Encan-bénéfice en ligne : guide complet pour les OBNL

Qu'est-ce qu'un encan-bénéfice en ligne ?

Un encan-bénéfice en ligne est un événement de collecte de fonds au cours duquel des lots ou des expériences sont remis au donateur ayant soumis la mise la plus élevée. Contrairement aux encans traditionnels, il se tient entièrement sur internet.

Ces encans permettent aux organismes à but non lucratif (OBNL) de recueillir des fonds en exploitant la commodité et la portée des plateformes numériques. Les donateurs placent leurs mises sur des lots via un site web ou une application, et les revenus vont directement à la cause.

‍

Comment fonctionne un encan en ligne au profit d'un OBNL ?

Un encan en ligne fonctionne de façon très similaire à un encan en personne.

En règle générale, les lots donnés ou procurés sont mis en ligne sur une plateforme d'encan, où les donateurs soumettent leurs mises pendant une période définie. Une fois l'encan lancé, chaque participant peut miser sur les lots de son choix ; la plateforme gère les paliers de mise minimum et avise les donateurs lorsqu'ils sont surenchéris. À la fermeture, la mise la plus élevée sur chaque lot l'emporte. La plateforme facilite l'encaissement des paiements et s'assure que les fonds sont transférés à l'OBNL.

‍

Quels types d'encans organiser pour votre OBNL ?

Il existe plusieurs formules d'encan-bénéfice, chacune adaptée à des contextes et des objectifs différents. Au Québec, l'encan-bénéfice (silencieux ou en direct) est un format signature du secteur philanthropique, souvent intégré à un gala-bénéfice, un bal ou une activité-bénéfice. Des organisations comme la Fondation CHU Sainte-Justine, l'OSM, le MBAM et Mission Old Brewery en font un pilier de leur levée de fonds annuelle.

Encans virtuels

Les encans virtuels se déroulent entièrement sur internet, permettant aux donateurs de miser sur des lots depuis n'importe où, à leur convenance. Ils peuvent être animés en direct par un encanteur ou se dérouler sur une période prolongée, généralement une semaine ou plus.

Les donateurs s'inscrivent sur la plateforme, consultent les lots avec leurs descriptions et images, et soumettent leurs mises en ligne. La plateforme gère les paliers de mise minimum, les notifications et l'encaissement des paiements.

Les encans virtuels offrent plusieurs avantages :

• Commodité : les donateurs participent depuis n'importe où avec une connexion internet.

• Durée prolongée : l'encan peut s'étaler sur plusieurs jours, laissant plus de temps pour les mises.

• Automatisation : la plateforme gère les mises et les paiements, réduisant le travail administratif.

• Coûts réduits : aucun besoin de louer un local ou d'en assumer les frais.

• Portée élargie : rejoignez des donateurs au-delà de votre communauté immédiate, ce qui augmente le potentiel de mises et de revenus.

Encans en direct

Les encans en direct sont des événements en personne, souvent organisés dans le cadre de galas-bénéfice ou de bals. Un encanteur anime les mises en temps réel, créant une atmosphère engageante et compétitive. Les donateurs lèvent leur palette pour miser, et l'encanteur annonce les mises et les gagnants sur-le-champ. Ce format est typique des galas-bénéfice et bals-bénéfice au profit de grandes fondations — le Bal des Grands Cœurs de la Fondation Institut de cardiologie de Montréal en est un exemple signature.

Les organismes choisissent souvent l'encan en direct pour :

• L'interaction en personne : une atmosphère dynamique et conviviale qui stimule les mises.

• Les résultats immédiats : les gagnants sont annoncés sur place, ce qui ajoute à l'effervescence.

• L'engagement : un contact direct entre l'OBNL et ses donateurs.

• Des mises plus élevées : l'ambiance compétitive pousse souvent les montants à la hausse.

• L'intégration événementielle : souvent jumelé à un souper-bénéfice ou un spectacle, ce qui enrichit l'expérience globale.

