Modèle de budget pour OBNL : guide complet + modèle gratuit

Sans budget, gérer un organisme à but non lucratif, c'est comme conduire les yeux bandés — vous risquez de mal gérer vos fonds, de manquer vos objectifs et, ultimement, de compromettre votre mission. Un budget de fonctionnement vous aide à planifier et à utiliser vos ressources efficacement au service de votre communauté. Ce plan financier n'est qu'un des éléments essentiels pour gérer un OBNL avec succès.

Cet article explique ce qu'est un budget d'OBNL, quel format utiliser, et pourquoi la planification budgétaire est si importante. Vous y trouverez aussi des conseils pratiques et un modèle de budget gratuit pour démarrer votre démarche budgétaire.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un budget d'OBNL ?

Types de budgets pour OBNL

5 éléments clés d'un budget d'OBNL efficace

L'importance de la budgétisation pour les OBNL

9 étapes pour construire un budget d'OBNL de zéro

5 meilleures pratiques en budgétisation pour OBNL

Modèle de budget pour OBNL [Téléchargeable]

Réflexions finales sur le budget de votre OBNL

Questions fréquentes sur la budgétisation des OBNL

‍

‍

Qu'est-ce qu'un budget d'OBNL ?

Un budget d'OBNL est un plan financier qui décrit comment votre organisme prévoit utiliser ses fonds. Il détaille les revenus anticipés et répartit les dépenses de fonctionnement et les coûts globaux.

Ce document couvre une période de 12 mois et sert à la fois d'outil de planification et d'aide à la gestion. Il permet aux OBNL de suivre leur performance financière par rapport à leurs objectifs tout au long de l'exercice financier.

Le budget annuel porte sur les activités financières planifiées de l'organisme, les sources de revenus prévues et les dépenses pour l'exercice financier à venir. Bien qu'il constitue le plan financier principal, les organismes utilisent souvent d'autres types de budgets pour gérer différents aspects de leurs finances.

‍

‍

Types de budgets pour OBNL

Budget de fonctionnement

Ce budget présente une ventilation de vos revenus et dépenses annuels projetés. Il classe les revenus selon différentes sources de financement et répartit les dépenses par programme ainsi que par frais généraux.

Budget par programme

Il donne un aperçu des revenus et des dépenses liés à des programmes précis. Il inclut également les dépenses récurrentes nécessaires au maintien du programme, qui doivent être intégrées à votre budget de fonctionnement.

Budget en immobilisations

Il projette les dépenses associées à des projets à long terme ou à des campagnes pluriannuelles. Ce budget couvre les campagnes majeures de financement et autres grandes campagnes de dépenses de votre organisme.

Budget de demande de subvention

Il définit la façon dont vous utiliseriez une subvention pour soutenir votre mission. La plupart des organismes qui accordent des subventions demandent aux OBNL de soumettre leur budget de demande de subvention.

‍

‍

5 éléments clés d'un budget d'OBNL efficace

1. Alignement avec la mission de votre OBNL

Votre budget doit être aligné avec la mission et les objectifs de votre OBNL pour garantir que vos revenus et dépenses sont cohérents avec votre raison d'être. Cet alignement aide à éviter de gaspiller des ressources sur des activités qui ne feront pas avancer votre mission.

Identifiez les domaines clés qui soutiennent les objectifs de votre organisme : livraison de programmes, collecte de fonds, développement du personnel ou mobilisation communautaire. Évaluez l'importance de chaque domaine et l'impact potentiel sur votre mission. Répartissez les ressources et les fonds en conséquence, en priorisant les activités qui contribuent directement à vos objectifs.

Révisez et ajustez régulièrement votre budget pour maintenir cet alignement. À mesure que votre OBNL grandit et évolue, soyez prêt à déplacer les ressources vers les aspects les plus critiques de votre mission.

2. Projections de revenus

Les projections de revenus consistent à estimer les fonds que votre OBNL recevra. Ventillez vos revenus anticipés par source : dons, subventions (fédérales et provinciales), commandites, cotisations, ventes de billets pour activités-bénéfice, tirages (sous licence RACJ) et encans silencieux.

Pour faire des prévisions précises, examinez vos performances passées. Combien chaque source a-t-elle rapporté l'an dernier ? Ces données vous aideront à faire des estimations éclairées pour les revenus futurs.

Chaque OBNL est unique, et vos principales sources de revenus peuvent différer de celles d'autres organismes. L'essentiel est d'identifier vos sources de revenus et d'établir des estimations réalistes pour chacune. Cela vous aidera à mieux planifier et à éviter les mauvaises surprises financières à long terme.

