Modèle d'ordre du jour pour les réunions du conseil d'administration d'un OBNL

Qu'est-ce qu'un ordre du jour pour les réunions du conseil d'administration ?

L'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration (CA) est le fil conducteur qui guide les discussions et les décisions relatives à la gestion de votre OBNL. Habituellement préparé par le secrétaire du CA, cet outil structure les sujets à aborder et garantit que la rencontre reste ciblée, productive et efficace.

En distribuant un ordre du jour clair avant la réunion, les membres du conseil d'administration peuvent se préparer adéquatement, contribuer aux discussions et s'assurer que les sujets importants sont traités dans le temps alloué. L'ordre du jour favorise aussi la transparence, la reddition de comptes et une saine gouvernance au sein de l'organisme à but non lucratif (OBNL).

Au Québec, les OBNL constitués sous la Partie III de la Loi sur les compagnies (Registraire des entreprises du Québec) ou sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL) ont l'obligation de tenir des rencontres de CA documentées par procès-verbal. Les règlements généraux de l'organisme fixent la fréquence de ces rencontres et le quorum requis. L'ordre du jour est l'outil qui en garantit la validité et la traçabilité (Educaloi — Le rôle du conseil d'administration ; Educaloi — Les règlements généraux).

‍

‍

Pourquoi l'ordre du jour est-il important ?

L'ordre du jour est essentiel pour plusieurs raisons :

• Organisation : L'ordre du jour structure la réunion et maintient les discussions sur les bons sujets. Il évite les digressions et garde la séance concentrée sur l'atteinte de ses objectifs.

• Efficacité : Un ordre du jour bien planifié favorise des réunions productives. Les membres du CA savent à quoi s'attendre et viennent préparés, ce qui facilite les discussions et accélère la prise de décisions.

• Transparence : L'ordre du jour informe tous les intervenants — administrateurs, personnel et partenaires — des sujets qui seront discutés et des décisions qui seront prises. Cette transparence renforce la confiance et l'engagement envers la gouvernance de l'OBNL.

• Reddition de comptes : L'ordre du jour précise les rôles et responsabilités de chaque membre du CA pour chaque réunion. Il fournit aussi un cadre pour suivre l'avancement des actions et assurer le suivi des décisions antérieures.

• Préparation : Les membres peuvent utiliser l'ordre du jour pour réviser les documents pertinents, faire des recherches sur les sujets à l'étude et préparer leurs questions ou commentaires. Cette préparation mène à des discussions plus éclairées et à de meilleures décisions.

• Documentation : L'ordre du jour sert de référence pour rédiger le procès-verbal de la réunion et assure que les informations importantes sont consignées pour consultation future.

‍

‍

Qui prépare l'ordre du jour des réunions du CA ?

La responsabilité de préparer l'ordre du jour revient généralement au président ou à la présidente du conseil d'administration, en collaboration avec la direction générale (DG) de l'OBNL. Pour les OBNL incorporés au Québec, le secrétaire ou la secrétaire du CA est souvent la personne qui rédige et distribue l'ordre du jour — un rôle prévu dans les règlements généraux de l'organisme (Educaloi — Les règlements généraux).

‍

‍

Structure d'un ordre du jour type pour une réunion de CA

Chaque OBNL est différent — et son conseil d'administration aussi. Voici les éléments que l'on retrouve habituellement dans un bon ordre du jour :

• Ouverture de la séance : Le président ou la présidente du CA ouvre la réunion, souhaite la bienvenue aux personnes présentes et donne le ton.

• Adoption de l'ordre du jour : L'ordre du jour est proposé et adopté formellement (proposition + appui). Cette étape précède l'approbation du procès-verbal précédent et est incontournable dans la pratique de gouvernance québécoise.

• Approbation du procès-verbal de la réunion précédente : Le procès-verbal de la dernière réunion est examiné et approuvé par le CA. Des corrections ou amendements peuvent être apportés avant l'adoption. Rappel : le procès-verbal doit être conservé au siège social de l'OBNL, conformément aux obligations prévues aux règlements généraux (Educaloi — Liste de vérifications des responsabilités récurrentes).