Organisez un encan silencieux pour maximiser la participation

Les encans silencieux sont généralement organisés lors d'événements où les lots sont exposés sur des tables, accompagnés de feuilles de mise. Les donateurs y inscrivent leurs offres — souvent de façon anonyme — pendant toute la durée de l'événement. À la fermeture, la mise la plus élevée sur chaque feuille l'emporte.

C'est le format dominant au Québec pour les activités-bénéfice et événements-bénéfice : encans silencieux de Mission Old Brewery, du MBAM, de l'OSM, souvent tenus en parallèle d'un gala-bénéfice ou d'un bal. Polyvalent et accessible, il se marie parfaitement aux autres activités de collecte de fonds.

• Lots exposés : les donateurs peuvent voir et examiner les lots de près.

• Mises anonymes : les participants inscrivent leurs offres sur des feuilles, en toute discrétion.

• Flexibilité : les mises se font tout au long de l'événement, au rythme de chacun.

• Complémentarité : peut être jumelé à d'autres activités de collecte de fonds pour maximiser les revenus.

• Adapté aux grands événements : peut accueillir un grand nombre de lots et de donateurs.

‍

Organisez votre encan-bénéfice en 9 étapes

Planifier un encan-bénéfice demande organisation et souci du détail. En suivant ces étapes, vous maximisez le potentiel de collecte de fonds et l'engagement de vos donateurs.

1. Définissez vos objectifs et votre budget

Commencez par déterminer ce que vous souhaitez accomplir avec votre encan. Des objectifs clairs et une bonne compréhension de votre budget orienteront toute la planification.

• Fixez des objectifs précis : déterminez votre cible de collecte de fonds, le montant à amasser et l'utilisation prévue des fonds.

• Planifiez votre budget : listez toutes les dépenses potentielles — location de salle, lots, marketing, frais de plateforme.

2. Choisissez le type d'encan

Le choix du bon format dépend de votre public, de vos ressources et de vos objectifs de collecte de fonds. Chaque type a ses avantages propres.

• Virtuel : idéal pour rejoindre un public plus large et réduire les frais généraux.

• En direct : parfait pour créer une atmosphère engageante et compétitive en personne.

• Silencieux : permet aux donateurs de parcourir les lots et de miser à leur rythme, souvent en complément d'autres activités de collecte de fonds.

3. Choisissez la date et le lieu

La date et le lieu sont déterminants pour maximiser la participation et créer un environnement propice aux mises.

• Date : choisissez une date sans conflit avec les grands événements locaux et prévoyez suffisamment de temps pour la planification et la promotion.

• Lieu : pour les encans en direct ou silencieux, optez pour un endroit accessible, spacieux et adapté au nombre de donateurs attendus.

• Plateforme : pour les encans en ligne, choisissez une plateforme fiable et facile à utiliser, avec mises automatisées, notifications et traitement des paiements.

4. Procurez vos lots

Le succès de votre encan repose en grande partie sur la qualité et la variété des lots offerts.

Approchez des entreprises locales, des particuliers et des commanditaires pour obtenir des lots en don. En échange, offrez-leur une reconnaissance publique dans le programme de l'événement ou une visibilité sur vos réseaux — c'est le cœur de la commandite et du partenariat corporatif au Québec. Distinguez bien la commandite (visibilité en échange d'un soutien) du don d'entreprise (pur geste philanthropique).

Veillez à proposer un mélange de lots à valeur élevée et d'autres plus accessibles, pour répondre à tous les profils de donateurs. Incluez des expériences exclusives — soupers chez un chef réputé, visites privées de musées, billets pour des événements culturels (OSM, MBAM) ou sportifs — qui suscitent des mises plus élevées.

5. Mettez en place l'encan

Que vous organisiez un encan virtuel, en direct ou silencieux, la mise en place efficace de votre espace (ou de votre plateforme) est essentielle à une expérience fluide.

• Mise en place virtuelle : assurez-vous que la plateforme est facile à utiliser, sécurisée et capable de gérer de nombreuses mises simultanées. Téléchargez des images de qualité et des descriptions détaillées de chaque lot.

• Mise en place physique : pour les encans en direct et silencieux, disposez les lots de façon attrayante avec des descriptions claires et un accès facile aux feuilles de mise ou aux stations de mise.

