Modèle de règlements généraux pour OBNL au Québec

Que sont les règlements généraux d'un OBNL ?

Les règlements généraux sont l'ensemble des règles et des procédures qui encadrent le fonctionnement interne d'un organisme à but non lucratif (OBNL). Tout OBNL constitué au Québec en vertu de la Loi sur les compagnies (Partie III) ou au fédéral en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOSBL) doit adopter des règlements généraux dès sa constitution.

En bref, les règlements généraux définissent la structure de votre OBNL : les rôles et responsabilités de ses membres du conseil d'administration, les processus de prise de décision et les mécanismes de gouvernance. Ils couvrent habituellement la composition du conseil d'administration (CA), les fonctions des dirigeants, les procédures d'assemblée, les critères d'adhésion et les modalités de modification des règlements (par exemple : faut-il un vote majoritaire ?).

Quelle que soit la nature de votre organisation, les règlements généraux contribuent à assurer la transparence, la reddition de comptes et la conformité aux lois applicables.

Règlements généraux vs lettres patentes : quelle différence ?

Il est important de distinguer deux documents fondamentaux :

• Les lettres patentes sont le document constitutif de votre OBNL, déposé auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ou de Corporations Canada. Elles donnent à votre organisme son existence juridique. (REQ)

• Les règlements généraux sont un document interne de gouvernance qui complète les lettres patentes. Ils ne sont généralement pas déposés auprès d'une autorité gouvernementale, mais ils doivent être conservés au siège social et présentés sur demande.

Au Québec, on parle de lettres patentes — et non de « statuts constitutifs » (terme utilisé en France). Pour en savoir plus sur le cadre juridique des OBNL québécois, consultez Éducaloi.

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À quoi servent les règlements généraux ?

Bien que les règlements généraux ne soient pas des documents publics, ils remplissent plusieurs fonctions essentielles :

• Conformité légale : aidez votre OBNL à maintenir son statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à respecter les obligations du Registraire des entreprises du Québec (REQ). (ARC — Organismes de bienfaisance et dons)

• Structure organisationnelle : définissez les rôles et responsabilités des parties prenantes, notamment les membres votants, le conseil d'administration, les dirigeants et les comités.

• Directives opérationnelles : établissez des procédures pour la tenue d'assemblées, la prise de décisions, la gestion des finances (y compris les subventions) et la gestion des conflits d'intérêts.

• Reddition de comptes et transparence : créez des mécanismes de surveillance, de rapport et de reddition de comptes envers les membres, les donateurs et le public.

• Protection : protégez les droits et intérêts de votre organisation, de ses membres et des autres parties prenantes en définissant des procédures claires pour l'adhésion, les élections, le vote et la résolution de conflits.

• Flexibilité et adaptabilité : facilitez les ajustements en fonction de l'évolution des besoins de votre organisation et de son rôle dans la communauté.

En somme, les règlements généraux constituent le document fondateur qui guide les activités et les processus décisionnels de votre OBNL. Tout comme une entreprise commerciale se dote de politiques internes, les règlements généraux favorisent une gestion efficace et responsable au sein de votre organisation.

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Que doivent contenir vos règlements généraux ?

Chaque OBNL est unique, mais certains éléments essentiels doivent figurer dans tous les règlements généraux :

• Nom et mission : indiquez clairement le nom de l'organisation (tel qu'inscrit aux lettres patentes) et sa mission caritative, en précisant les objectifs et les activités qu'elle entend poursuivre.

• Adhésion : définissez les critères d'adhésion, notamment les conditions d'admissibilité, les droits et responsabilités des membres, et les procédures d'admission, de résiliation et de démission.

• Conseil d'administration : précisez la composition, les fonctions et les pouvoirs de chaque administrateur au sein du conseil d'administration (CA), notamment le nombre d'administrateurs requis (au moins 3 pour un OBNL constitué provincialement au Québec — à confirmer sur le site du REQ), les qualifications, les mandats, les procédures d'élection et les responsabilités en matière de gouvernance et de surveillance.

• Dirigeants : décrivez les rôles et responsabilités des dirigeants, tels que le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente, le secrétaire ou la secrétaire et le trésorier ou la trésorière, en précisant les modalités d'élection, les mandats, les fonctions et les pouvoirs.