• Rapports des dirigeants et des comités :
  
  • Rapport du président du CA : Le président ou la présidente fait le point sur les activités du CA, les initiatives en cours et les événements à venir.
  • Rapport de la direction générale : La direction générale (DG) rend compte des opérations, des réalisations, des défis et des priorités stratégiques de l'organisme.
  • Rapports des comités : Les responsables des comités du CA (ex. : finances, gouvernance, collecte de fonds) présentent leurs travaux, recommandations et actions à prendre.
    
    
• Affaires découlant du procès-verbal : Discussion et suivi des points en suspens ou en cours depuis les réunions précédentes. Tout problème non résolu ou toute action en attente est traité à ce moment.

• Affaires nouvelles : Présentation et discussion des nouveaux points à l'ordre du jour. Cela peut inclure des propositions d'actions, des décisions ou des initiatives requérant l'approbation du CA.

• Rapports financiers : Présentation et examen des états financiers, des mises à jour budgétaires et des autres questions financières. Les membres du CA peuvent poser des questions ou demander des précisions sur la performance financière et les projections.

• Discussions stratégiques : Discussion sur les priorités stratégiques, la planification à long terme et les objectifs organisationnels. Cela peut inclure des mises à jour sur les initiatives de planification stratégique, les évaluations de programmes et les indicateurs de performance.

• Varia : Point ouvert pour tout sujet imprévu que les membres souhaitent soulever. Convention de gouvernance universelle au Québec, le point « Varia » permet d'aborder des sujets qui n'étaient pas inscrits à l'ordre du jour initial.

• Annonces et prochaines étapes : Toute annonce supplémentaire, événement à venir ou action de suivi pour les membres du CA. C'est l'occasion de communiquer des informations importantes et de clarifier les attentes avant la levée de la séance.

‍

Besoin d'un ordre du jour prêt à utiliser pour votre prochaine réunion ? Téléchargez notre modèle gratuit ci-dessous (modèle en anglais) :

‍

‍

‍

‍

Comment créer un ordre du jour pour une réunion du CA

• 1. Définissez les objectifs de la réunion : Clarifiez la raison d'être de la réunion et les résultats précis que vous souhaitez atteindre.

• 2. Examinez le procès-verbal de la réunion précédente : Repérez les questions non résolues ou les actions en attente.

• 3. Recueillez les contributions : Sollicitez les parties prenantes pour identifier les points à inscrire à l'ordre du jour.

• 4. Priorisez les points : Classez les sujets selon leur importance et leur pertinence.

• 5. Structurez l'ordre du jour : Organisez les points de façon logique pour favoriser des discussions efficaces.

• 6. Joignez les documents de soutien : Annexez les documents ou rapports pertinents.

• 7. Allouez des plages de temps réalistes : Prévoyez suffisamment de temps pour chaque point.

• 8. Distribuez l'ordre du jour : Envoyez l'ordre du jour et les détails de la réunion à l'avance. Pour une assemblée générale annuelle (AGA), l'avis de convocation doit être envoyé au moins 10 jours à l'avance (par poste recommandée, sauf modalités différentes prévues aux règlements généraux) (Educaloi — L'assemblée générale annuelle).

• 9. Finalisez et vérifiez : Assurez-vous que l'ordre du jour est complet et exact avant de le distribuer.

‍

‍

Comment animer une réunion de CA réussie pour votre OBNL ?

Préparation :

• Préparez un ordre du jour : Utilisez un modèle d'ordre du jour de CA existant (modèle en anglais), ou élaborez votre propre structure en indiquant les sujets à aborder et leur ordre de présentation. Distribuez l'ordre du jour aux membres du CA avant la réunion.

• Rassemblez les documents : Colligez les rapports, documents ou présentations nécessaires à la réunion. Transmettez ces documents aux membres du CA à l'avance pour leur permettre de les lire attentivement.

• Organisez la logistique : Choisissez un moment et un lieu pratiques, en veillant à ce que tous les membres du CA puissent y participer. Si la réunion se tient en mode virtuel, fournissez des instructions claires pour accéder à la plateforme en ligne.

• Clarifiez les rôles et responsabilités : Définissez clairement les rôles du président ou de la présidente du CA, de la direction générale (DG) et des autres participants. Ces rôles sont généralement précisés dans les règlements généraux de l'OBNL. Assignez les tâches : rédaction du procès-verbal, animation des discussions, gestion des outils technologiques.

‍

Animation :

• Commencez à l'heure : Ouvrez la séance à l'heure prévue, par respect pour l'engagement de temps de tous les participants.

