Tirage par paniers : guide complet pour les OBNL du Québec

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Table des matières

• Qu'est-ce qu'un tirage par paniers ?

• Comment fonctionne un tirage par paniers : règles essentielles

• Tirage par paniers, encan silencieux ou tirage simple : quel format choisir ?

• Encadrement légal au Québec : licence de tirage de la RACJ

• Variations du tirage par paniers

• Comment fonctionne un tirage par paniers ?

• 6 étapes pour organiser un tirage par paniers et amasser des fonds

• 5 meilleures pratiques pour organiser un penny social

• Étude de cas : comment Say Hi Foundation a vendu des billets de tirage via Zeffy et économisé 39 935 $

• Questions fréquentes sur le tirage par paniers

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Imaginez un événement où le suspense du tirage rencontre l'excitation de l'encan — c'est la magie du tirage par paniers, aussi connu sous les noms de tricky tray, penny social ou pick-a-prize. Ce format unique offre aux OBNL une façon originale de mobiliser leurs donateurs et d'augmenter leurs revenus. Ce guide couvre tout : les règles officielles, la planification étape par étape, des idées de lots et une étude de cas réelle montrant comment un OBNL a amassé 39 935 $ sans frais de plateforme.

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Qu'est-ce qu'un tirage par paniers ?

Le tirage par paniers — aussi appelé tricky tray, penny social ou chance auction — est un format de collecte de fonds qui combine des éléments du tirage et de l'encan silencieux pour créer une expérience engageante et accessible.

Ce format encourage la participation active : les donateurs choisissent eux-mêmes les lots qu'ils convoitent, ce qui crée un sentiment d'anticipation jusqu'au moment du tirage. Résultat : une activité-bénéfice à la fois amusante et efficace pour votre OBNL.

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Pourquoi éviter l'expression « Chinese auction »

L'expression « Chinese auction » est historiquement liée à un terme discriminatoire du XIXe siècle qui assimilait « chinois » à quelque chose de bon marché ou de pacotille. Elle est donc à proscrire. Au Québec, on lui préfère « tirage par paniers », « tricky tray » ou « penny social » — des appellations neutres et claires pour tous les participants.

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Comment fonctionne un tirage par paniers : règles essentielles

Avant de vendre des billets ou d'installer les tables de lots, il est essentiel de bien comprendre les règles qui encadrent un tirage par paniers. Un événement bien structuré reste équitable, convivial et conforme à la loi — et évite les litiges qui peuvent gâcher une belle soirée.

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Coupures de billets et achat

La plupart des tirages par paniers utilisent un système de billets à paliers. Les structures les plus courantes sont :

• 1 billet pour 1 $, 6 billets pour 5 $, ou 25 billets pour 20 $

• Des carnets de billets prédécoupés que les donateurs séparent et déposent individuellement dans les bols

• Une limite d'achat par personne (facultative, mais utile pour équilibrer la compétition et rendre les lots accessibles à tous)

Il n'existe pas de règle universelle sur les coupures — vous les définissez selon votre public et la valeur des lots. Pour les lots de grande valeur, un billet à coupure distincte (par exemple, un billet à 5 $ réservé à un forfait voyage) peut être vendu en parallèle.

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Règles de dépôt des billets

Chaque donateur conserve une moitié de son billet et dépose l'autre dans le bol ou le contenant placé devant le lot convoité. Communiquez clairement ces règles en début d'événement :

• Les donateurs peuvent déposer autant de billets qu'ils le souhaitent dans n'importe quel bol, en répartissant leurs billets entre plusieurs lots

• Les billets doivent être déposés avant l'heure limite annoncée, généralement 15 à 30 minutes avant le tirage

• Une fois déposé dans un bol, un billet ne peut plus être déplacé ni repris

• Les donateurs devraient inscrire leur nom ou leurs coordonnées sur la souche du billet afin d'éviter tout litige lors de l'annonce des gagnants

