA Canada — Comptabilité.

Ces normes visent à aider les organismes à présenter l'information la plus complète et la plus fiable dans leurs états financiers. Les principes de constatation des produits permettent de préciser la nature, l'ampleur, le calendrier et les conditions des différentes sources de financement.

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Le cadre normatif canadien

Les OBNL canadiens du secteur privé appliquent principalement la Partie III du Manuel de CPA Canada (NCOSBL), qui comprend notamment les chapitres 4410 et 4420 sur les apports. Le Conseil des normes comptables a publié en mars 2023 un exposé-sondage proposant un nouveau chapitre 4411 qui remplacera les chapitres 4410 et 4420 une fois finalisé. Il est important de noter que ce chapitre 4411 [en projet] n'est pas encore en vigueur à ce jour — surveillez les mises à jour annuelles publiées par CPA Canada et par BDO Canada pour connaître l'état d'avancement.

Au Québec, l'application des NCOSBL se fait conjointement avec les obligations du Registraire des entreprises du Québec pour les OBNL constitués provincialement, ainsi qu'avec les exigences de Revenu Québec et de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour les organismes de bienfaisance enregistrés.

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La constatation des produits pour les OBNL

Pour les OBNL, la gestion des dons, des subventions et des autres activités de collecte de fonds exige des protocoles précis pour la présentation des produits. Des états financiers efficaces et fiables renforcent les relations avec vos donateurs, les organismes subventionnaires, le conseil d'administration et les autres parties prenantes qui se fient à ces informations pour déterminer leur niveau d'implication.

Toute erreur ou inexactitude dans vos états financiers vous expose à des pénalités coûteuses en cas de vérification. C'est pourquoi il est essentiel de maîtriser la constatation des produits et de vous assurer que votre organisme respecte les meilleures pratiques présentées ci-dessous.

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Termes clés de la constatation des produits

Quelques termes incontournables vous aideront à mieux comprendre le processus. En vous familiarisant avec les définitions suivantes, vous pourrez saisir les nuances et vous exprimer avec précision dans ce domaine.

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Opérations avec contrepartie

Les opérations avec contrepartie sont des transactions dans lesquelles votre OBNL reçoit quelque chose en échange d'une valeur équivalente. En d'autres termes, votre organisme reçoit un paiement en contrepartie d'un bien ou d'un service.

Il est important de noter qu'il n'y a pas de contrepartie équivalente lorsqu'une transaction profite au public en général. La clarification du CNC dans son exposé-sondage de mars 2023 confirme que les subventions accordées aux OBNL sont classées comme des apports, et non comme des opérations avec contrepartie.

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Voici quelques exemples d'opérations avec contrepartie pour les OBNL :

• Vente de marchandise

• Prestation de services en échange d'un don ou d'un paiement

• Programmes d'adhésion avec cotisation ou don associé

• Ventes de billets pour des événements de collecte de fonds (même lorsqu'ils sont gratuits avec un don facultatif)

• Encans et tirages où les donateurs participent à une transaction en s'attendant à une chance d'y prendre part et, possiblement, de gagner un lot

• Commandites

Les opérations avec contrepartie sont également désignées comme des transactions réciproques. Vous ne devez constater les produits de ces transactions que lorsque le bien ou le service est fourni.

Si vous organisez, par exemple, une série d'événements pour lesquels vous percevez le paiement à l'avance, les produits seraient constatés de manière échelonnée, entre l'achat du billet et la durée de la série, jusqu'à la tenue du dernier événement.

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Apports

Les apports sont des transactions dans lesquelles le donateur ne reçoit rien en retour. Bien entendu, la générosité et l'impact ont une valeur réelle, mais ces transactions font l'objet d'un traitement différent sur le plan de la comptabilisation des produits.

La distinction fondamentale entre les apports et les opérations avec contrepartie est qu'un apport est consenti sans attente de réciprocité.

Dans les NCOSBL, les OBNL ont le choix entre deux méthodes de comptabilisation des apports : la méthode du report (la plus répandue, selon le Lexique de la Fondation J. Armand Bombardier) et la méthode de la comptabilité par fonds affectés. Une seule méthode doit être choisie et appliquée de façon constante.

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Voici quelques exemples d'apports :

• Tout don direct

• Subventions pour OBNL

• Dons de sociofinancement (financement participatif)

• Dons de campagne pair-à-pair (sans lots, articles promotionnels ni attente de réciprocité)

• Dons d'entreprises ou dons jumelés

• Dons majeurs

• Dons en biens (dons en nature)

Les apports sont souvent désignés comme des transactions sans contrepartie. Tout produit issu des apports peut être constaté et inscrit dans les états financiers après la réception des fonds ou lorsque les conditions sont remplies.

