Comptabilité des OBNL au Québec : guide complet pour bien gérer vos finances

Une comptabilité solide est l'un des fondements d'une gestion efficace d'un OBNL. Que vous soyez directement responsable des chiffres ou non, garder le pouls sur les finances de votre organisme est toujours une bonne idée.

Beaucoup de gestionnaires se sentent intimidés par la comptabilité des OBNL, qui comporte de nombreuses nuances et obligations réglementaires. Ce guide a pour objectif de vous aider à mieux comprendre comment mettre en place des pratiques conformes et efficaces qui soutiennent la croissance de votre organisme.

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Votre guide complet de la comptabilité des OBNL vous accompagnera dans :

• Une exploration approfondie des nuances de la comptabilité des OBNL

• Les différences entre la comptabilité des organismes à but lucratif et sans but lucratif

• Les états financiers et rapports requis pour les OBNL

• Les obligations de conformité fédérales (ARC) et provinciales (Revenu Québec)

• Les meilleures pratiques pour assurer la santé financière de votre OBNL

• Questions fréquentes sur la comptabilité des OBNL

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Qu'est-ce que la comptabilité des OBNL ?

La comptabilité des OBNL est la pratique qui consiste à établir le budget, à affecter, à enregistrer, à présenter et à prendre des décisions sur les flux financiers d'un organisme. Bien que chaque OBNL dispose probablement d'un système de suivi financier de base, la comptabilité par fonds offre une structure plus rigoureuse pour maintenir l'ordre.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) encadre la comptabilité des organismes de bienfaisance enregistrés avec des règles précises pour les organismes exonérés d'impôt. Revenu Québec s'ajoute à ce cadre pour les obligations provinciales. Les normes comptables applicables sont les NCOSBL (Normes comptables pour les organismes sans but lucratif) publiées dans la Partie III du Manuel de CPA Canada — Comptabilité (CPA Canada — Ressources NCOSBL). Respecter ces processus avec rigueur permet aux OBNL de demeurer conformes et d'éviter des pénalités coûteuses.

Des procédures comptables claires et bien organisées garantissent que chaque don est comptabilisé et affecté là où il aura le plus d'impact. Elles assurent également la reddition de comptes envers les donateurs, les membres du conseil d'administration et les membres de la communauté qui rendent votre mission possible.

La précision requise en matière de comptabilité des OBNL porte ses fruits lors de la saison fiscale, quand les organismes de bienfaisance enregistrés sont admissibles à des avantages fiscaux importants. Gérer les finances tout au long de l'année simplifie grandement la période de production de rapports.

Vous vous sentez légèrement dépassé ? C'est tout à fait normal. La suite vous expliquera ce qui est requis pour demeurer conforme et quelles options de soutien ou d'impartition s'offrent à vous.

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Les méthodes de comptabilité pour les OBNL

La première étape pour comprendre la comptabilité des OBNL consiste à savoir là où vous avez des choix et là où des normes s'appliquent à tous les organismes. Nous aborderons plus loin les exigences liées à la comptabilité par fonds, mais commençons par la flexibilité qui s'offre à vous.

Les OBNL peuvent choisir entre plusieurs méthodes comptables. Les plus courantes sont la méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d'exercice, chacune présentant des avantages selon la taille et l'envergure de l'organisme.

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La méthode de la comptabilité de caisse :

• Vous enregistrez les charges au moment où elles surviennent, et non quand vous les planifiez

• Vous enregistrez les produits au moment où vous les recevez, et non au moment d'un engagement ou d'une promesse

• Une seule entrée par transaction est requise, avec peu de calculs

• Elle peut sembler plus facile à gérer au quotidien

• Elle ne permet pas de suivre les apports non monétaires comme les dons en biens

• Elle offre peu de visibilité sur ce qui s'en vient, car elle se concentre uniquement sur les flux de trésorerie actuels

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Exemple — méthode de caisse : Vous louez des tables et des chaises en avril pour votre tirage annuel en septembre. Si le paiement est dû en septembre lors de la livraison, vous enregistrez cette charge en septembre plutôt qu'en avril.