• Assemblées : détaillez les procédures pour les assemblées du CA, notamment la fréquence (p. ex., l'assemblée générale annuelle — AGA), les délais d'avis, le quorum, les procédures de vote et les règles de conduite des réunions.

• Comités : définissez la création, la composition, les pouvoirs et les responsabilités des comités permanents et ad hoc, y compris leur nomination, leurs fonctions et leurs obligations de rapport.

• Gestion financière : établissez des politiques et procédures financières pour la gestion des fonds de l'organisation, notamment la budgétisation, la comptabilité, la production de rapports financiers et la surveillance des transactions. Précisez l'exercice financier et la préparation des états financiers conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif.

• Conflits d'intérêts : adoptez des politiques et procédures pour identifier, divulguer et gérer les conflits d'intérêts chez les administrateurs, les dirigeants et le personnel clé, afin d'assurer la transparence et l'intégrité des décisions.

• Modification des règlements : précisez le processus de modification des règlements généraux, notamment l'autorité habilitée à les modifier, les délais d'avis et les procédures de vote.

• Dissolution : décrivez les procédures de dissolution de l'organisation. Conformément aux exigences de l'ARC, les biens d'un organisme de bienfaisance enregistré dissous doivent être remis à un autre organisme de bienfaisance enregistré (ou à l'État). Cette clause est obligatoire pour conserver le statut d'organisme de bienfaisance. (ARC — Dissolution d'un organisme de bienfaisance)

• Indemnisation : incluez des dispositions pour indemniser les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles afin de les protéger contre toute responsabilité découlant de l'exercice de leurs fonctions.

• Non-discrimination : affirmez l'engagement de l'organisation en matière de non-discrimination et de conformité aux lois applicables, notamment la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

• Registres et rapports : définissez les obligations de tenue de registres, de production de rapports et de transparence, notamment la conservation des livres corporatifs, des états financiers et des rapports annuels. Si votre OBNL emploie du personnel au Québec, tenez compte des obligations de la Charte de la langue française (Loi 101). (OQLF)

• Dispositions diverses : ajoutez toute disposition supplémentaire nécessaire, notamment en matière d'assurance, de responsabilité et d'autres questions pertinentes.

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Rédigez vos règlements généraux en 7 étapes

Rédiger des règlements généraux peut sembler complexe, mais avec les bonnes balises, c'est une démarche accessible.

• Collaborez : impliquez les principales parties prenantes — administrateurs, employés et conseillers juridiques — dans le processus de rédaction.

• Restez concis : rédigez dans un langage clair et direct, sans jargon inutile. Utilisez des listes à puces, des titres et une mise en forme soignée pour faciliter la lecture.

• Soyez complet : couvrez tous les aspects essentiels de la gouvernance et des opérations, notamment l'adhésion, la structure du CA, les rôles des dirigeants, les processus décisionnels, la gestion financière et la résolution de conflits.

• Révisez régulièrement : mettez vos règlements généraux à jour pour vous assurer qu'ils demeurent pertinents et efficaces.

• Consultez un conseiller juridique : pour un soutien supplémentaire, faites appel à un conseiller juridique spécialisé en droit des organismes à but non lucratif au Québec afin d'éviter tout problème juridique.

• Veillez à ce que vos règlements généraux reflètent votre mission : assurez-vous qu'ils sont alignés sur les valeurs et les priorités stratégiques de votre organisation.

• Favorisez la transparence : rendez vos règlements généraux accessibles à toutes les parties prenantes.

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Modèle de règlements généraux pour OBNL

Utilisez ce modèle de règlements généraux pour rédiger vos propres règles de fonctionnement. Adaptez chaque article à la réalité de votre OBNL.

Article I : Nom

Le nom de la présente organisation est [Nom de l'organisation], tel qu'inscrit aux lettres patentes, ci-après désigné l'« Organisation ».

Article II : Mission

La mission de l'Organisation est [énoncer la mission caritative ou l'énoncé de mission].

Article III : Membres

• 1. Admissibilité à l'adhésion : l'adhésion à l'Organisation est ouverte à [décrire les critères d'admissibilité].