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Procédure de tirage

À la fin de l'événement — ou à intervalles planifiés — une personne neutre tire un billet dans chaque bol. Cette personne ne devrait idéalement pas participer elle-même au tirage. Les meilleures pratiques :

• Mélangez ou brassez bien les billets dans le bol avant de tirer

• Confiez à un bénévole ou à l'animateur le soin d'annoncer chaque gagnant publiquement

• Vérifiez la souche correspondante avant de remettre le lot

• Si un gagnant est introuvable dans un délai raisonnable (généralement 10 à 15 minutes), procédez à un second tirage ou conservez le lot jusqu'à résolution

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En cas de litige

Puisque chaque souche de billet est unique, un véritable ex aequo est mathématiquement impossible dans un tirage par paniers standard — un seul billet est tiré par lot. En revanche, si une souche est perdue ou illisible, prévoyez une procédure documentée : nouveau tirage dans le bol, ou mise de côté du lot jusqu'à résolution. Établissez cette politique par écrit avant l'événement pour prévenir tout conflit le soir même.

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Restrictions d'âge

Les tirages par paniers impliquant l'achat de billets et un tirage au hasard, la plupart des organisations fixent un âge minimum de 18 ans pour l'achat de billets. Certains événements permettent aux mineurs de participer avec le consentement d'un parent. Vérifiez toujours les règles de la RACJ et les règlements municipaux applicables avant d'établir votre politique.

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Exigences légales et licence de tirage

C'est la règle la plus souvent négligée — et celle aux conséquences les plus importantes. Au Québec, tout tirage avec vente de billets est encadré par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ), qui exige une licence de tirage avant la mise en vente du premier billet. Consultez la section complète sur l'encadrement légal ci-dessous pour tous les détails.

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Tirage par paniers, encan silencieux ou tirage simple : quel format choisir ?

Donateurs et organisateurs confondent souvent ces trois formats. Ils partagent des similitudes en surface — des lots, de la compétition, du plaisir — mais leur mécanique est bien différente. Connaître ces distinctions vous aidera à choisir le bon format pour votre public et vos objectifs de collecte de fonds.

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Le tirage par paniers occupe une position avantageuse. Il est plus engageant qu'un tirage simple, car les donateurs s'investissent dans des lots précis. Il est plus accessible qu'un encan silencieux, car le coût d'entrée est faible — n'importe qui peut déposer un billet à 1 $ et avoir une chance réelle de gagner. Cette combinaison en fait un format particulièrement efficace pour les OBNL communautaires qui organisent des activités-bénéfice annuelles.

Une note pratique : si vous prévoyez organiser à la fois un encan silencieux et un tirage par paniers lors du même événement, gardez les deux formats physiquement séparés et clairement identifiés. Les mélanger crée de la confusion sur les règles de participation et peut ralentir votre tirage.

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Encadrement légal au Québec : licence de tirage de la RACJ

Organiser un tirage par paniers sans les permis requis est l'un des moyens les plus rapides de transformer une collecte de fonds réussie en casse-tête juridique. Parce que le format implique la vente de billets et un tirage au hasard, tout tirage organisé au Québec est encadré par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ), l'autorité unique pour les loteries et tirages caritatifs dans la province (RACJ — Tirages et autres systèmes de loterie).

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Obtenez une licence de tirage avant tout

Dès que votre OBNL vend des billets pour un tirage au sort, une licence de tirage de la RACJ est obligatoire. Voici ce que vous devez savoir (RACJ — Licence de tirage) :

• La demande doit être déposée au moins 30 jours avant la mise en vente des billets (délai officiel RACJ). Planifiez 60 jours pour vous laisser une marge de sécurité.

• Les licences sont classées selon les revenus annuels totaux du système de loterie. Par exemple : la classe C s'applique jusqu'à 5 000 $ de revenus (RACJ — Classe C), tandis que la classe A couvre jusqu'à 20 000 $ (RACJ — Classe A). Des classes B et D existent également pour d'autres fourchettes de revenus.

