Le guide ultime des règles et bonnes pratiques pour les encans silencieux

Qu'est-ce que les règles d'un encan silencieux et pourquoi sont-elles importantes ?

Les encans silencieux sont des événements de collecte de fonds très populaires — et pour de bonnes raisons. Avec les bons lots, une mise en place soignée et une stratégie adéquate, les encans silencieux peuvent être un excellent moyen pour les organismes à but non lucratif (OBNL) de mobiliser leur communauté et de recueillir de nombreux dons, que l'encan se tienne en ligne ou sur place.

Mais comme tout jeu ou événement, les encans silencieux nécessitent quelques règles pour être aussi réussis que possible. En établissant des politiques et en appliquant des bonnes pratiques, les OBNL peuvent rendre leurs encans silencieux aussi agréables, engageants et rentables que possible.

‍

Les 10 règles d'un encan silencieux à respecter

1. Fixer les heures de début et de fin

Assurez-vous de définir des heures de début et de fin précises pour votre encan et de communiquer clairement ces horaires à vos participants — par voie d'affichage lors de l'événement ou par courriel avant l'événement. Fixer des heures de début et de fin aide votre OBNL à s'organiser et garantit que chacun a une chance égale de faire des mises sur les lots.

‍

2. Établir le prix des lots en fonction de leur juste valeur marchande (JVM)

Fixer le prix des lots de l'encan silencieux en fonction de leur juste valeur marchande offre une base de référence pour les mises et contribue à s'assurer que les articles sont vendus à un prix raisonnable.

De plus, une tarification précise des lots peut également renforcer la confiance des participants dans l'intégrité de l'encan et leur volonté de faire des mises.

‍

3. Établir des paliers de mise minimum

Pour maintenir la compétitivité des mises et veiller à ce que votre OBNL génère suffisamment de revenus, assurez-vous de spécifier un palier de mise minimum pour chaque lot. Par exemple, si le palier est de 10 $, et que la mise actuelle est de 50 $, la prochaine mise doit être d'au moins 60 $.

Veillez à inclure cette information sur les feuilles de mise et sur la signalétique (directives de l'encan silencieux) lors des événements sur place afin d'éviter la disqualification de mises.

‍

4. Permettre aux participants de faire des mises sur plusieurs lots

L'une des meilleures façons de maximiser les revenus d'un encan silencieux est d'encourager les participants à faire des mises sur les lots autant de fois qu'ils le souhaitent.

Les mises multiples peuvent faire grimper le prix de vente final des lots disponibles et offrir aux donateurs plus de souplesse et d'options quant à leur participation.

‍

5. Rendre toutes les mises et ventes finales

Le fait de rendre toutes les mises et ventes finales protège l'intégrité de l'encan et garantit que toutes les mises sont faites de bonne foi.

En règle générale, les OBNL indiquent cette politique au bas de leurs documents et annonces relatifs à l'encan.

‍

6. Exiger que tous les donateurs paient en totalité à la fin de l'encan

De nombreux OBNL permettent des paiements différés à la fin de l'encan, ce qui signifie que les gagnants peuvent payer le lot remporté à une date ultérieure. Bien que cela offre un peu plus de souplesse aux donateurs, cela peut exposer votre OBNL au risque de ne pas être payé du tout, ou de ne pas l'être dans les délais.

Exigez plutôt que tous les donateurs gagnants paient le montant total de leur mise gagnante à la fin de l'encan. Assurez-vous que votre processus de paiement est simple et sécurisé, et proposez plusieurs options de paiement, comme les cartes de crédit et les paiements mobiles, pour faciliter la transaction.

‍

7. Mettre en place des limites raisonnables

Envisagez d'imposer des limites quant au nombre de lots qu'un seul donateur peut remporter ou au montant total qu'il peut dépenser. Cela peut empêcher un donateur de dominer l'encan et favorise une répartition plus équitable des lots.

‍

8. Établir les restrictions d'âge applicables

Certains articles, comme l'alcool ou les articles de collection, peuvent être soumis à des restrictions d'âge. Assurez-vous que ces restrictions sont clairement indiquées et vérifiez l'âge des donateurs lorsque cela est nécessaire.