Les apports non affectés sont généralement constatés immédiatement, sans qu'un service y soit rattaché.

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Apports assortis de conditions

Les apports assortis de conditions constituent le dernier concept important à connaître en matière de constatation des produits. Les opérations avec contrepartie et les apports peuvent tous deux être assortis de conditions, ce qui change le moment où vous les inscrivez.

Certaines subventions pour OBNL ou certains dons sont accordés selon des modalités précises qui doivent être respectées pour obtenir les fonds. De la même façon, un événement peut être soumis à des exigences de performance qui déterminent le niveau d'engagement d'un commanditaire.

Il est primordial de savoir si vos dons ou diverses sources de produits sont assortis de conditions, car cela modifie la façon dont vous les inscrivez. Un apport affecté comporte souvent une barrière entre la promesse de financement et le transfert effectif des fonds ou des actifs.

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Exemples d'apports assortis de conditions :

• Une subvention (par exemple, de Patrimoine canadien ou du Conseil des arts du Canada) qui ne peut être utilisée que pour un projet ou un bénéficiaire précis

• Un don avec un calendrier de versement défini

• Un don jumelé qui s'active seulement lorsqu'un certain niveau de collecte de fonds est atteint

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Exemples d'opérations avec contrepartie assorties de conditions :

• Une mise maximale établie par un donateur lors d'un encan

• Une commandite conditionnelle à la réalisation d'un certain résultat lors d'un événement

• Des billets vendus sous réserve de bonnes conditions météorologiques (remboursés à 100 % autrement)

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Lorsqu'un apport ou une opération avec contrepartie est assorti de conditions, les produits ne peuvent être constatés que lorsque toutes les conditions sont remplies. Inscrire des produits sans tenir compte des conditions peut entraîner des états financiers inexacts et des pénalités coûteuses.

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Meilleures pratiques en matière de constatation des produits pour les OBNL

Il faut du temps et des processus bien organisés pour établir une constatation des produits efficace et précise. Ces meilleures pratiques vous aideront à vous préparer avec rigueur et une attitude proactive en matière de conformité.

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Suivez vos sources de produits avec rigueur

À mesure que votre OBNL prend de l'envergure, le nombre de sources de produits à classer s'allongera. Assurez-vous de disposer d'un moyen organisé et fiable pour suivre chaque transaction et catégoriser vos produits de façon proactive dans votre logiciel comptable pour OBNL.

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Lorsque vous réfléchissez à vos sources — placements, subventions, dons et différents types de campagnes — posez-vous les questions suivantes :

• Cette source reçoit-elle une valeur en contrepartie ? (Si oui, il s'agit d'une opération avec contrepartie ou d'une transaction réciproque.)

• Puis-je confirmer que cette source ne s'attend pas à un bien ou à un service en retour, ou que la valeur profite uniquement au bien public ? (Si oui, il s'agit d'un apport ou d'une transaction sans contrepartie.)

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Cette façon de raisonner vous aidera à classer vos sources les plus courantes dans les deux grandes catégories de la constatation des produits. Si des produits sont reçus pour plusieurs programmes ou objectifs, répartissez-les en fonction de l'intention du donateur ou de l'objet précisé dans l'entente de subvention.

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Examinez attentivement les affectations et les conditions

Repérer les produits non affectés et les sources assorties de conditions vous sera d'une grande aide. Chaque fois que votre OBNL conclut un accord verbal ou écrit avec une autre partie introduisant des conditions, prenez-en note sans délai.

Vous voudrez bien comprendre tous les apports affectés et les opérations avec contrepartie assorties de conditions, et consigner cette information dans vos registres. Il est préférable de classer chaque source de produits comme affectée ou non affectée dès le départ, puis de revenir régulièrement à vos registres pour indiquer quand les conditions ont été remplies.

Vous pourrez ainsi inscrire les produits dans les bonnes périodes pour assurer une conformité totale.

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Surveillez les normes de conformité et révisez vos rapports

Une constatation précise des produits aidera votre OBNL à garantir la transparence et la reddition de comptes au sein de votre communauté. Cela exige une surveillance régulière des normes de conformité.