6. Faites la promotion de votre encan

Une promotion efficace est essentielle pour attirer des donateurs et maximiser la participation. Adoptez une approche multicanal pour rejoindre un public large.

Élaborez une stratégie de marketing par courriel, de publications sur les médias sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) et de mises à jour sur le site web de votre organisme. Mettez en avant les lots phares ou les expériences exclusives pour susciter l'intérêt et l'enthousiasme dès le départ.

7. Gérez l'encan

Une fois l'encan lancé, une gestion active garantit une expérience fluide pour les donateurs et maximise le potentiel de collecte. Les OBNL devraient :

• Suivre les mises : vérifiez régulièrement la plateforme pour suivre l'activité des mises et répondre aux questions des participants.

• Maintenir l'engagement : envoyez des mises à jour et des rappels pour tenir les donateurs informés tout au long de l'encan.

• Soutenir l'équipe : pour les encans en direct et silencieux, mobilisez des bénévoles pour aider au suivi des mises, à l'exposition des lots et aux questions des donateurs.

8. Fermez l'encan

La phase de clôture est déterminante pour maximiser les mises finales et assurer une fermeture sans accroc.

Pour les encans en ligne et silencieux, lancez une dernière poussée avant la fermeture avec des comptes à rebours et des rappels. Communiquez clairement la fin de l'encan, annoncez les mises gagnantes et fournissez les instructions pour le paiement et la remise des lots.

9. Activités post-encan

Une fois l'encan terminé, les activités de suivi sont essentielles pour entretenir les relations et évaluer le succès de l'événement.

• Encaissez les paiements : assurez-vous que tous les donateurs gagnants complètent leur paiement rapidement et en toute sécurité.

• Remettez les lots : coordonnez la livraison ou la remise des lots aux donateurs gagnants.

• Remerciez les participants : envoyez des messages de remerciement personnalisés aux donateurs, aux bénévoles et aux commanditaires. Soulignez leur contribution sur les médias sociaux et votre site web — la fonctionnalité Courrier aux donateurs de Zeffy est idéale pour cela.

• Évaluez : analysez les résultats de l'encan, recueillez les commentaires des participants et identifiez les points à améliorer pour les prochains événements.

‍

Les outils essentiels pour votre encan-bénéfice

Planifier et exécuter un encan-bénéfice demande les bons outils à chaque étape. Voici ce dont vous avez besoin pour que tout se déroule sans accroc.

Plateforme d'encan

Une plateforme fiable est indispensable pour gérer un encan en ligne ou virtuel. Elle doit simplifier le processus de mise et offrir une expérience fluide aux donateurs.

Recherchez une plateforme qui offre :

• Mises automatisées

• Notifications en temps réel

• Traitement sécurisé des paiements

• Interface facile à utiliser

• Personnalisation des pages d'encan

‍

‍

Outils de marketing

Une promotion efficace est essentielle pour attirer des donateurs et maximiser la participation. Plutôt que de jongler entre une dizaine d'outils tiers, les OBNL qui utilisent Zeffy ont accès directement à l'Infolettre et courriels et au Courrier aux donateurs — deux fonctionnalités intégrées pour contacter vos donateurs avant, pendant et après l'encan, sans frais supplémentaires.

Pour compléter votre stratégie :

• Marketing par courriel : utilisez un outil comme Mailchimp pour concevoir et envoyer des campagnes annonçant l'encan, mettant en valeur les lots phares et envoyant des rappels.

• Médias sociaux : Facebook, Instagram et LinkedIn sont vos meilleurs alliés pour créer de l'engouement. Un outil de planification vous aidera à gérer et suivre vos publications.

• Site web : ajoutez les détails de l'encan à votre site, en intégrant directement un lien vers votre plateforme d'encan.

Outils de gestion des lots

Une bonne gestion des lots est essentielle pour un événement réussi. Des outils de suivi et d'organisation vous aideront à ne rien oublier.

• Gestion de l'inventaire : utilisez un tableur ou un logiciel spécialisé pour suivre les lots reçus, leurs descriptions et leur statut (reçu, catalogué, exposé).