• Les formulaires requis (notamment le formulaire 4235 pour la classe A) sont disponibles sur le site de la RACJ (RACJ — Formulaires). Le RACJ recommande la transmission par courriel à tirage@racj.gouv.qc.ca.

• Votre organisme doit être un organisme à but non lucratif (OBNL) légalement constitué pour être admissible à une licence de tirage.

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Obligations post-événement

La conformité ne s'arrête pas à la soirée du tirage. Après l'événement, vous devez :

• Transmettre à la RACJ un rapport d'utilisation des profits dans les 120 jours suivant l'expiration de la licence

• Conserver une documentation complète de toutes les ventes de billets, la valeur des lots et les revenus nets

• Documenter la procédure de tirage et désigner un responsable neutre avant l'événement

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Règles d'affichage sur les billets

La RACJ impose des mentions obligatoires sur les billets de tirage :

• Nom de l'OBNL et numéro de licence

• Prix du billet

• Lieu, date et heure du tirage

• Règles de participation

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Reçus fiscaux et billets de tirage

Une question fréquente : peut-on émettre un reçu fiscal pour l'achat d'un billet de tirage ? Généralement non. En vertu des règles de fractionnement des reçus de l'Agence du revenu du Canada (ARC), le montant admissible d'un billet de tirage est habituellement nul, car la chance de gagner un lot constitue un avantage d'une valeur équivalente au prix du billet (ARC — Activités de financement : remettre des reçus; Éducaloi — Dons et reçus). Si un donateur souhaite faire un don séparé en plus de son achat de billets, ce montant distinct peut faire l'objet d'un reçu fiscal — à condition qu'il soit clairement distingué du prix du billet.

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Conseils pratiques pour les organisateurs

• Déposez votre demande de licence au moins 60 jours avant l'événement pour vous laisser une marge confortable

• Tenez un registre écrit de toutes les ventes de billets, la valeur des lots et les revenus

• Consultez un conseiller juridique si la valeur totale des lots est élevée

• Respecter ces exigences protège la réputation de votre organisation et votre capacité à lever des fonds les années suivantes

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Variations du tirage par paniers

Le format classique du tirage par paniers n'est qu'un point de départ. De nombreux OBNL y apportent leur touche personnelle pour mieux rejoindre leur public, augmenter les revenus ou s'adapter à différents contextes d'événement.

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Tirages par paniers à thème

L'une des variations les plus populaires consiste à structurer tout l'événement autour d'un thème — et à organiser les paniers en conséquence. Un événement « Soirée en Italie » pourrait proposer des paniers remplis de vins, de kits pour faire des pâtes et de cartes-cadeaux de restaurants. Un thème « Journée spa » pourrait regrouper des produits de bien-être, des bons de massage et des soins de beauté. Les événements à thème sont plus faciles à promouvoir, à décorer et génèrent généralement un meilleur bouche-à-oreille, car ils offrent une expérience cohérente plutôt qu'une table d'articles disparates.

Le thème facilite aussi la sollicitation de dons. Lorsque vous approchez des entreprises locales, un thème précis leur donne un cadre clair. Un marchand de vins local sait exactement quoi contribuer à un panier « Soirée en Toscane » — pas besoin de deviner.

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Tirages par paniers virtuels et en ligne

Les tirages par paniers virtuels ont gagné en popularité et sont restés attrayants après la pandémie, car ils éliminent les contraintes géographiques. Les participants en ligne achètent leurs billets via une plateforme, indiquent les lots qu'ils souhaitent convoiter, et un tirage en direct révèle les gagnants en temps réel.

Un événement virtuel fonctionne mieux lorsque la liste de lots est concentrée (moins d'articles, valeur individuelle plus élevée) et que vous investissez dans un flux en direct de qualité avec un animateur dynamique. La logistique d'expédition des lots physiques ajoute de la complexité — intégrez ce coût dans votre budget ou privilégiez les lots numériques et les expériences (cartes-cadeaux, abonnements, billets d'événements, bons de service) pour les événements en ligne.