3. Dépenses prévues

Les dépenses représentent les coûts que votre OBNL engage pour réaliser ses projets, ses opérations et ses campagnes. Elles se répartissent généralement en trois catégories : collecte de fonds, administration et programmes. Les deux premières constituent les frais généraux de votre organisme.

Au moment de budgétiser, détaillez les dépenses prévues pour chaque catégorie. Réservez toujours une portion de votre budget à un fonds de contingence — votre filet de sécurité en cas de dépenses imprévues ou de situations d'urgence.

4. Planification par scénarios

Intégrez de la flexibilité à votre budget en vous préparant à différents scénarios financiers. Élaborez plusieurs versions du budget : optimiste, réaliste et conservatrice. Cette approche aide votre OBNL à s'adapter aux changements de circonstances, qu'il s'agisse de défis imprévus ou de nouvelles opportunités à saisir.

Tenez compte des changements possibles dans vos sources de financement, les besoins de vos programmes ou les conditions économiques. Pour chaque scénario, définissez des plans d'action précis afin de maintenir la stabilité financière. Cette stratégie proactive permet de prendre des décisions rapides et éclairées face aux fluctuations financières, assurant ainsi la résilience de votre OBNL et son ancrage dans sa mission tout au long de l'année.

5. Alignement avec votre plan stratégique

Un plan stratégique d'OBNL définit les objectifs et les activités de votre organisme pour l'année, tandis que le budget garantit que vous disposez des ressources nécessaires pour les atteindre. Chaque poste budgétaire doit être lié à une activité ou à un objectif planifié précis. Cet alignement assure que vos dépenses soutiennent directement votre mission et vos objectifs stratégiques.

‍

‍

L'importance de la budgétisation pour les OBNL

Établir un budget réfléchi est essentiel au succès d'un OBNL. Il ne s'agit pas seulement de suivre des chiffres : c'est une feuille de route qui guide votre organisme vers ses objectifs. De plus, un budget annuel bien structuré facilite la préparation de votre Déclaration T3010 de renseignements auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et appuie la présentation des états financiers lors de votre assemblée générale annuelle (AGA). Un budget bien planifié vous aide à :

Reconnaître vos objectifs

Un budget efficace priorise les éléments importants qui font avancer vos objectifs. Plus vous leur consacrez de ressources et de fonds, plus vous avez de chances d'atteindre vos cibles.

Gérer vos dépenses

Un budget vous permet de travailler à votre mission sans risquer de dépasser vos fonds. Il vous permet de suivre vos dépenses de près, d'éviter les dépassements et de repérer des occasions d'économies.

Demeurer imputable

Un bon budget fournit un cadre pour la reddition de comptes financière. Il démontre la santé financière de l'organisme et l'utilisation responsable des fonds, ce qui est essentiel pour maintenir la confiance du conseil d'administration, des donateurs et des autres parties prenantes.

Gérer les risques

La budgétisation vous permet d'identifier les risques potentiels et d'élaborer des plans de contingence efficaces pour faire face aux dépenses imprévues ou aux baisses de revenus.

Un bon budget, ce n'est pas que des chiffres — c'est le filet de sécurité financier de votre OBNL, qui vous garde sur la bonne voie quels que soient les défis qui se présentent.

Évaluer votre performance

Un budget bien conçu offre un point de référence pour évaluer la performance financière de votre organisme sur une période donnée. En comparant les résultats réels à votre budget, vous pouvez évaluer vos programmes, optimiser vos opérations et prendre de meilleures décisions.

‍

‍

9 étapes pour construire un budget d'OBNL de zéro

1. Évaluez la santé financière actuelle
2. Définissez les échéanciers, les objectifs et les priorités
3. Impliquez les bonnes personnes
4. Définissez les sources de revenus de votre OBNL
5. Identifiez toutes vos dépenses
6. Établissez votre projection de flux de trésorerie
7. Rédigez votre budget
8. Faites approuver votre budget par le conseil d'administration
9. Faites un suivi et évaluez régulièrement

‍

‍

Étape 1 : Évaluez la santé financière actuelle

Avant d'élaborer votre nouveau budget, examinez les budgets passés, les rapports financiers et le bassin de donateurs de votre OBNL pour obtenir une image claire de sa situation financière.

Évaluez aussi votre flux de trésorerie, vos actifs courants et vos passifs. Analysez la conjoncture actuelle du marché et la façon dont elle est susceptible d'influencer vos revenus.

Travaillez à partir de cette base réaliste pour créer un budget précis pour votre organisme.

‍

‍

Étape 2 : Définissez les échéanciers, les objectifs et les priorités

Au moment de créer votre budget, définissez clairement les objectifs et les priorités de votre organisme pour la période à venir.

Qu'est-ce que vous souhaitez accomplir ? Quels programmes ou initiatives sont les plus importants ? Établissez des échéanciers précis pour ces objectifs.