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Les normes comptables à consulter pour assurer une conformité totale aux réglementations en vigueur comprennent :

• Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL) — Partie III du Manuel de CPA Canada

• Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF) — Partie II, pour les éléments non couverts par les NCOSBL

• Les IFRS (Partie I) comme option pour certains OBNL

• Le chapitre 4411 [en projet] publié par le CNC en mars 2023, qui remplacera les chapitres 4410 et 4420 une fois adopté

• Le Registraire des entreprises du Québec, pour les obligations de dépôt provincial des OBNL constitués au Québec

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Une fois au fait des nouvelles normes ou pratiques, vous pourrez réviser vos états financiers avec plus de précision. Désigner une personne ou une équipe chargée de valider tous les rapports et les décisions de constatation des produits avant leur dépôt vous aidera à réduire les risques. Au moindre doute sur une transaction ambiguë, consultez un CPA québécois ou votre cabinet comptable.

CPA Canada publie chaque année une mise à jour NCOSBL, et BDO Canada en publie aussi une version vulgarisée — deux ressources utiles pour rester informé.

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5 erreurs à éviter en matière de constatation des produits

1. Constater les produits au mauvais moment

La constatation des produits est une question de calendrier, et inscrire des transactions trop tôt contrevient aux NCOSBL. Les produits doivent être constatés au moment où votre OBNL les réalise — immédiatement dans le cas d'un apport non affecté, ou à une date ultérieure pour une opération avec contrepartie ou un apport assorti de conditions.

Les erreurs peuvent compromettre vos processus budgétaires et comptables tout en nuisant à la réputation de votre organisme auprès de vos parties prenantes. Mieux vaut prendre le temps de bien faire les choses plutôt que de se précipiter.

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2. Confondre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Les OBNL peuvent choisir d'utiliser la méthode de la comptabilité de caisse ou la méthode de la comptabilité d'exercice. Il est essentiel de bien comprendre la différence et de déterminer quelle méthode vous souhaitez maintenir à long terme pour constater vos produits avec précision.

La comptabilité de caisse constate les produits au moment où ils sont reçus, tandis que la méthode de la comptabilité d'exercice les constate au moment où ils sont réalisés ou promis. Les NCOSBL recommandent généralement la comptabilité d'exercice, et de nombreux OBNL la trouvent plus facile à utiliser pour maintenir une vision claire de leur situation financière.

Quelle que soit votre méthode, comprenez bien son incidence sur vos pratiques de constatation des produits pour maintenir la cohérence.

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3. Mélanger les fonds affectés et les fonds non affectés

Il est important de séparer les fonds non affectés et les fonds affectés. Les produits non affectés sont constatés dès la réalisation de l'opération, vous donnant rapidement accès au financement.

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Il est essentiel de connaître en tout temps le montant des produits non affectés disponibles pour couvrir vos charges courantes, comme :

• Les salaires et avantages sociaux

• La formation et le perfectionnement

• La technologie et l'équipement

• Les fonds d'urgence

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D'un autre côté, les produits affectés sont soumis à des conditions que vous voudrez suivre séparément. Vous éviterez ainsi la complexité d'avoir des conditions distinctes pour chaque transaction mélangées à tous vos autres produits.

Vous voulez voir d'un coup d'œil les fonds disponibles et ceux qui sont conditionnellement alloués à votre budget. Assurez-vous de sauvegarder vos données et de conserver des copies de vos rapports en cas d'urgence.

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4. Gérer la constatation des produits dans les subventions pluriannuelles

Certaines subventions pluriannuelles peuvent être complexes à gérer du point de vue de la constatation des produits pour les OBNL. Chaque dépense liée à la subvention et le solde restant doivent être suivis avec précision pour éviter des pénalités.

L'ajout d'apports affectés rend encore plus difficile la conformité simultanée aux NCOSBL et aux restrictions de financement. Pour les subventions pluriannuelles canadiennes — qu'elles proviennent de Patrimoine canadien, du Conseil des arts du Canada, des programmes du gouvernement du Québec ou de fondations privées — le suivi doit être encore plus méticuleux. Sous la méthode du report, chaque tranche annuelle est constatée en produits au moment où les charges correspondantes sont engagées. Évitez les complications et les risques d'erreurs en documentant l'état de vos subventions pluriannuelles de façon plus rigoureuse et régulière.

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5. Confondre les obligations fiscales fédérales et provinciales

Une erreur propre au contexte canadien : négliger la distinction entre les obligations auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et celles envers Revenu Québec.

Tout organisme de bienfaisance enregistré doit déposer la déclaration T3010 de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés auprès de l'ARC chaque année, dans les six mois suivant la fin de son exercice financier. Les OBNL constitués au Québec ont par ailleurs des obligations de dépôt auprès du Registraire des entreprises du Québec. Consulter un CPA québécois ou votre cabinet comptable pour vous assurer de respecter l'ensemble de ces exigences demeure la meilleure façon de procéder.

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