États financiers d'OBNL : le guide complet pour les organismes québécois

Les organismes à but non lucratif jouent un rôle essentiel dans le mieux-être des communautés qu'ils servent. Faire avancer votre mission et créer un changement durable repose sur une gestion rigoureuse des fonds — de leur réception jusqu'à leur impact.

Quatre états financiers sont indispensables pour tout OBNL qui souhaite prendre de bonnes décisions et rendre des comptes à ses parties prenantes. Au Québec, les OBNL produisent leurs états financiers selon les NCOSBL (Normes comptables pour les organismes sans but lucratif — Partie III du Manuel de CPA Canada), et les organismes de bienfaisance enregistrés doivent les joindre à leur déclaration T3010 annuelle à l'Agence du revenu du Canada (ARC). (Source OSBL)

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Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les états financiers d'OBNL :

• Qu'est-ce qu'un état financier d'OBNL et pourquoi est-il nécessaire ?

• Les 4 états financiers d'OBNL selon les NCOSBL

• Modèles d'états financiers pour OBNL

• Conseils pour préparer vos états financiers

• Comment choisir le bon logiciel de comptabilité

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Qu'est-ce qu'un état financier d'OBNL ?

Un état financier d'OBNL résume l'information financière d'un organisme pour un exercice donné. Les OBNL québécois doivent produire quatre états financiers, que nous détaillerons plus bas.

Ces documents répondent à des obligations légales, mais ils offrent bien d'autres avantages aux organismes qui souhaitent demeurer bien organisés. Une vision détaillée de l'utilisation des fonds soutient la planification financière à long terme.

Chaque état financier offre un angle unique sur le fonctionnement actuel de votre OBNL et sur les occasions qui s'offrent à vous pour l'avenir. Le résultat : des données en temps réel pour éclairer les décisions qui servent le mieux votre mission.

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Pourquoi vos états financiers sont-ils essentiels ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi les OBNL disposent d'un ensemble d'états financiers distinct et à quelles autres fins ils servent. Les raisons suivantes vous aideront à mieux en saisir les avantages avant d'explorer chaque état en détail.

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Respecter vos obligations envers le REQ, l'ARC et Revenu Québec

En tant qu'OBNL au Québec, vous êtes soumis à plusieurs obligations de déclaration annuelle :

• Déclaration annuelle au REQ : entre le 15 mai et le 15 novembre, votre organisme doit soumettre sa déclaration de mise à jour au Registraire des entreprises du Québec. Le défaut de produire cette déclaration peut entraîner la radiation de votre OBNL.
• Formulaire T3010 (ARC) : tout organisme de bienfaisance enregistré doit soumettre sa déclaration T3010 à l'Agence du revenu du Canada (ARC) dans les six mois suivant la fin de son exercice financier, en y joignant au minimum un état de l'actif et du passif ainsi qu'un état des recettes et des dépenses. Le défaut de produire ces documents peut entraîner la révocation du statut d'organisme de bienfaisance enregistré.
• Formulaire T1044 (fédéral) : les OSBL non-charités dépassant certains seuils d'actifs ou de revenus de placements doivent produire le T1044 auprès de l'ARC.
• Formulaire CO-17.SP (Revenu Québec) : les OBNL québécois doivent produire ce formulaire auprès de Revenu Québec dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier.

(Source OSBL ; Éducaloi)

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Présenter vos états financiers à l'AGA

Le conseil d'administration de votre OBNL doit approuver les états financiers et les présenter aux membres lors de l'assemblée générale annuelle (AGA), aux côtés du rapport d'activités et, le cas échéant, du rapport du vérificateur. Les membres doivent être convoqués au moins 10 jours à l'avance, à moins que vos règlements généraux ne prévoient un délai différent. (Éducaloi ; Feuille & Bilan CPA)

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Bâtir la confiance des donateurs

Les donateurs d'aujourd'hui donnent dans le prolongement de leurs valeurs, pour des causes qui comptent vraiment pour eux. Ils cherchent à établir un lien profond avec les OBNL qu'ils continueront à soutenir, et la confiance est primordiale.

Vos états financiers sont un outil de transparence envers vos donateurs. En montrant publiquement comment les dons sont utilisés et à quel moment, vous les associez à votre mission à un niveau beaucoup plus profond.

Vous pouvez partager des extraits de vos états financiers dans votre rapport annuel d'OBNL. Vous renforcerez ainsi l'engagement des donateurs actuels tout en attirant de nouveaux membres de votre communauté.