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La méthode de la comptabilité d'exercice pour les OBNL :

• Vous enregistrez les charges au moment où vous les engagez, et non quand vous les payez

• Vous enregistrez les produits au moment d'un engagement ou d'une promesse, et non quand vous les recevez

• Elle est utile pour comptabiliser les obligations en cours et les promesses de dons

• Elle nécessite deux entrées par transaction

• Elle peut demander plus de temps si les transactions ne se déroulent pas comme prévu

• Elle est exigée par les NCOSBL (Partie III du Manuel de CPA Canada — Comptabilité) pour les OBNL du secteur privé qui appliquent les PCGR canadiens

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Exemple — méthode d'exercice : Si vous louez les mêmes tables et chaises pour votre tirage annuel en septembre, vous enregistreriez la charge en avril. De même, si vous recevez un engagement de don d'un grand donateur en février et que le paiement arrive en mars, vous enregistreriez tout de même ce produit en février.

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Quelles normes comptables appliquer au Québec ?

Au Canada, les OBNL du secteur privé appliquent les Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL), publiées dans la Partie III du Manuel de CPA Canada — Comptabilité (CPA Canada — Ressources NCOSBL). Ce cadre remplace le référentiel américain GAAP/FASB qui ne s'applique pas aux OBNL canadiens.

Les NCOSBL sont complétées par les NCECF (Normes comptables pour les entreprises à capital fermé — Partie II) pour les éléments non traités dans la Partie III. Les OBNL du secteur public (financés principalement par les gouvernements) appliquent plutôt le Manuel du secteur public publié par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP).

Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) canadiens — et non les GAAP américains — constituent la référence au Québec. Le Conseil des normes comptables (CNC) de CPA Canada est l'équivalent canadien du FASB américain et supervise la mise à jour des NCOSBL. Pour rester au fait des changements récents, consultez le bilan 2024 des NCOSBL de BDO Canada.

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Comptabilité des OBNL vs tenue de livres

La comptabilité et la tenue de livres sont souvent évoquées dans la même conversation, car toutes deux sont essentielles à la gestion des finances. Pour structurer votre processus, il est utile de comprendre comment ces deux fonctions se complètent et en quoi elles diffèrent.

Les teneurs de livres organisent les registres financiers, tandis que les comptables interprètent et analysent davantage ces informations. Votre OBNL a besoin des deux pour réussir.

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Au sein de votre OBNL, vous pourriez confier la tenue de livres à un membre du personnel et choisir de mandater un comptable externe. Vous pouvez aussi impartir la fonction comptable à un cabinet qui collaborera avec votre teneur de livres.

Nous aborderons plus loin les options pour engager un comptable.

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Principales différences : en quoi la comptabilité des OBNL se distingue-t-elle de celle des entreprises à but lucratif ?

Les OBNL sont exonérés d'impôt et agissent dans l'intérêt de leurs communautés. Cela se reflète dans la façon dont leur comptabilité diffère des pratiques recommandées pour une entreprise à but lucratif.

Bien que les principes comptables de base demeurent les mêmes, quelques différences clés vous permettront de mieux saisir les particularités de la comptabilité des OBNL.

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Le système comptable

Les OBNL utilisent un système de comptabilité par fonds centré sur leur reddition de comptes envers les donateurs et les parties prenantes. Les entreprises à but lucratif, quant à elles, misent sur la rentabilité comme mesure principale de succès pour leurs actionnaires et investisseurs.

Le système de comptabilité par fonds tient compte du fait que tous les dons ne sont pas simples. De nombreux apports affectés (chapitre 4410 des NCOSBL) sont assortis de conditions fixées par le donateur, qui précisent généralement à quel projet ce don peut être utilisé.

Les OBNL sont légalement tenus d'accepter les dons affectés, alors que les entreprises à but lucratif disposent de plus de flexibilité dans l'utilisation du système comptable traditionnel.

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Les normes comptables

Les OBNL canadiens opèrent sous les NCOSBL (Partie III du Manuel de CPA Canada — Comptabilité), supervisées par le Conseil des normes comptables (CNC) de CPA Canada. Ces normes définissent des règles légèrement différentes pour les organismes de bienfaisance et les OBNL afin qu'ils rendent des comptes de façon transparente à leurs parties prenantes et donateurs.