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Formats hybrides

Un événement hybride combine un tirage par paniers en présentiel avec une composante de vente de billets en ligne, permettant aux donateurs qui ne peuvent pas se déplacer de participer à distance. Les participants en présentiel reçoivent leurs billets physiques à l'entrée, tandis que les participants en ligne achètent leurs billets via un lien et font déposer leurs souches dans les bols correspondants par un bénévole sur place. Les gagnants sont annoncés en direct et contactés personnellement.

Les événements hybrides peuvent considérablement élargir votre portée et vos revenus de vente de billets, mais ils exigent plus de coordination. Assignez un bénévole dédié à la gestion des billets en ligne et assurez une communication rapide avec les gagnants à distance.

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Tirages à tours multiples

Au lieu d'un seul tirage en fin de soirée, les formats à tours multiples effectuent des tirages à intervalles planifiés (par exemple, toutes les 30 minutes). Cela maintient l'énergie tout au long de l'événement, donne aux premiers gagnants une raison de rester, et crée des moments naturels pour que l'animateur réengage la salle autour de votre mission.

Une approche pratique : réservez les premiers tours aux lots de valeur intermédiaire et gardez les articles les plus convoités pour le tirage final. Les participants arrivés tôt gagnent rapidement, tandis que les retardataires ont encore une chance d'obtenir les grands lots.

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Tirages parallèles haut de gamme

Pour les lots de prestige qui pourraient passer inaperçus dans une mer de billets à 1 $, organisez un tirage parallèle à coupure plus élevée. Un forfait voyage, une œuvre d'art originale ou un appareil électronique haut de gamme pourraient utiliser des billets à 10 $ ou 25 $ vendus séparément. Cette approche préserve l'accessibilité du tirage principal tout en créant un jeu parallèle à plus fort enjeu pour les donateurs souhaitant investir davantage.

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Comment fonctionne un tirage par paniers ?

Voici la mécanique de ce format de collecte de fonds :

• Achat de billets : Les donateurs achètent des billets pour le tirage. Comme la participation se fait avec des billets, il n'y a pas de règle sur le nombre pouvant être achetés.

• Présentation des lots : Les donateurs explorent tous les lots exposés, comme lors d'un encan silencieux. Ceux-ci peuvent inclure des expériences, des produits, des paniers thématiques et d'autres articles.

• Processus de participation : Pour participer à un lot, les donateurs déposent leurs billets dans le bol ou contenant placé devant le lot convoité. Vous pouvez autoriser les donateurs à déposer autant de billets qu'ils le souhaitent ou en limiter le nombre.

• Sélection du gagnant : Une fois la période de dépôt terminée, l'animateur tire un billet gagnant pour chaque lot et annonce le gagnant.

• Remise des lots : Les gagnants peuvent récupérer leurs lots immédiatement ou ultérieurement, selon que l'événement est autonome ou combiné à d'autres activités-bénéfice.

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6 étapes pour organiser un tirage par paniers et amasser des fonds

1. Fixez un objectif de collecte et un budget

Commencez par définir un objectif de collecte clair et réalisable. Tenez compte de vos besoins spécifiques, des fonds requis et de votre calendrier. Par exemple, vous pourriez viser à amasser 20 000 $ pour la rénovation d'un local en trois mois.

Élaborez ensuite un budget détaillé. Prévoyez les coûts de location de salle, les dépenses de marketing, les fournitures, la décoration et les frais de logiciel de tirage. (Sauf si votre OBNL utilise Zeffy, la plateforme de tirage en ligne 100 % gratuite — utilisée par plus de 100 000 OBNL pour amasser plus de 2 G$ au profit de causes caritatives.)