Cette étape garantit que votre budget est aligné avec votre stratégie globale. En reliant les décisions financières à votre mission et à vos objectifs, vous ferez des choix plus judicieux quant à l'allocation des ressources.

N'oubliez pas : votre budget doit soutenir la vision de votre OBNL, pas seulement suivre les dépenses.

‍

‍

Étape 3 : Impliquez les bonnes personnes

La création du budget n'est pas uniquement la responsabilité de l'équipe financière. Puisqu'il touche tous les secteurs de votre OBNL, tenez compte de toutes les parties prenantes dans sa création.

Sollicitez la contribution de votre responsable du bénévolat, de votre directeur général ou directrice générale, de votre responsable de la collecte de fonds et des autres chefs de secteur dans le processus budgétaire.

Impliquer une équipe dans vos efforts budgétaires permet de partager la responsabilité et favorise une meilleure reddition de comptes.

‍

‍

Étape 4 : Définissez les sources de revenus de votre OBNL

Il est maintenant temps de prévoir les revenus de votre OBNL pour la période à venir. Listez toutes les façons dont des fonds entrent — dons, subventions, activités-bénéfice, commandites corporatives, et plus encore.

Voici un truc efficace : attribuez une cote de A à D à chaque source de revenus selon sa fiabilité. La cote « A » signifie très fiable, tandis que « D » signifie plutôt incertain.

Faites ensuite un calcul rapide. Si vous espérez recevoir une subvention de 10 000 $, mais qu'elle n'a que 80 % de chances de se concrétiser, budgétisez 8 000 $ (10 000 $ × 80 %).

Cette approche vous donne une image réaliste de vos revenus attendus, ce qui vous aide à planifier avec plus de précision.

‍

‍

Étape 5 : Identifiez toutes vos dépenses

Après avoir projeté vos revenus, il est temps de cartographier vos dépenses. Répartissez-les en trois grandes catégories :

• Dépenses de programme : coûts directement liés à vos services

• Dépenses administratives : frais généraux non liés à la prestation de services

• Dépenses de collecte de fonds : coûts liés à la mobilisation de fonds

Dans chaque catégorie, listez les coûts précis : loyer, salaires du personnel, fournitures et transport. Si votre OBNL est constitué en société, prévoyez également les frais annuels au Registraire des entreprises du Québec (REQ) ainsi que les déductions à la source (DAS) si vous avez des employés salariés. Déterminez combien allouer à chaque domaine en gardant toujours en tête les objectifs de votre OBNL.

‍

‍

Étape 6 : Établissez votre projection de flux de trésorerie

La projection de flux de trésorerie correspond au mouvement mensuel des fonds entrants et sortants de votre OBNL. Suivre ce chiffre vous indique combien vous avez en caisse à tout moment.

C'est essentiel pour la budgétisation, car cela vous aide à anticiper les périodes difficiles et à planifier en conséquence. C'est particulièrement important pour les OBNL dont les sources de revenus peuvent être irrégulières ou dont les dons fluctuent selon les saisons.

‍

‍

Étape 7 : Rédigez votre budget

Commencez par lister toutes vos sources de revenus et les montants attendus. Détaillez ensuite vos dépenses par programme, par poste administratif et par activité de collecte de fonds. Visez un budget équilibré où les revenus couvrent ou dépassent les dépenses.

N'oubliez pas, il s'agit d'une ébauche. Vous devrez probablement la réviser et l'ajuster au fil du temps. Soyez réaliste, mais conservez une certaine flexibilité pour les imprévus. Envisagez de créer plusieurs scénarios — optimiste, réaliste et conservateur — pour vous préparer à différentes situations financières.

‍

‍

Étape 8 : Faites approuver votre budget par le conseil d'administration

Une fois votre budget d'OBNL créé, il doit être révisé et approuvé par le conseil d'administration de l'organisme.

Les responsabilités du conseil d'administration d'un OBNL comprennent un devoir fiduciaire de surveiller et d'approuver le budget. Au Québec, pour les organismes constitués en société, ce devoir est encadré par la loi applicable aux organisations à but non lucratif. En pratique, le conseil d'administration approuve le budget annuel en même temps que les états financiers, généralement lors de l'assemblée générale annuelle (AGA). Une fois que le CA a approuvé votre plan financier, vous pouvez le mettre en œuvre. Pour en savoir plus sur la gouvernance des OBNL au Québec, consultez les ressources d'Educaloi.

‍

‍

Étape 9 : Faites un suivi et évaluez régulièrement

N'oubliez pas que votre budget est un document évolutif qui exige des révisions et des ajustements réguliers. Comparez régulièrement les dépenses réelles au budget préparé pour vous assurer que votre OBNL est sur la bonne voie.