Les organismes de bienfaisance doivent enregistrer et présenter leurs données financières d'une façon précise pour demeurer responsables et transparents. Les OBNL sont tenus de produire des états financiers qui permettent au public de voir clairement leurs activités et leur croissance (Guide CPA Canada sur les états financiers des OSBL).

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Les états financiers

Les états financiers d'un OBNL mettent l'accent sur les charges et les dons reçus. L'objectif est de démontrer que les apports affectés et non affectés sont bien utilisés pour les programmes et projets prévus.

Les OBNL sont exonérés d'impôt et ont des obligations de production de rapports différentes de celles des entreprises à but lucratif, selon les règles de l'ARC (fédéral) et de Revenu Québec (provincial). Contrairement à une entreprise à but lucratif qui maintient un bilan, un état des résultats classique et d'autres documents essentiels, la comptabilité des OBNL s'appuie sur un ensemble distinct d'états financiers que nous aborderons ci-dessous.

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États financiers et rapports clés pour les OBNL

Les NCOSBL exigent des OBNL qu'ils maintiennent cinq états financiers essentiels. Ces rapports financiers devraient constituer votre priorité pour assurer un fonctionnement comptable fluide et maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.

Maintenir ces états financiers vous permettra de demeurer conforme lors des vérifications, de vous préparer à la saison fiscale et de comprendre la santé organisationnelle en tout temps.

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L'état de la situation financière

L'état de la situation financière joue le rôle du bilan dans la comptabilité des OBNL. Vous y listez tous les actifs (dons et ressources) et les passifs (charges et obligations) pour arriver à votre actif net.

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L'essentiel de l'état de la situation financière :

• Les actifs peuvent inclure des véhicules, des locaux, du mobilier, de la technologie ou des liquidités.

• Les passifs représentent les rémunérations du personnel et les factures liées aux opérations.

• L'actif net s'obtient en soustrayant les passifs des actifs.

• Un actif net positif reflète une situation financière saine.

• Un actif net négatif peut indiquer des occasions de croissance et orienter votre stratégie de collecte de fonds.

• L'actif net illustre la santé financière de votre organisme en un coup d'œil.

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L'état des résultats

L'état des résultats d'un OBNL ressemble à l'état des résultats d'une entreprise à but lucratif. Vous y listez les produits et les charges accumulés au cours de l'exercice, et vous créez l'alignement avec les apports affectés.

Le résultat est une vision claire de la façon dont les dons sont utilisés, que vous pouvez partager avec un comptable, les membres du conseil d'administration ou d'autres parties prenantes. Il est courant de revoir l'état des résultats chaque mois, trimestre et année.

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L'essentiel de l'état des résultats :

• Les produits proviennent généralement des dons, des adhésions, des subventions et des commandites.

• Les charges proviennent généralement des locations, des repas et d'autres coûts opérationnels ou administratifs.

• Catégorisez tous les produits et les charges par fonds ou programme auxquels ils se rattachent.

• Vous pourrez ainsi voir si votre organisme fonctionne avec un excédent ou un déficit.

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L'état de l'évolution de l'actif net

L'état de l'évolution de l'actif net est un état distinct exigé par les NCOSBL qui n'existe pas dans le cadre américain équivalent. Il présente la variation de l'actif net — affecté et non affecté — au cours de l'exercice, offrant ainsi une vision complète de la façon dont les apports ont été reçus, utilisés ou reportés (Guide CPA Canada sur les états financiers des OSBL).

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L'essentiel de l'état de l'évolution de l'actif net :

• Il distingue les apports affectés (destinés à un projet précis) des apports non affectés (utilisables librement par l'organisme).

• Il montre les variations entre l'actif net d'ouverture et de clôture de l'exercice.

• Il est particulièrement utile pour démontrer aux donateurs et bailleurs de fonds que les ressources affectées ont été utilisées conformément à leur destination.

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L'état des charges par fonctions

L'état des charges par fonctions examine les fonds dépensés et la façon dont ils ont été utilisés. Conformément aux NCOSBL, vous devrez catégoriser les charges en trois grandes fonctions : programmes, administration, et collecte de fonds.

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L'essentiel de l'état des charges par fonctions :

• Les charges de programmes comprennent les activités de sensibilisation, les visites d'installations et les efforts des bénévoles.