• 2. Types d'adhésion : l'Organisation offre [énumérer les types d'adhésion, le cas échéant].

• 3. Droits et responsabilités : les membres ont le droit de [énumérer les droits des membres] et sont responsables de [énumérer les responsabilités des membres].

• 4. Procédures d'admission : les candidats à l'adhésion doivent soumettre une demande en [décrire le processus de demande].

• 5. Résiliation et démission : l'adhésion peut être résiliée ou le membre peut démissionner conformément à [énoncer les procédures de résiliation et de démission].

Article IV : Conseil d'administration

• 1. Composition : les affaires de l'Organisation sont administrées par un conseil d'administration (CA) composé de [nombre] administrateurs. (Note : la Loi sur les compagnies, Partie III, exige un minimum d'administrateurs — vérifiez l'exigence en vigueur sur le site du REQ.)

• 2. Fonctions et pouvoirs : le conseil d'administration a pour fonctions de [énumérer les fonctions du CA] et dispose des pouvoirs de [énumérer les pouvoirs du CA].

• 3. Élection et mandats : les administrateurs sont élus par [décrire le processus d'élection] et exercent un mandat de [nombre] ans.

• 4. Assemblées : le CA se réunit [fréquence] et des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées par [décrire les procédures de convocation].

• 5. Comités : le CA peut créer des comités selon les besoins et en définit la composition, les fonctions et les pouvoirs.

Article V : Dirigeants

• 1. Titres et fonctions : les dirigeants de l'Organisation comprennent un président ou une présidente, un vice-président ou une vice-présidente, un secrétaire ou une secrétaire, et un trésorier ou une trésorière, chacun ayant des fonctions et responsabilités précisées.

• 2. Élection et mandats : les dirigeants sont élus par [décrire le processus d'élection] et exercent un mandat de [nombre] ans.

• 3. Vacances de poste : les vacances de poste chez les dirigeants sont comblées par [décrire les procédures de remplacement].

Article VI : Assemblées

• 1. Assemblée générale annuelle : l'Organisation tient une assemblée générale annuelle (AGA) des membres aux fins de [préciser l'objet de l'AGA].

• 2. Assemblées extraordinaires : des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées par [décrire les procédures de convocation].

• 3. Avis de convocation : l'avis de convocation des assemblées est transmis aux membres [décrire les exigences d'avis].

• 4. Quorum : le quorum pour les assemblées est constitué de [décrire les exigences de quorum].

Article VII : Finances

• 1. Budget : le CA approuve un budget annuel et un plan financier.

• 2. Exercice financier : l'exercice financier de l'Organisation se termine le [préciser la date de fin d'exercice].

• 3. Registres financiers : le trésorier ou la trésorière tient des registres financiers précis et présente des états financiers au CA conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif.

• 4. Vérification : une vérification annuelle ou un examen financier est effectué par [décrire les procédures de vérification].

Article VIII : Modification des règlements

Les présents règlements généraux peuvent être modifiés par [décrire le processus de modification], pourvu que ces modifications soient conformes à la mission de l'Organisation et aux lois applicables (Loi sur les compagnies, Partie III, ou LCOSBL ; Loi de l'impôt sur le revenu).

Article IX : Dissolution

En cas de dissolution, les biens de l'Organisation sont dévolus à [décrire la dévolution des biens]. Conformément aux exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC), les biens d'un organisme de bienfaisance enregistré dissous doivent être remis à un autre organisme de bienfaisance enregistré ou à l'État. Cette clause est une condition obligatoire pour maintenir le statut d'organisme de bienfaisance. (ARC)

Article X : Dispositions diverses

• 1. Indemnisation : l'Organisation indemnise et dégage de toute responsabilité les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles dans toute la mesure permise par la loi.

• 2. Non-discrimination : l'Organisation ne pratique aucune discrimination fondée sur [énumérer les motifs protégés] dans ses programmes, activités ou pratiques d'emploi, conformément à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et à la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Article XI : Date d'entrée en vigueur

Les présents règlements généraux entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d'administration.

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Questions fréquentes sur les règlements généraux d'OBNL

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