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Renforcer vos relations avec les parties prenantes

Les donateurs ne sont pas les seules parties prenantes qui bénéficient d'états financiers bien tenus. Plusieurs catégories de partenaires tirent avantage de ce même niveau de confiance et de transparence.

• Membres du conseil d'administration : il est plus facile de fidéliser et de recruter des membres du conseil d'administration lorsqu'ils ont accès à des rapports financiers précis et bien organisés en tout temps.

• Bailleurs de fonds : lorsque vous soumettez une demande de subvention pour OBNL, vos états financiers constituent un atout majeur pour présenter vos activités et la solidité de votre gestion.

• Commanditaires corporatifs : les organisations sont davantage disposées à s'associer à votre OBNL et à commanditer vos campagnes de financement lorsqu'elles comprennent clairement votre stabilité financière.

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Prendre des décisions stratégiques fondées sur des données

Des décisions éclairées par les données ne peuvent qu'être bénéfiques pour votre OBNL. L'information financière présentée sous différents angles vous donnera le portrait le plus complet de la santé financière de votre organisme.

Que vous disposiez d'une équipe de direction interne impliquée dans vos finances ou que vous fassiez appel à un cabinet externe de comptabilité, des états financiers précis vous montreront la meilleure voie à suivre.

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Les états financiers peuvent contribuer aux décisions suivantes :

• Objectifs de collecte de fonds annuels

• Demandes de subventions

• Calendriers des projets et programmes prioritaires

• Stratégies envers les grands donateurs

• Diversification des campagnes

• Projections de croissance

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Les 4 états financiers d'OBNL selon les NCOSBL

Plongeons maintenant dans ces états financiers. Vous découvrirez la valeur de chacun, les informations à déclarer, et comment ils s'articulent pour assurer la bonne santé financière de votre OBNL. Les noms et le cadre de présentation suivent les NCOSBL (Normes comptables pour les organismes sans but lucratif — Partie III du Manuel de CPA Canada). (CPA Canada — Guide sur les états financiers des OSBL)

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L'état de la situation financière

L'état de la situation financière est l'équivalent du bilan pour un OBNL. Il résume la situation financière de votre organisme à un moment précis dans le temps.

Ce portrait instantané vous offre la meilleure vue d'ensemble sur ce que vous possédez, ce que vous devez et ce dont vous disposez aujourd'hui.

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Éléments à déclarer :

• Actif : tout bien possédé par votre organisme ayant une valeur économique. L'actif à court terme comprend les liquidités et tout ce que vous prévoyez convertir en argent dans l'exercice en cours, comme les stocks ou les articles de la boutique en ligne.

Vous devez également inclure l'actif à long terme dans votre état de la situation financière : placements à long terme, immobilisations, équipements et tout bien dont la conversion ne se fera pas dans l'exercice courant.

• Passif : tout ce que votre OBNL pourrait devoir ou toute obligation de paiement à venir. Comme pour l'actif, le passif se divise en deux catégories : à court terme et à long terme.

Le passif à court terme — comme les emprunts à court terme ou les comptes fournisseurs — est exigible dans l'exercice en cours. Le passif à long terme représente toute dette ou obligation de paiement au-delà de l'exercice visé.

• Actifs nets : c'est ici que vous voyez l'intérêt résiduel de vos actifs après déduction du passif. En d'autres termes, les actifs nets vous indiquent où vous en êtes après avoir généré des revenus et remboursé vos dettes durant l'exercice.

Les NCOSBL distinguent plusieurs catégories d'actifs nets :

• Actifs nets non grevés d'affectations : utilisables immédiatement par votre OBNL sans contrainte imposée par un donateur

• Actifs nets grevés d'affectations d'origine externe : affectations imposées par le donateur qui limitent la façon dont les fonds peuvent être utilisés et à quel moment

• Actifs nets grevés d'affectations d'origine interne : affectations décidées par le conseil d'administration de votre OBNL

• Dotations : actifs nets dont le capital doit être maintenu à perpétuité, conformément aux volontés du donateur

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L'état des résultats

L'état des résultats examine les revenus et les charges sur une période donnée afin d'évaluer l'efficacité des programmes. Vous y suivez également les variations des actifs nets que vous avez déclarés dans votre état de la situation financière.

Cet état est l'équivalent OBNL de l'état des résultats d'une entreprise à but lucratif, adapté aux principes comptables propres aux organismes sans but lucratif. L'objectif est de voir comment vous générez des revenus, utilisez vos fonds et gérez votre organisme pour maintenir un ratio d'actifs nets sain.