‍

9. Informer les donateurs des risques

Lorsque des membres de votre communauté font une mise sur un lot, ils acceptent les risques qui en découlent.

Bien que la plupart des personnes reconnaissent que cette règle est une partie normale de tout encan, il ne nuit pas de rappeler aux donateurs tous les risques associés aux lots et au processus de mise. L'inclusion d'une clause de non-responsabilité dans les conditions de votre encan est un bon moyen de protéger votre organisation.

‍

10. Vendre les lots tels quels

Tous les articles doivent être vendus dans leur état actuel, sans garantie ni assurance.

Décrivez clairement l'état de chaque article dans vos documents d'encan afin d'établir des attentes appropriées et de réduire le risque de litiges.

‍

Les 6 bonnes pratiques pour organiser un encan silencieux

Pour vous assurer que votre événement soit un succès, veillez à suivre ces règles et bonnes pratiques pour les encans silencieux.

‍

1. Commencer à planifier tôt

L'organisation d'un encan représente beaucoup de travail. Pour éviter les maux de tête, commencez à planifier le plus tôt possible en :

• Définissant des objectifs clairs dès le départ : Déterminez vos cibles de collecte de fonds et ce que vous souhaitez accomplir avec l'événement.

• Créant un calendrier et un plan : Identifiez les étapes clés, comme la sollicitation de lots, le marketing et la mise en place de l'événement.

• Constituant une équipe : Formez des comités ou attribuez des rôles pour l'approvisionnement en lots, le marketing et la logistique afin de répartir la charge de travail.

‍

2. Proposer des lots variés

L'une des meilleures façons de s'assurer que votre encan soit le plus rentable possible est de proposer un mélange de lots à différents niveaux de prix, comme des expériences, des paniers-cadeaux, des articles commémoratifs et des services uniques. Vous pouvez aussi cibler les intérêts d'un public précis pour un encan plus personnalisé.

‍

3. Simplifier le processus de mise

Pour maintenir l'engagement de votre communauté et susciter sa participation, le processus de mise doit être aussi simple et facile que possible. Cela peut inclure :

• Un logiciel de mise mobile : Activez les mises mobiles pour permettre aux participants de faire des mises de n'importe où, même pendant l'événement.

• Des instructions claires : Fournissez des instructions simples et claires pour l'inscription des donateurs et la façon de faire des mises, tant en ligne que lors de l'événement.

• Des mises à jour en temps réel : Utilisez un logiciel d'encan pour fournir des mises à jour en temps réel sur les mises en cours, maintenant ainsi l'engagement et l'esprit de compétition des participants.

‍

4. Rendre l'espace événementiel attrayant

Si votre encan se tient sur place, vous devrez vous assurer que l'espace physique est bien aménagé. Cela peut inclure :

• Des présentoirs visuellement attrayants et bien organisés : Disposez les articles de manière attrayante avec des descriptions claires, des photos et les mises de départ.

• Une signalétique informative : Utilisez la signalétique pour guider les participants et leur fournir des informations essentielles sur les règles et les procédures de mise.

• Des extras : Assurez-vous que la salle est confortable, avec suffisamment d'espace pour que les participants puissent circuler et examiner les lots — vous pouvez même vendre de la nourriture et des boissons pour une collecte de fonds supplémentaire.

‍

5. Prendre la promotion au sérieux

Comme pour tout événement de collecte de fonds, l'organisation d'un encan nécessite des initiatives de marketing et de promotion pour faire connaître l'événement. Avant l'événement, assurez-vous de :

• Envoyer des communications fréquentes : Envoyez des avis de réservation de date et des mises à jour régulières à l'approche de l'événement.

• Mettre en valeur les lots phares : Présentez certains des lots les plus attrayants dans vos promotions pour susciter l'intérêt et l'anticipation.

• Tirer parti des médias sociaux et des influenceurs : Collaborez avec des influenceurs locaux ou des leaders communautaires pour faire connaître l'événement et attirer davantage de participants.

