En tant que fondatrice ou fondateur d'un nouvel organisme à but non lucratif (OBNL), tenir votre première réunion du conseil d'administration peut sembler vertigineux. Vous ne faites pas que diriger une rencontre : vous posez les fondations légales et opérationnelles de votre organisation. Voici comment aborder ce moment crucial étape par étape, en respectant le cadre juridique québécois.
Pourquoi cette réunion change tout
Votre première réunion du conseil d'administration n'est pas une simple formalité. C'est un événement juridiquement significatif où vous établissez les règles fondamentales qui régiront votre OBNL. Voyez-y la mise en place du système d'exploitation de votre organisation : tout ce qui suivra reposera sur ce que vous décidez ici.
Au Québec, cette réunion s'inscrit dans un cadre légal précis. Selon que vous avez constitué votre OBNL en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec (Partie III) ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, vos obligations varient. Avant de tenir la réunion, assurez-vous de connaître votre cadre légal.
Choisissez votre cadre légal : provincial ou fédéral
La majorité des OBNL québécois optent pour la constitution provinciale, régie par la Loi sur les compagnies (Partie III). Voici les principales distinctions :
- Constitution provinciale (Loi sur les compagnies du Québec, Partie III) : le siège social doit être au Québec ; un minimum de trois administrateurs est requis si l'OBNL sollicite des fonds du public ; immatriculation au Registraire des entreprises du Québec (REQ).
- Constitution fédérale (Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif) : permet d'opérer partout au Canada ; cadre plus encadrant, mais plus flexible pour les OBNL à vocation nationale.
Pour la grande majorité des OBNL dont les activités se déroulent principalement au Québec, la voie provinciale est la plus simple et la plus adaptée. Pour en savoir plus, consultez la capsule d'Éducaloi sur le choix entre la loi provinciale et la loi fédérale.
Préparez votre réunion
Rédigez vos règlements généraux
Avant la réunion, préparez un projet de règlements généraux. Ce document n'est pas qu'un ensemble de règles : c'est le manuel d'instructions de votre organisation. Au Québec, les règlements généraux sont obligatoires en vertu de la Loi sur les compagnies et doivent être cohérents avec vos lettres patentes.
Selon Éducaloi, les règlements généraux d'un OBNL québécois doivent notamment préciser :
- La période de l'assemblée générale annuelle (AGA)
- Les responsabilités des dirigeantes et dirigeants (présidence, trésorerie, secrétariat)
- Les catégories de membres et leurs droits
- Les relations entre le conseil d'administration et les membres
- Les règles de quorum pour les réunions du CA et les assemblées générales
Pour vous guider, vous pouvez consulter le modèle type de règlements généraux de l'URLSCQ, conforme à la Loi sur les compagnies du Québec. Nous vous recommandons fortement de faire valider votre projet par un avocat ou un notaire afin de vous assurer de sa cohérence avec vos lettres patentes et les exigences légales en vigueur.
Planifiez la rencontre
Si les membres du conseil ne se trouvent pas au même endroit, il est tout à fait possible de tenir cette réunion par vidéoconférence (Zoom, Google Meet, etc.). Que ce soit en présentiel ou à distance, assurez-vous que la rencontre soit :
- Accessible à toutes les administratrices et à tous les administrateurs
- Propice à des discussions sérieuses et documentées
- Équipée pour la prise de notes et la conservation des documents
Tenez votre réunion : guide détaillé
1. Ouvrez la séance avec rigueur
La façon dont vous ouvrez la réunion donne le ton à toute la gouvernance future. Voici comment procéder :
Appel à l'ordre et prise des présences :
- Prenez les présences de façon formelle
- Vérifiez le quorum tel que défini dans vos règlements généraux
Si cela n'a pas encore été fait, nommez les responsables de séance :
- Une présidente ou un président de séance pour diriger la rencontre
- Une secrétaire ou un secrétaire de séance pour rédiger le procès-verbal
- Précisez que ces rôles pourront changer après les élections officielles
2. Adoptez vos règlements généraux
C'est le coeur de votre réunion. Prenez le temps qu'il faut.