À noter : selon les NCOSBL, votre OBNL doit choisir entre la méthode du report et la méthode de la comptabilité par fonds affectés pour comptabiliser les apports affectés, et appliquer cette méthode de façon cohérente d'un exercice à l'autre. (CPA Canada)

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Éléments à déclarer :

• Revenus : tout source de revenus pour votre OBNL, notamment :
  • Dons : toute contribution financière de donateurs individuels, d'entreprises et de fondations
  • Subventions : tout financement reçu à titre de don de fondations privées ou publiques, d'entités gouvernementales et d'autres organismes bailleurs de fonds
  • Revenus de services de programmes : tout revenu provenant des services offerts par votre OBNL
  • Cotisations : tout revenu provenant des cotisations de vos membres
  • Revenus de placements : tout revenu découlant des gains ou pertes sur placements et des dividendes et intérêts qui y sont associés
  • Autres revenus : tout élément ne correspondant à aucune des catégories ci-dessus

• Charges : le coût d'exploitation de votre OBNL dans ses différentes activités, notamment :
  • Services de programmes : charges engagées pour exécuter les programmes, les campagnes et les autres activités liées à la mission de votre OBNL
  • Services de soutien : charges engagées pour gérer et administrer votre OBNL, comme la comptabilité, le marketing, les questions juridiques ou d'autres fonctions administratives

• Variation des actifs nets : démonstration de l'incidence des revenus et des charges sur les actifs nets, ventilée selon les catégories d'affectations

• Actifs nets en début et en fin d'exercice : aperçu de la situation des actifs nets en début d'exercice et au terme des variations

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L'état de l'évolution des actifs nets

L'état de l'évolution des actifs nets détaille les variations survenues dans chaque catégorie d'actifs nets au cours de l'exercice. Il présente, pour chaque catégorie (non grevés d'affectations, grevés d'affectations d'origine externe, grevés d'affectations d'origine interne, dotations), les soldes d'ouverture, les entrées et sorties de fonds ainsi que les soldes de clôture.

Cet état est un outil essentiel pour démontrer à vos bailleurs de fonds et à votre conseil d'administration comment les fonds affectés ont été utilisés conformément aux restrictions imposées. Il permet également de valider la cohérence avec les données présentées dans votre état de la situation financière et votre état des résultats. (CPA Canada — Guide sur les états financiers des OSBL)

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La ventilation fonctionnelle des charges (présentée dans les notes complémentaires)

Contrairement au modèle américain — où la ventilation fonctionnelle des charges constitue un état financier distinct obligatoire —, les NCOSBL canadiennes ne l'exigent pas comme document séparé. Au Québec, cette ventilation est généralement présentée dans les notes complémentaires aux états financiers ou intégrée à l'état des résultats.

La ventilation fonctionnelle des charges demeure néanmoins essentielle pour la transparence envers vos bailleurs de fonds. Elle est également requise par l'ARC dans la section des dépenses du formulaire T3010. (Source OSBL — Enregistrer et ventiler les dépenses)

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Éléments à déclarer :

• Services de programmes ou de soutien : la première étape est de classer les charges selon qu'elles se rapportent directement aux programmes et à la mission (services de programmes) ou aux opérations générales comme la collecte de fonds et le personnel (services de soutien).

• Ventilation détaillée : après avoir déterminé les charges de programmes et de soutien, vous pouvez les classer dans des catégories très précises, notamment :
  • Salaires et avantages sociaux
  • Loyer et services publics
  • Fournitures et matériaux
  • Honoraires professionnels
  • Déplacements et réunions
  • Amortissement des immobilisations
  • Dépenses de bureau

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Plus vous serez précis, plus votre déclaration sera utile pour orienter les décisions et renforcer la transparence envers vos parties prenantes.

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L'état des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie examine de près les entrées et sorties de liquidités de votre OBNL sur une période donnée. L'objectif est de comprendre comment votre organisme utilise ses liquidités disponibles et de déterminer votre liquidité, votre solvabilité et votre santé financière globale.

Les OBNL utilisent un format similaire à l'état des flux de trésorerie des entreprises à but lucratif.