• Catalogage : mettez en place un système de catalogage avec descriptions détaillées, images de qualité et mises de départ pour chaque lot.

• Outils d'exposition : pour les encans en direct ou silencieux, utilisez des présentoirs, des bannières et de la signalétique pour mettre les lots en valeur.

Outils de traitement des paiements

Un traitement des paiements sécurisé et efficace est indispensable pour encaisser les fonds et finaliser les transactions.

• Passerelles de paiement : pour les encans en ligne, assurez-vous que la plateforme prend en charge des passerelles sécurisées comme Stripe ou PayPal. Zeffy intègre Stripe nativement et accepte les cartes de crédit, Apple Pay, Google Pay et PayPal — sans frais de plateforme.

• Paiements en personne : pour les encans en direct, installez des stations de paiement avec traitement par carte de crédit et gestion des espèces.

• Gestion des reçus : fournissez des reçus électroniques ou papier pour toutes les transactions et gérez-les de façon rigoureuse.

Outils de gestion des bénévoles et du personnel

L'organisation d'un encan-bénéfice nécessite souvent une équipe de bénévoles ou de membres du personnel pour prendre en charge les différentes tâches.

• Outils de planification : utilisez Google Agenda pour planifier les quarts de travail, gérer la disponibilité des bénévoles et coordonner les tâches.

• Plateformes de communication : une plateforme de messagerie d'équipe facilite la coordination et la transmission des mises à jour.

• Ressources de formation : préparez des documents ou des séances de formation pour que bénévoles et personnel connaissent bien leurs rôles et responsabilités.

Outils de rapports et d'analyse

L'analyse post-encan vous aide à évaluer le succès de l'événement et à identifier les pistes d'amélioration.

• Rapports : utilisez les fonctions de rapports intégrées à votre plateforme d'encan pour exporter des rapports sur les revenus, l'activité des mises et les performances par lot.

• Analyse web : des outils comme Google Analytics vous permettent de suivre le trafic sur votre page d'encan et de mesurer l'efficacité de vos efforts de marketing.

• Sondages : recueillez les commentaires des participants, donateurs et bénévoles à l'aide de formulaires de rétroaction.

‍

Lancez votre encan sans frais avec Zeffy

Zeffy est la plateforme de collecte de fonds en ligne 100 % sans frais pour les OBNL. Vous ne payez aucuns frais — ni frais de plateforme, ni frais de transaction, ni abonnement mensuel. Aucun piège.

Avec Zeffy, votre OBNL peut lancer des encans, suivre les informations sur les donateurs, encaisser les paiements et bien plus encore — sans débourser un seul sou. Contrairement à d'autres logiciels de collecte de fonds, Zeffy est une véritable solution tout-en-un : de la billetterie événementielle à la gestion des adhésions, c'est la seule plateforme qui vous aide à amasser plus de fonds sans jamais prélever un sou sur vos revenus.

Avec Zeffy, les OBNL ont accès à :

• Personnalisez vos lots : ajoutez des images, des paliers de mise minimum, des mises de départ, des descriptions détaillées de chaque lot, et bien plus encore.

• Créez une expérience à votre image : personnalisez votre formulaire d'encan avec votre logo, vos couleurs et une bannière.

• Encaissez automatiquement : les paiements sont collectés dès la fermeture de l'encan, sans intervention manuelle.

• Suivez les mises en temps réel : sachez qui mise sur quoi pendant l'événement, identifiez les lots sans mise et suivez le total amassé à chaque instant.

• Offrez une expérience optimisée pour mobile : vos formulaires sont optimisés pour mobile et tablette, pour miser en tout temps, de n'importe où. Affichez votre code QR sur place — vos donateurs arrivent directement sur votre formulaire en ligne.

• Profitez d'une plateforme tout-en-un : Zeffy va bien au-delà du logiciel d'encan. Vos donateurs, vos formulaires de don personnalisables, vos outils CRM et vos rapports sont tous au même endroit — sans frais.

‍

‍

Questions fréquentes sur l'encan-bénéfice

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