‍

6. Toujours assurer un suivi

Afin de vous assurer que les participants se sentent valorisés et que votre organisation puisse organiser un autre événement réussi à l'avenir, veillez à :

• Envoyer des remerciements : Envoyez des notes de remerciement personnalisées à tous les participants, donateurs et bénévoles.

• Recueillir des commentaires : Sollicitez les avis des participants et du personnel pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.

• Produire un bilan post-événement : Partagez les résultats de l'encan avec votre communauté en soulignant l'impact des fonds amassés.

‍

Modèle de règles pour un encan silencieux

Utilisez ce modèle de règles pour un encan silencieux pour commencer à rédiger le vôtre !

[Nom de votre organisme à but non lucratif]

Règles de l'encan silencieux

Bienvenue à notre encan silencieux ! Veuillez prendre connaissance de nos règles afin de garantir une expérience équitable et agréable pour tous les participants.

1. Période de mise

• Les mises débuteront à [heure de début] le [date de début] et se termineront à [heure de fin] le [date de fin].

‍

2. Juste valeur marchande

• Les lots de l'encan sont évalués en fonction de leur juste valeur marchande, qui est indiquée sur les feuilles de mise.

‍

3. Palier de mise minimum

• Les mises doivent respecter le palier de mise minimum de [montant du palier minimum]. Les mises ne respectant pas ce palier seront disqualifiées.

‍

4. Mises multiples

• Les participants sont autorisés à faire des mises sur un lot plusieurs fois. Chaque nouvelle mise doit être supérieure à la précédente d'au moins le palier minimum.

‍

5. Caractère définitif des mises et des ventes

• Toutes les mises et ventes sont finales. Aucun remboursement ni échange ne sera accordé.

‍

6. Obligations de paiement

• Les donateurs gagnants s'engagent à payer en totalité à la fin de l'encan. Le paiement doit être effectué avant le [date limite de paiement].

‍

7. Limites

• Des limites peuvent s'appliquer au nombre de lots qu'un même donateur peut remporter ou au montant total qu'il peut dépenser. Veuillez consulter les descriptions des lots pour connaître les limites spécifiques.

‍

8. Restrictions d'âge

• Certains lots peuvent être soumis à des restrictions d'âge. Les donateurs doivent satisfaire à ces exigences pour faire des mises sur ces lots et les remporter.

‍

9. Acceptation des risques

• Les donateurs assument tous les risques liés aux lots de l'encan et au processus de mise.

‍

10. Modifications des lots

• Les lots peuvent être modifiés ou retirés sans préavis. Nous nous excusons pour tout inconvénient que cela pourrait causer.

‍

11. Désignation des gagnants

• La mise la plus élevée à la fin de la période d'encan déterminera le gagnant de chaque lot.

‍

12. État des lots

• Tous les lots sont vendus tels quels, sans garantie ni assurance. Veuillez examiner attentivement les descriptions et l'état des lots.

‍

Merci de participer à notre encan silencieux et de soutenir [Nom de votre organisme à but non lucratif]. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide, veuillez contacter [personne-ressource] à [coordonnées].

Bonne mise !

‍

Lancez votre encan silencieux sans frais avec Zeffy

Préparer et réaliser un encan silencieux efficace et agréable pour votre OBNL peut sembler une tâche ardue. Mais avec les bonnes règles, procédures, bonnes pratiques et outils, votre OBNL peut s'assurer que chaque encan silencieux est un franc succès.

En utilisant un logiciel d'encan silencieux gratuit comme Zeffy, votre OBNL peut rendre la participation à votre encan simple et agréable grâce aux mises mobiles, aux notifications de mise automatisées, à un processus de paiement fluide et à bien d'autres fonctionnalités. De plus, les OBNL peuvent tirer parti des outils gratuits de marketing et d'engagement de Zeffy pour communiquer les règles à l'avance par courriel et envoyer des remerciements à la fin de l'événement.

‍

‍

Règles de l'encan silencieux : questions fréquentes

‍

‍