Processus de présentation :
- Distribuez une copie à toutes les personnes présentes
- Passez en revue chaque section importante
- Encouragez les questions et la discussion
- Consignez toutes les modifications proposées
Sections clés à approfondir :
- 1. Structure du conseil d'administration
- Déterminez le nombre d'administratrices et d'administrateurs (minimum 3 si sollicitation provinciale)
- Établissez les mandats et leur durée
- Définissez le processus d'ajout ou de retrait d'administrateurs
- 2. Postes de dirigeants
- Précisez les responsabilités de chaque dirigeant (présidence, vice-présidence, trésorerie, secrétariat)
- Expliquez le processus d'élection ou de nomination
- Prévoyez la planification de la relève
- 3. Exigences relatives aux réunions
- Fixez la fréquence régulière des réunions du CA
- Définissez les procédures pour les réunions extraordinaires
- Établissez les délais de convocation requis
- Prévoyez la tenue de l'assemblée générale annuelle (AGA), obligatoire en vertu de la Loi sur les compagnies
3. Prenez les décisions organisationnelles fondamentales
Après l'adoption des règlements généraux, plusieurs décisions cruciales doivent être prises lors de cette même réunion.
Fondements financiers :
- Choisissez les dates de l'exercice financier (ex. : du 1er janvier au 31 décembre)
- Désignez les signataires autorisés pour les comptes bancaires et les documents financiers
- Adoptez une résolution bancaire qui autorisera l'ouverture des comptes auprès d'une institution canadienne
- Établissez les paramètres du budget initial
- Préparez-vous à obtenir le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) auprès du Registraire des entreprises
Élection de la direction :
- Procédez à l'élection des dirigeantes et dirigeants
- Définissez les pouvoirs de signature
- Mettez sur pied les comités initiaux, si nécessaire
Votre nouvel OBNL peut commencer à collecter des dons en ligne dès sa constitution, sans attendre d'obtenir son statut d'organisme de bienfaisance enregistré. Créez votre compte Zeffy gratuitement pour accepter vos premiers dons sans frais dès le premier jour.
Documentez la rencontre : votre bouclier légal
Une documentation rigoureuse n'est pas de la bureaucratie : c'est votre protection. Voici ce que vous devez produire à l'issue de cette réunion :
- Un procès-verbal signé résumant les principales décisions. Ce procès-verbal doit être signé par la présidente ou le président de séance ainsi que par la secrétaire ou le secrétaire de séance. Il fait partie des livres de l'organisme et doit être conservé au siège social. Il pourra être demandé par le REQ ou un bailleur de fonds. Consultez le modèle type de l'URLSCQ pour vous guider dans sa rédaction.
- Des déclarations de conflits d'intérêts signées par chaque administratrice et administrateur. Nous vous recommandons de faire valider votre formulaire par un conseiller juridique québécois.
- Les règlements généraux adoptés, signés et conservés dans les livres de l'organisme.
Après la réunion : les prochaines étapes essentielles
Votre travail ne s'arrête pas là lorsque la réunion prend fin. Voici ce qui doit suivre.
- 1. Classez vos documents
- Créez des dossiers numériques et physiques bien organisés
- Conservez le procès-verbal dans un endroit sécurisé et accessible
- Faites des copies de tous les documents signés
- 2. Mettez en place vos opérations
- Appliquez les décisions prises lors de la réunion
- Établissez un système de tenue de registres
- Planifiez les prochaines réunions régulières du CA
- Créez un système de communication entre les administratrices et administrateurs
- 3. Confirmez votre immatriculation au Registraire des entreprises (REQ)
- Déposez la déclaration initiale indiquant les administrateurs, le siège social, les activités déclarées et les informations sur les bénéficiaires ultimes (obligatoire depuis 2023)
- Sachez que tout OBNL immatriculé au Québec doit produire une déclaration de mise à jour annuelle au REQ entre le 15 mai et le 15 novembre, même sans changement à signaler (Feuille & Bilan CPA)
- 4. Préparez votre demande d'enregistrement auprès de l'ARC (si applicable)
- Si votre OBNL souhaite émettre des reçus fiscaux pour les dons reçus, déposez une demande d'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC)
- Notez que ce processus est distinct de l'immatriculation au REQ et peut prendre plusieurs mois
- Votre OBNL peut collecter des dons et organiser des activités de financement avant d'obtenir ce statut
Votre prochain chapitre
En tenant votre première réunion du conseil d'administration, vous avez accompli bien plus que mettre en place des structures organisationnelles : vous avez créé une rampe de lancement pour une action concrète et durable.
Le temps investi dans une gouvernance rigoureuse ne vise pas seulement la conformité légale. Il s'agit de bâtir un OBNL résilient, capable de servir sa mission sur le long terme. En progressant, vous constaterez que ces fondations soutiennent chaque programme que vous lancez, chaque subvention que vous sollicitez et chaque vie que vous touchez par votre travail.
Votre attention soigneuse à ces premières étapes démontre le type de leadership éclairé dont ont besoin les OBNL qui ont un impact réel. Maintenant que votre cadre de gouvernance est en place, vous pouvez concentrer votre énergie sur ce qui vous a inspiré à entreprendre ce parcours : avoir un véritable impact dans votre communauté.
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