• Les charges d'administration comprennent la paie, les factures, le loyer et la technologie.

• Les charges de collecte de fonds peuvent inclure les frais de transactions pour les dons et le coût du courrier aux donateurs ou de la signalisation.

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L'état des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie se concentre sur la façon dont l'argent entre et sort dans la comptabilité des OBNL. Comme l'état des charges par fonctions, vous diviserez les flux de trésorerie en trois grandes catégories : exploitation, financement et investissement.

Ce document montre comment vos activités de collecte de fonds et vos subventions vous soutiennent et comment vous utilisez ces fonds.

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L'essentiel de l'état des flux de trésorerie :

• Les activités d'exploitation désignent toute trésorerie utilisée pour les opérations quotidiennes.

• Les activités de financement concernent toute dette ou capitaux propres que vous remboursez.

• Les activités d'investissement peuvent correspondre à des fonds investis au nom de votre OBNL.

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Apports affectés et apports non affectés : une distinction essentielle

La distinction entre apports affectés et apports non affectés est au cœur de la comptabilité des OBNL canadiens — l'équivalent fonctionnel des « restricted funds » américains. Les NCOSBL (chapitre 4410 du Manuel de CPA Canada) encadrent la façon dont ces apports sont comptabilisés et présentés dans les états financiers (Exposé-sondage CNC — Chapitre 4411).

Les OBNL canadiens peuvent choisir entre deux méthodes pour comptabiliser les apports affectés :

• La méthode du report : les apports affectés sont reportés et comptabilisés en produits au fur et à mesure que les charges connexes sont engagées.

• La méthode de la comptabilité par fonds affectés : chaque fonds fait l'objet d'une comptabilité distincte, reflétant directement l'affectation souhaitée par le donateur.

Le choix de la méthode doit être cohérent d'un exercice à l'autre et clairement divulgué dans les notes complémentaires aux états financiers.

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Obligations comptables des OBNL et organismes de bienfaisance au Canada

Au Canada, il est important de distinguer deux catégories d'OBNL sur le plan des obligations comptables :

• Les organismes de bienfaisance enregistrés auprès de l'ARC, qui peuvent émettre des reçus fiscaux officiels et sont soumis à des obligations annuelles précises.

• Les OSBL non enregistrés, qui ne peuvent pas émettre de reçus fiscaux, mais demeurent exonérés d'impôt sous certaines conditions.

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Formulaire T3010 — Déclaration annuelle des organismes de bienfaisance enregistrés

L'ARC exige le formulaire T3010 chaque année pour tous les organismes de bienfaisance enregistrés, peu importe leur taille ou leurs revenus. Contrairement au système américain, il n'existe pas de versions différentes selon le niveau de revenus — tous les organismes enregistrés soumettent le même formulaire de base.

Le T3010 doit être produit dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice. Des pénalités s'appliquent en cas de retard ou d'inexactitudes. Les quatre états financiers et l'état de l'évolution de l'actif net doivent être en ordre pour que la production du T3010 se déroule sans heurts.

De nombreux organismes évaluateurs de bienfaisance consultent ce formulaire pour évaluer la santé financière de votre organisme.

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Formulaire T1044 — Déclaration de renseignements des OSBL non enregistrés

Le formulaire T1044 s'applique aux OSBL non enregistrés auprès de l'ARC dont :

• les revenus de placements dépassent 10 000 $, ou

• l'actif total dépasse 200 000 $ à la fin de l'exercice précédent.

Comme pour le T3010, il doit être produit dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice.

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Feuillet T4A — Travailleurs autonomes et entrepreneurs

Le feuillet T4A n'est pas exigé pour tous les OBNL, mais il sera pertinent pour tout organisme qui fait appel à des entrepreneurs autonomes ou à des travailleurs à la pige. Les paiements à des travailleurs autonomes atteignant ou dépassant 500 $ au cours d'une année doivent être déclarés sur un feuillet T4A afin que ces travailleurs puissent produire leur déclaration de fin d'année.

Bonne nouvelle pour le Québec : contrairement aux États-Unis où les prix de tirages doivent être déclarés sur un formulaire 1099-MISC dès 600 $, les prix de tirage gagnés par des particuliers ne sont généralement pas imposables au Canada. Cela dit, les organismes qui tiennent des tirages au Québec doivent conserver les registres exigés par la RACJ (Régie des alcools, des courses et des jeux).