• Révisez l'ordre du jour : Faites un survol rapide de l'ordre du jour en début de réunion pour établir les attentes et présenter le déroulement des discussions.

• Encouragez la participation : Créez un climat inclusif où tous les membres du CA se sentent à l'aise de partager leurs perspectives et idées. Stimulez la participation active en posant des questions ouvertes et en sollicitant les membres plus discrets.

• Facilitez la prise de décisions : Guidez le CA à travers le processus décisionnel en résumant les points clés, en clarifiant les options et en facilitant la recherche de consensus lorsque nécessaire.

‍

Suivi :

• Documentez les décisions : Désignez quelqu'un pour rédiger le procès-verbal pendant la réunion, en consignant les décisions clés, les actions à prendre et les tâches de suivi. Distribuez le procès-verbal aux membres du CA rapidement après la réunion pour révision et référence.

• Assurez le suivi des actions : Veillez à ce que les actions soient assignées aux personnes responsables et que les échéances soient clairement définies. Faites des suivis entre les réunions pour suivre les progrès et offrir du soutien au besoin.

• Évaluez l'efficacité de la réunion : Réfléchissez au succès de la réunion et repérez les pistes d'amélioration. Envisagez de mener un sondage post-réunion ou une séance de rétroaction avec les membres du CA pour recueillir leurs commentaires.

‍

‍

Conseils pour planifier l'ordre du jour de votre CA

Planifier l'ordre du jour d'un OBNL exige une réflexion approfondie pour s'assurer que les réunions sont productives et alignées sur les objectifs organisationnels. Voici quelques conseils pour préparer un ordre du jour efficace :

• Définissez les objectifs de la réunion : Formulez clairement la raison d'être de la réunion et les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir. Cette clarté est essentielle pour des discussions productives.

• Organisez les points de l'ordre du jour : Structurez l'ordre du jour en séquence logique, en commençant par les points de routine (ex. : adoption du PV) et en progressant vers les discussions plus substantielles. Regroupez les sujets connexes pour rationaliser les échanges.

• Encouragez la participation : Offrez à tous les membres du CA la possibilité de contribuer aux discussions et aux décisions. Créez un environnement inclusif où les perspectives diverses sont valorisées.

• Facilitez les discussions : Désignez un animateur ou une animatrice compétent(e) pour guider les échanges, maintenir la réunion sur la bonne voie et veiller à ce que chaque point de l'ordre du jour soit traité. Encouragez une communication respectueuse et une écoute active entre les membres du CA. À noter que certains OBNL tiennent parfois des séances à huis clos (hors procès-verbal) pour traiter les sujets confidentiels.

• Révisez et ajustez : Évaluez continuellement l'efficacité du format et du contenu de votre ordre du jour. Recueillez les commentaires des membres du CA et apportez les ajustements nécessaires pour améliorer les prochaines réunions.

‍

Où trouver un modèle d'ordre du jour gratuit pour votre CA ?

Besoin d'un modèle pour démarrer rapidement ? Téléchargez le nôtre ci-dessous (modèle en anglais) :

‍

‍

‍

‍

‍

Impressionnez vos administrateurs avec une collecte de fonds sans frais

Gérer un conseil d'administration peut être exigeant — et pour les OBNL occupés, c'est l'une des nombreuses tâches à accomplir au quotidien.

Simplifiez la gestion de votre OBNL en utilisant Zeffy, pour que vous puissiez commencer à amasser des fonds en quelques minutes. La seule plateforme de collecte de fonds et de dons entièrement sans frais pour les OBNL, Zeffy est conçue pour aider votre organisme à maximiser chaque don reçu de vos donateurs.

Contrairement à d'autres plateformes qui facturent des frais de plateforme et de traitement élevés, Zeffy ne prélève pas un seul sou. Ainsi, les organismes peuvent organiser des événements, vendre des billets, lancer des tirages, organiser des encans silencieux, gérer un programme d'adhésions et même ouvrir une boutique en ligne — le tout dans Zeffy — sans payer aucuns frais.

Pour aller plus loin, consultez nos ressources connexes : gérer votre OBNL, membres du conseil d'administration, gouvernance et rôles du président du CA.

‍

‍

‍

‍

‍

Questions fréquentes sur les ordres du jour de CA

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