Conformité des OBNL au Québec : guide pratique et liste de vérification

Obtenir le statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) n'est que le point de départ. Votre organisme à but non lucratif (OBNL) doit ensuite respecter en permanence les obligations réglementaires fédérales et provinciales. La conformité est essentielle non seulement pour conserver votre statut d'exonération fiscale, mais aussi pour préserver la confiance du public et maintenir votre bonne réputation dans la communauté.

Pour rester conforme, votre organisation doit satisfaire à plusieurs exigences : produire les déclarations requises, tenir des registres financiers rigoureux, respecter les politiques de gouvernance et les règles applicables à la collecte de fonds.

Gérer ces obligations en parallèle de vos activités de mission peut s'avérer complexe. C'est pourquoi nous avons préparé ce guide simple, accompagné d'une liste de vérification pratique, pour vous aider à maintenir la conformité de votre OBNL et à éviter d'éventuels problèmes légaux.

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Table des matières

Obligations de déclaration fédérales et provinciales

Tenue des registres financiers et reddition de comptes

Gouvernance du conseil d'administration et gestion des politiques

Conformité en matière de collecte de fonds

Gestion du personnel et paie

Téléchargez notre liste de vérification pour rester conforme

En conclusion sur la conformité des OBNL

Questions fréquentes sur la conformité des OBNL

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Obligations de déclaration fédérales et provinciales

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1. Produisez votre déclaration T3010 annuelle

Tous les organismes de bienfaisance enregistrés auprès de l'ARC doivent produire la déclaration T3010 (Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés) chaque année, dans les six mois suivant la fin de leur exercice financier. Cette déclaration compile des renseignements sur les revenus, les dépenses, les programmes réalisés et la rémunération des dirigeants de votre organisme. Elle est accessible au public dans le registre des organismes de bienfaisance de l'ARC, ce qui en fait un outil de transparence à l'égard des donateurs et des organismes subventionnaires.

Ne pas produire la T3010 pendant un exercice peut entraîner la révocation de votre statut d'organisme de bienfaisance enregistré. Lorsque vous remplissez les sections narratives, assurez-vous de bien communiquer la mission, l'impact et les activités de votre OBNL. (Source : ARC — Déclaration T3010)

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2. Déposez votre déclaration de mise à jour annuelle au REQ

Les OBNL constitués en personne morale au Québec doivent produire une déclaration de mise à jour auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) pour maintenir leur bonne standing juridique. Cette déclaration met à jour les informations clés de votre organisme : membres du conseil d'administration (administrateurs), siège social et autres renseignements essentiels.

Les OBNL constitués en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (fédéraux) déposent plutôt leurs mises à jour auprès de Corporations Canada. Selon votre acte constitutif, des frais et des délais précis s'appliquent — ne les manquez pas, car cela peut compromettre la capacité de votre OBNL à opérer légalement. (Source : Registraire des entreprises du Québec)

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3. Renouvelez vos permis selon l'activité de financement

Contrairement aux États-Unis, le Québec n'impose pas de régime distinct d'enregistrement provincial pour la sollicitation de dons de la part des organismes de bienfaisance. C'est un avantage important pour les OBNL québécois.

Cependant, certaines activités de financement spécifiques nécessitent des permis. Les tirages, les tirages 50/50 et toute autre forme de loterie à but de financement sont réglementés par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ). Votre OBNL doit obtenir une licence de la RACJ avant d'organiser ce type d'activité. La valeur des lots détermine la catégorie de licence requise. (Source : RACJ)

Si votre OBNL sollicite des dons dans d'autres provinces canadiennes, consultez le régulateur propre à chaque province pour connaître les exigences applicables.