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2. Demandez votre licence à la RACJ

Avant toute chose, déposez votre demande de licence de tirage auprès de la RACJ. Le délai officiel est d'au moins 30 jours avant la mise en vente des billets — mais planifiez 60 jours pour vous laisser une marge de sécurité. Documents généralement requis :

• Formulaire de demande de licence (ex. : formulaire 4235 pour la classe A) disponible sur le site de la RACJ (RACJ — Formulaires)

• Description des lots et valeur totale estimée

• Plan du tirage (date, lieu, règles)

• Preuve du statut d'OBNL

Transmettez votre demande par courriel à tirage@racj.gouv.qc.ca. Une fois votre licence obtenue, vous pouvez commencer la vente des billets.

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3. Formez un comité d'organisation

Un tirage par paniers demande l'implication de toute l'équipe. Constituer un comité d'organisation garantit qu'aucune personne n'est surchargée de responsabilités.

Même s'il est recommandé de nommer un seul coordonnateur d'événement pour piloter la planification et l'exécution, vous aurez aussi besoin de ces rôles clés :

• Approvisionnement : Une à trois personnes chargées de solliciter les lots auprès de donateurs et d'entreprises

• Logistique : Une à quatre personnes pour gérer la salle, les invitations, la restauration et plus encore

• Marketing : Une à trois personnes pour promouvoir l'événement et vendre les billets

• Animateur : Une personne au charisme communicatif, capable de dynamiser la soirée et de veiller à ce que les donateurs passent un bon moment

• Bénévoles : Cinq à six personnes pour l'installation, l'enregistrement à l'entrée, la sortie et les tâches diverses le jour J

La taille de votre comité dépendra de celle de votre organisation, mais assurez-vous que ces rôles sont clairement définis.

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4. Choisissez un lieu

Une fois la date et l'heure de votre tirage par paniers confirmées, cherchez votre salle. Voici les principaux critères à prendre en compte :

• Capacité et équipements : Estimez le nombre de participants et assurez-vous que la salle peut les accueillir confortablement, avec les installations essentielles comme les toilettes

• Emplacement et stationnement : Choisissez un endroit facilement accessible, avec suffisamment de places de stationnement

• Aménagement et ambiance : Vérifiez que l'aménagement de la salle permet d'exposer les lots correctement et de faciliter la circulation des donateurs

• Coût et disponibilité : Confirmez que la salle est disponible à la date souhaitée et que le coût respecte votre budget

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5. Sélectionnez vos lots

Les lots attireront les donateurs à votre activité-bénéfice et les inciteront à acheter plusieurs billets. Essayez de vous procurer un ou plusieurs lots phares — billets de concert, appareils électroniques récents — ainsi que plusieurs articles de valeur intermédiaire.

Voici comment trouver des dons de lots :

• Approchez des entreprises qui soutiennent les OBNL pour leur demander des dons en nature ou en argent

• Collaborez avec des commerces locaux — ils proposent souvent des articles pour les activités-bénéfice comme façon de contribuer à leur communauté

• Demandez à vos bénévoles de solliciter leur réseau pour obtenir des dons

• Renseignez-vous auprès de votre personnel et des membres du conseil d'administration pour voir s'ils peuvent contribuer des lots ou vous mettre en contact avec des commanditaires potentiels

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Parmi les lots populaires pour votre tirage par paniers :

• Paniers-cadeaux organisés autour d'un thème

• Articles et expériences de culture populaire

• Forfaits voyage

• Certificats de cours ou d'entraînement personnel

• Cartes-cadeaux d'entreprises locales

• Coffrets gastronomiques et boissons fines

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6. Faites la promotion de votre événement et vendez les billets

La meilleure façon de maximiser la participation est d'utiliser plusieurs canaux de communication pour promouvoir votre tirage par paniers. Pour une portée maximale, misez sur ces canaux :

• Marketing par courriel : Intégrez des sections sur votre tirage dans vos infolettres mensuelles et trimestrielles envoyées à l'approche de l'événement. Créez des envois ciblés sur le tirage.