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Éléments à déclarer :

• Activités d'exploitation : résumé des entrées et sorties de liquidités.
  • Les entrées de liquidités correspondent aux dons, subventions, cotisations et autres sources de revenus.
  • Les sorties de liquidités correspondent aux sommes versées pour le loyer, les salaires des employés, les services publics, les fournitures et les autres dépenses de programmes.
• Activités d'investissement : vous y déclarez toutes les entrées et sorties de liquidités liées aux actifs à long terme, aux ventes et achats d'immobilisations ou d'équipements, ainsi qu'aux placements.

• Activités de financement : vous y détaillez toutes les liquidités que votre OBNL obtient par emprunt et la façon dont vous utilisez ces fonds pour rembourser vos dettes.

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Méthodes de présentation : l'état des flux de trésorerie peut être produit selon deux méthodes.

• La méthode directe détaille les encaissements et les décaissements.

• La méthode indirecte présente les flux de trésorerie nets en partant de la variation des actifs nets et en l'ajustant pour tenir compte des opérations hors caisse et des variations du fonds de roulement.

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Comment préparer vos états financiers d'OBNL

Nous avons insisté sur l'importance de la précision dans chaque état financier. Voici quelques conseils pour vous aider à vous sentir en confiance et à mettre en place une comptabilité pour OBNL efficace.

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6 conseils pour préparer vos rapports financiers

• ‍1. Tenez des registres précis et détaillés : n'attendez pas le moment de produire vos rapports financiers pour fouiller dans les détails des transactions. Consignez méticuleusement chaque transaction de votre OBNL avec des reçus, relevés bancaires, factures et contrats bien organisés.

• ‍2. Maîtrisez les NCOSBL en vigueur : familiarisez-vous avec les mises à jour des NCOSBL (Normes comptables pour les organismes sans but lucratif — Partie III du Manuel de CPA Canada). Depuis avril 2024, le seuil d'audit pour les OBNL recevant des subventions gouvernementales a été relevé à 500 000 $ — en dessous de ce seuil, une mission d'examen ou de compilation peut suffire, selon les exigences de vos bailleurs de fonds. Rappelons également que votre OBNL doit choisir entre la méthode du report et la méthode de la comptabilité par fonds affectés pour comptabiliser les apports affectés, et appliquer cette méthode de façon cohérente. (Feuille & Bilan CPA)

• ‍3. Catégorisez avec rigueur : les états financiers d'OBNL reposent sur la précision. Plus vous pouvez classer les différentes charges, flux de trésorerie et revenus dans des catégories précises, plus l'information sera riche et utile.

• ‍4. Constituez une équipe de soutien : identifiez les rôles et responsabilités au sein de votre OBNL qui participent à la préparation de vos états financiers. N'hésitez pas à faire appel à des ressources externes ou à un cabinet pour ajouter plusieurs niveaux d'approbation et d'efficacité.

• ‍5. Implantez des contrôles internes solides : réalisez des vérifications internes ou mandatez un cabinet pour auditer vos pratiques financières, afin d'être prêt en cas de contrôle inattendu. Comprendre le risque de fraude et d'erreurs sur la réputation et le budget de votre OBNL est primordial.

• ‍6. Restez ouvert aux améliorations : comme tout processus, chaque cycle de production de rapports peut révéler des lacunes et des occasions de resserrer les pratiques. Cultivez une culture d'amélioration continue et encouragez une réflexion prospective pour faire des états financiers un élément à la fois simple et hautement efficace de vos opérations.

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Modèles d'états financiers pour OBNL

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Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre OBNL

Si vous vous demandez comment suivre autant de transactions avec une telle précision, sachez que la technologie est votre alliée. Votre logiciel de comptabilité pour OBNL vous aidera à automatiser l'organisation des revenus et des charges.

Lorsque vos transactions et reçus sont consignés dans un seul endroit, il est beaucoup plus facile de produire vos états financiers rapidement et avec précision.

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Voici une liste de critères pour choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre OBNL :

• Processus automatisés pour réduire les erreurs et économiser du temps

• Enregistrement des dons en temps réel pour un reporting à jour

• Gestion des donateurs pour suivre les détails de chaque don

• Capacités de comptabilité par fonds pour accroître la transparence

• Facturation et suivi des échanges pour optimiser les processus

• Gestion de la paie pour gérer la rémunération interne et les coûts d'exploitation

• Rapports et prévisions pour orienter les décisions futures

• Sécurité des données pour protéger et chiffrer votre information financière

• Intégrations tierces avec les autres outils de collecte de fonds que vous utilisez

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Questions fréquentes : états financiers d'OBNL

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