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Obligations provinciales — Québec

Le Québec n'a pas de régime d'enregistrement provincial pour la sollicitation de dons (contrairement à de nombreux États américains). Cela dit, plusieurs obligations québécoises s'appliquent aux OBNL :

Voici les principales obligations à connaître :

• Formulaire TP-985.22 : Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent produire cette déclaration auprès de Revenu Québec pour les fins d'imposition provinciales.

• Immatriculation au Registraire des entreprises du Québec (REQ) : Tous les OBNL constitués en société doivent s'immatriculer et soumettre une déclaration annuelle au REQ.

• Loi 25 — Protection des renseignements personnels : La Loi 25 s'applique aux données des donateurs : consentement éclairé à la collecte, gestion sécurisée des données et notification de brèche dans les 72 heures.

• Licence RACJ : Tout tirage, 50/50 ou loterie tenu au Québec nécessite une licence délivrée par la RACJ. Les frais varient selon la valeur des lots offerts.

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Meilleures pratiques de comptabilité pour les OBNL

Vous êtes maintenant bien outillé pour comprendre les bases de la comptabilité des OBNL. Voici comment tirer le meilleur parti des meilleures pratiques pour adopter des approches conformes et proactives au sein de votre équipe.

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Établissez des objectifs de collecte de fonds clairs et réalistes

Maintenir une vision claire de votre santé financière est excellent, mais c'est encore plus précieux quand vous pouvez utiliser cette information pour orienter votre stratégie de collecte de fonds. Un objectif clair vous montre combien vous devez amasser pour couvrir vos charges.

En examinant vos charges par mois, programme et campagne de financement, vous pouvez ajuster vos objectifs en conséquence. Il est tout aussi important d'être réaliste quant à ce que vous pouvez amasser dans une année et comment y arriver sans gonfler les coûts.

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Établir des objectifs réalistes implique aussi de réfléchir à :

• L'état de l'économie et les prévisions à venir

• Les comportements des donateurs que vous avez observés et les activités auxquelles votre communauté répond bien

• Les produits fiables provenant des dons récurrents et des adhésions

• Le nombre d'employés et les modèles de rémunération

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Créez et maintenez un budget

Il est judicieux de partir d'un budget documenté et accessible pour une révision régulière au sein de votre OBNL. Votre budget répertorie toutes les charges et tous les produits que vous prévoyez pour l'exercice, même s'il s'agit d'estimations.

Personne ne peut prédire avec exactitude ce qui se passera, mais votre budget est le fondement sur lequel vous vous appuyez pour prendre des décisions financières importantes. Établissez un calendrier régulier de révision du budget avec les personnes clés de votre équipe pour qu'il évolue avec votre organisme et vos priorités.

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Conseils rapides pour créer votre budget d'OBNL :

• Soyez aussi précis que possible sur les activités, les collectes de fonds et les personnes autour desquelles vous planifiez les charges et les produits.

• Utilisez des échéanciers détaillés pour avoir une vision claire des périodes où les collectes et les économies doivent augmenter.

• Conservez une marge de manœuvre face aux imprévus grâce à des réserves de trésorerie.

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Élaborez un plan stratégique à long terme

Nous avons mentionné des pratiques comptables pour garder le pouls de votre organisme, mais il est toujours bon de penser à long terme aussi. Votre budget et vos états financiers vous aideront à planifier le développement de votre mission.

Documenter votre stratégie à long terme vous permettra de voir comment les finances de chaque exercice vous rapprochent ou vous éloignent de vos grands objectifs.

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Il peut être utile de réfléchir à :

• Des cibles de produits pour les trois, cinq et dix prochaines années

• Comment différents axes — dons récurrents, collecte pair-à-pair, sociofinancement, événements, grands donateurs et commandites corporatives — s'alignent sur les objectifs à long terme

• Les projets que vous espérez réaliser dans les prochaines années et les échéanciers pour en établir le financement de façon proactive

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Vous pouvez toujours ajuster votre plan à long terme, mais disposer de ce document de référence pour vous maintenir sur la bonne voie renforcera vos décisions annuelles.