Vous remarquerez peut-être qu'une activité de collecte de fonds a sous-performé ou qu'une nouvelle opportunité nécessite plus de financement. Ces observations vous permettent de vous ajuster rapidement, de saisir des occasions et de gérer vos finances plus efficacement. En restant attentif à ces écarts, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour maintenir votre OBNL en bonne santé financière et centré sur sa mission.

‍

‍

5 meilleures pratiques en budgétisation pour OBNL

1. Utilisez un modèle de budget préconçu

Un modèle vous fait gagner du temps en vous fournissant un format structuré dans lequel vous n'avez qu'à saisir vos données. Ces modèles comprennent généralement un ensemble complet de catégories de revenus et de dépenses.

Cherchez aussi des modèles personnalisables pour répondre aux besoins particuliers de votre OBNL. De nombreux modèles de budget incluent des formules et des fonctions intégrées qui calculent automatiquement les pourcentages, les écarts et les totaux.

Vous trouverez facilement des modèles préconçus pour les budgets de fonctionnement, les budgets par programme et les demandes de subvention.

2. Créez des budgets distincts

Si vous organisez plusieurs activités-bénéfice ou si vous vous concentrez sur une grande campagne, créez un budget distinct pour ces projets. Gardez votre budget organisationnel ou de fonctionnement principal centré sur vos opérations.

Séparer votre budget de fonctionnement de votre budget en immobilisations permet une meilleure planification et une meilleure allocation des ressources, en vous assurant que les grands projets n'éclipsent pas les opérations courantes. Cela vous aide aussi à suivre les progrès d'initiatives précises et à prendre de meilleures décisions concernant les investissements futurs.

3. Tenez compte de l'inflation

En période de ralentissement économique, les particuliers et les entreprises peuvent réduire leurs contributions philanthropiques. Lors de la planification budgétaire, vous devez également tenir compte de l'inflation afin de gérer vos fonds et vos dépenses de manière à maintenir vos activités même avec moins de financement.

Examinez vos budgets des années précédentes pour avoir une idée de ce à quoi vous attendre. La Banque du Canada maintient une cible d'inflation de 2 %, dans une fourchette de contrôle de 1 % à 3 % — un bon point de repère pour votre planification budgétaire annuelle.

4. Tenez compte des irrégularités de revenus

Les OBNL dépendent d'une combinaison de sources de financement : dons, subventions, activités-bénéfice, et plus encore. Ces sources de revenus sont imprévisibles et fluctuent au cours de l'année.

Notez les mois et les sources qui génèrent plus de revenus et ceux qui en apportent moins. En tenant compte de ces irrégularités dans la planification financière, un OBNL peut s'assurer de disposer de réserves suffisantes pour couvrir les périodes de faibles revenus. Cela aide à prévenir les problèmes de flux de trésorerie et à assurer la continuité des opérations.

5. Appuyez-vous sur un logiciel comptable pour OBNL

Grâce à un logiciel de comptabilité adapté aux OBNL, vous pouvez simplifier la planification financière de votre organisme.

Ces plateformes offrent la capacité de produire des rapports, d'analyser et de collaborer sur la budgétisation. Elles prennent en charge les calculs complexes, l'intégration Web et Excel, le suivi des dons et la facturation.

Grâce à une plateforme centralisée pour créer et gérer votre budget, chaque membre de l'organisme dispose d'un accès clair et direct à votre plan de dépenses. Cela favorise une gestion financière et une prise de décision plus efficaces.

‍

‍

‍

‍

Téléchargez votre modèle de budget d'OBNL gratuit

Notre modèle offre un aperçu financier complet, couvrant en détail les revenus et les dépenses. Il vous permet de suivre différentes sources de revenus, de catégoriser les dépenses et de comparer les chiffres actuels avec ceux des années précédentes.

Que vous soyez nouveau en budgétisation ou que vous cherchiez à améliorer votre processus, ce modèle constitue une base solide sur laquelle s'appuyer. Notez que le modèle est disponible en anglais ; vous pouvez adapter les étiquettes de catégories en français selon vos besoins.

‍

‍

‍

‍

Réflexions finales sur le budget de votre OBNL

Un budget bien planifié est la colonne vertébrale d'un OBNL performant : il guide vos décisions financières et vous aide à accomplir votre mission. Tout au long de cet article, nous avons exploré l'importance de la budgétisation, les différents types de budgets pour OBNL et un processus étape par étape pour en créer un.

Simplifiez votre processus budgétaire avec Zeffy, la seule plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite. En choisissant Zeffy, vous réduisez les dépenses de votre OBNL et conservez 100 % de vos dons, sans frais cachés.

‍

‍

‍

‍

Questions fréquentes sur la budgétisation des OBNL

‍

‍

‍

‍

‍

‍