• Réseaux sociaux : Publiez tôt et régulièrement sur tous les comptes de votre organisation, en incluant un lien vers votre formulaire d'inscription.

• Courrier postal : Pour donner aux destinataires le choix du mode d'inscription, envisagez d'inclure à la fois une carte de réponse physique avec enveloppe-retour prépayée et un code QR renvoyant vers un formulaire d'inscription en ligne.

• Médias locaux : Envoyez des communiqués de presse à la presse locale et aux magazines. Contactez des stations de radio et d'autres médias pour annoncer votre tirage.

Proposez plusieurs options d'achat : prévente en ligne, kiosques de vente physiques et vente à la porte. Créez des forfaits de billets à plusieurs paliers pour répondre à différents budgets. Vous pouvez également proposer un événement en ligne et un événement en présentiel pour que les donateurs puissent participer selon leurs préférences.

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5 meilleures pratiques pour organiser un penny social

1. Mettez en valeur les lots les plus convoités

Pendant votre tirage, informez régulièrement les participants des lots qui attirent le plus de billets. Cela crée un sentiment d'urgence et encourage les autres à augmenter leur participation, ce qui génère davantage de ventes.

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2. Proposez des forfaits de billets

Offrez différents forfaits de billets à plusieurs paliers pour répondre à diverses préférences de don et capacités financières. Par exemple : les lots standard à 1 billet par participation, les grands lots à 5 billets par participation, et les lots intermédiaires de 2 à 4 billets.

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3. Intégrez d'autres activités de collecte de fonds

Envisagez d'intégrer le tirage par paniers à un événement de collecte de fonds plus large, comme un gala ou un souper-bénéfice. Cette approche peut enrichir l'expérience globale, attirer un public plus diversifié et potentiellement accroître les dons en offrant aux participants plusieurs façons de contribuer.

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4. Échangez avec vos donateurs

Prenez le temps de socialiser avec vos donateurs avant le début du tirage ou pendant qu'ils consultent les lots. Cela vous permettra de trouver de nouveaux soutiens et d'approfondir vos liens avec les donateurs fidèles.

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5. Installez une boîte à dons

Placez une ou deux boîtes à dons dans la salle. Même lors d'un événement avec vente de billets, certains donateurs souhaitent faire un don supplémentaire en argent comptant. Apposez des codes QR sur ces boîtes pour permettre également les dons en ligne.

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Étude de cas : comment Say Hi Foundation a vendu des billets de tirage via Zeffy et économisé 39 935 $

La Say Hi Foundation Inc., un OBNL américain, a utilisé avec succès la plateforme de tirage en ligne de Zeffy pour son événement 2024 Tricky Tray and Bourbon Bonanza. Ce tirage créatif combinait un tirage par paniers avec une soirée à thème bourbon, attirant un public diversifié. L'organisation a créé une expérience de grande valeur pour les participants en proposant des billets d'admission incluant des paniers de tirage, un repas traiteur, un bar ouvert et de la musique live.

Grâce au système de billetterie sans frais de Zeffy, l'organisation a amassé 39 935 $ et économisé environ 2 000 $ en frais. Cet événement démontre comment des outils numériques gratuits peuvent considérablement augmenter le potentiel de collecte de fonds d'un OBNL et renforcer l'engagement communautaire. La mécanique — un souper-bénéfice combiné à un tirage par paniers — est entièrement reproductible au Québec.

Chaque dollar qui aurait servi à payer des frais de plateforme est resté au service de la mission de Say Hi Foundation. C'est l'essence même de la collecte de fonds sans frais : plus d'argent qui rejoint les personnes que vous servez, pas la plateforme que vous utilisez. Zeffy a aidé plus de 100 000 OBNL à amasser plus de 2 G$ pour leurs causes — sans aucuns frais de plateforme, jamais.

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Questions fréquentes sur le tirage par paniers

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