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Appuyez-vous sur un conseil d'administration solide

Votre conseil d'administration est responsable de la supervision financière et jouera naturellement un rôle dans la comptabilité de votre OBNL. Il est important de recruter des membres qui peuvent faire avancer votre mission et établir une orientation stratégique solide pour l'organisme.

Il est également important de créer un certain degré de séparation entre vos opérations quotidiennes et les membres du conseil. Un membre du conseil personnellement impliqué dans les activités de collecte de fonds et auprès des donateurs peut créer un conflit d'intérêts.

Le conseil doit prendre ses décisions financières dans l'intérêt supérieur de l'organisme dans son ensemble, et non en fonction de ses liens personnels. Plus vous créez cet espace, plus les conseils financiers de votre conseil seront éclairés pour la planification d'objectifs à court et à long terme.

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Mettez en place des contrôles internes

Pour les opérations quotidiennes, un système de contrôles internes vous aidera à maintenir une précision irréprochable. Un contrôle interne rigoureux est essentiel à l'intégrité de l'information financière, comme le souligne le guide de CPA Canada sur les états financiers des OSBL.

Il est important de créer des processus que votre équipe peut suivre et de prendre le temps de les mettre en œuvre dans tout l'organisme. Cela permet d'éviter les désalignements, les erreurs et les informations manquantes qui pourraient mener à des fraudes ou à des pénalités.

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Voici quelques façons de mettre en place des contrôles internes :

• Définissez des rôles et responsabilités clairs : Assurez-vous que chacun sait qui doit s'occuper de la tenue de livres, qui a droit de regard et d'approbation, et qui a effectué la vérification finale.

• Documentez tout : Consignez par écrit les processus et les informations comptables dans une ressource centralisée, consultable au fil du temps et utile pour former les nouveaux employés.

• Réfléchissez à la sécurité : La plupart des processus se déroulant en ligne, accordez la priorité à la cybersécurité et au transfert sécurisé des données, avec des mesures de protection en cas de brèche.

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Effectuez des vérifications financières régulières

Les vérifications financières ont parfois mauvaise réputation, comme si elles n'arrivaient qu'en cas de problème. Renversons cette idée reçue et privilégions des vérifications régulières qui confirment la précision de vos données.

Chaque fois que vous effectuez une vérification de façon proactive, vous pouvez tester vos systèmes internes, vos logiciels et la préparation de votre équipe pour identifier les lacunes dans le processus. Vous serez ainsi prêt quand les vérifications obligatoires auront lieu.

Publier les résultats des vérifications est également une excellente façon de renforcer la confiance et la transparence auprès de vos donateurs et parties prenantes.

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Utilisez un logiciel de comptabilité adapté aux OBNL

Un logiciel de comptabilité pour OBNL simplifie considérablement tout ce que nous avons couvert jusqu'ici. Adieu les feuilles de calcul et les entrées manuelles.

Les outils spécialisés et les avancées technologiques vous aident à gérer vos finances. Pour vous conformer aux protocoles comptables des organismes exonérés d'impôt, il est important de choisir un logiciel conçu spécifiquement pour les OBNL et compatible avec les NCOSBL canadiennes. Des solutions comme QuickBooks et Sage offrent des versions canadiennes adaptées.

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Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher :

• Conformité aux PCGR canadiens (NCOSBL)

• Capacité de produire les cinq états financiers requis pour les OBNL

• Suivi des apports affectés et non affectés

• Automatisation pour vous faire gagner du temps et éviter les erreurs de saisie manuelle

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Faut-il embaucher ou impartir la comptabilité de votre OBNL ?

En évaluant la taille de votre organisme ainsi que les compétences, le temps et les ressources de votre équipe, vous pourriez décider d'impartir la fonction comptable. Votre OBNL dispose de plusieurs options.

La comptabilité exige une grande attention aux détails et une compréhension approfondie de l'organisme. Selon vos plans de croissance pour les prochaines années, vous pouvez décider de gérer les choses à l'interne ou de collaborer avec un cabinet comptable.

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Options à considérer pour la comptabilité de votre OBNL

• Les dirigeants : Beaucoup d'OBNL confient les responsabilités financières à leur directeur général. Cette option convient bien aux organismes récents ou plus petits qui peuvent gérer une comptabilité simple et peu volumineuse.

• Les comptables internes : Vous pouvez engager un comptable à temps plein comme employé de votre OBNL. Cela vous donne accès à un professionnel en tout temps et vous assure qu'il est imprégné de votre mission et de vos politiques.

• L'impartition de la comptabilité : Si vous n'avez pas le budget pour embaucher quelqu'un à temps plein ou que vous souhaitez l'expertise d'un cabinet de confiance, l'impartition est toujours une option. Elle vous offre également un regard externe sur vos finances, ce qui peut apporter plus d'éclairage pour la planification stratégique.

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Gestion des donateurs

De l'établissement de vos objectifs financiers à la garantie de produits suffisants, tout commence par vos donateurs. Tout comme la comptabilité des entreprises à but lucratif repose sur les données clients, la gestion des donateurs est un élément crucial de votre stratégie comptable.

Plus vous connaissez vos donateurs, meilleures seront vos initiatives de développement des relations. En apprenant comment votre communauté a donné dans le passé, à quelles campagnes et pour quels montants, vos prévisions financières gagnent en précision.

Il est également important de déclarer avec exactitude les montants des dons et de visualiser l'activité des dons d'un seul coup d'œil pour produire les états des résultats, états de la situation financière et autres rapports financiers les plus précis possible.

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Comprenez vos donateurs

La gestion des donateurs vous offre une vue sur les différents segments qui existent au sein de votre communauté. Voici quelques groupes de donateurs que vous pouvez identifier pour bâtir une stratégie de collecte de fonds :

• Donateurs ponctuels : Les personnes qui ont fait un don une seule fois, directement ou via une campagne ou une page de don spécifique

• Donateurs récurrents non mensuels : Les personnes qui ont fait plusieurs dons via la même campagne ou différentes campagnes

• Donateurs mensuels : Les personnes qui s'engagent à donner à une fréquence régulière, par exemple chaque mois

• Grands donateurs : Les personnes qui donnent des montants particulièrement élevés pour faire avancer votre mission

• Donateurs en biens : Les personnes qui font des contributions non monétaires comme du temps de bénévolat, des biens physiques ou leur expertise

• Donateurs corporatifs : Les entreprises et leurs employés qui s'associent à votre OBNL pour faire des dons

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L'importance de la fidélisation des donateurs

Les grands donateurs, les commanditaires corporatifs et les donateurs mensuels peuvent tous être d'excellentes sources de financement fiable. Ces dons créent un impact plus important que vous pouvez intégrer à vos plans financiers — mais seulement si la fidélisation des donateurs est une priorité.

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Un plan de fidélisation des donateurs aide les OBNL à :

• Tisser des liens avec votre communauté qui les incitent à revenir donner

• Créer des ambassadeurs qui mobilisent leur famille et leurs amis pour soutenir la cause

• Amplifier l'impact de chaque donateur au fil de l'année grâce à diverses campagnes

• Bâtir une loyauté durable au sein des communautés de donateurs, même dans l'incertitude

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La fidélisation des donateurs repose essentiellement sur la gratitude, la communication régulière avec des mises à jour et l'aide apportée aux donateurs pour qu'ils voient l'impact qu'ils ont.

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La valeur d'un logiciel de gestion des donateurs

Un logiciel de gestion des donateurs peut compléter votre stratégie financière en vous aidant à fidéliser vos donateurs. Savoir qui contacter et quand, c'est avoir les bons renseignements sur votre communauté.

La solution de gestion des donateurs entièrement gratuite de Zeffy stocke et organise en toute sécurité vos données sur les donateurs et les membres, afin que vous puissiez facilement contacter la bonne personne au bon moment.

Avec Zeffy, vous pouvez :

• Importer vos contacts de donateurs et les transactions passées

• Ajouter automatiquement les nouveaux dons ou achats à vos listes de contacts
     
  

• Ajouter des notes aux fiches des donateurs pour vous rappeler les détails importants et personnaliser vos communications

• Consulter les courriels et les dons passés pour maintenir le lien

• Consulter les coordonnées et les préférences

• Accéder aux reçus fiscaux de tous les donateurs et toutes les campagnes

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Questions fréquentes : la comptabilité des OBNL

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