Loi 25 — Protection des renseignements personnels

La Loi 25 (anciennement projet de loi 64) modernise le cadre québécois de protection des renseignements personnels. Elle s'applique à tous les OBNL qui collectent des renseignements personnels auprès de donateurs, bénévoles ou employés au Québec. Ses phases d'application se sont échelonnées de 2022 à 2024 et sont maintenant entièrement en vigueur. Parmi les obligations principales : désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre organisation, réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) lors de l'introduction de nouvelles technologies, et signaler toute atteinte à la confidentialité à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) dans un délai raisonnable. (Source : CAI — Commission d'accès à l'information du Québec)

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Tenue des registres financiers et reddition de comptes

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4. Tenez des registres financiers rigoureux

Conservez des registres détaillés de toutes les transactions financières, notamment les reçus, les factures et les données de paie. Ces registres soutiennent la transparence, la santé financière et la conformité de votre OBNL. Ils sont indispensables pour les déclarations fiscales, les demandes de subventions et les partenariats corporatifs, car ils attestent de votre sain gestion financière.

Un bon logiciel de comptabilité vous aide à gérer et à organiser ces registres efficacement. Une solution fiable vous permet de suivre les revenus, les dépenses et les dons à affectation spécifique, tout en facilitant le rapprochement bancaire, les rapports mensuels et les déclarations fiscales dans les délais.

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5. Effectuez des vérifications comptables régulières

En vous engageant à des vérifications régulières, vous démontrez votre responsabilité, renforcez la confiance de vos parties prenantes et prévenez les irrégularités financières.

Vous pouvez effectuer des vérifications internes avec des membres du personnel ou du conseil d'administration pour repérer les lacunes dans vos politiques financières et vos pratiques de collecte de fonds.

Envisagez également des vérifications externes annuelles réalisées par des comptables professionnels agréés (CPA) — membres de l'Ordre des CPA du Québec. Ces vérifications indépendantes examinent la santé financière de votre organisation et assurent la conformité aux normes comptables, aux exigences des subventions et à votre statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC. (Source : Ordre des CPA du Québec)

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6. Respectez les obligations provinciales additionnelles

Pour les OBNL constitués au Québec, la mise à jour annuelle au REQ (décrite à la section 2) couvre l'essentiel des obligations provinciales de déclaration. Si votre OBNL exerce ses activités dans plusieurs provinces, une inscription extraprovinciale pourrait être requise dans chaque province concernée — consultez le registre des entreprises de chaque province pour connaître les exigences spécifiques.

Gardez également à jour les coordonnées de votre organisme (siège social, membres du conseil d'administration) et consignez tout changement important dans vos registres officiels. Visitez le site du Registraire des entreprises du Québec pour connaître les délais et les formulaires requis.

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Gouvernance du conseil d'administration et gestion des politiques

7. Tenez des réunions du conseil d'administration régulièrement

Organisez des réunions du conseil d'administration chaque mois, tous les deux mois ou selon les modalités prévues dans vos règlements généraux et les lois provinciales applicables. Rédigez des procès-verbaux détaillés, car certaines lois exigent que les OBNL documentent et conservent les comptes rendus de leurs réunions.

Un procès-verbal comporte plusieurs éléments essentiels — inutile de tout transcrire mot pour mot. Incluez-y les informations suivantes :

• Renseignements de base (date, heure, lieu)

• Présences (membres du conseil présents et absents)

• Ouverture de la séance et heure

• Adoption du procès-verbal de la réunion précédente

• Rapports (financier, comités, directeur général)

• Propositions, motionnaires et résultats des votes

• Principaux sujets discutés et décisions prises

• Suivis à effectuer et personnes responsables

• Heure de levée de la séance et signature du secrétaire ou de la personne responsable des procès-verbaux

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8. Révisez et mettez à jour vos règlements généraux

Réviser et mettre à jour les règlements généraux de votre OBNL est indispensable pour s'assurer qu'ils reflètent les activités actuelles de l'organisation et respectent les exigences légales. Ces règlements constituent votre cadre de gouvernance : ils définissent les règles de prise de décision, la structure du conseil d'administration et les processus organisationnels.

Lors de votre révision, vérifiez si les règlements généraux existants correspondent à la taille, à la mission et aux pratiques de gouvernance actuelles de votre OBNL. Prenez note de tout changement dans les lois fédérales et provinciales sur les OBNL — comme les règles sur la composition du conseil d'administration et les exigences en matière de conflits d'intérêts — et mettez à jour vos règlements en conséquence.

Révisez et mettez à jour vos règlements généraux tous les deux ou trois ans — n'attendez pas plus de cinq ans.

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9. Élaborez et maintenez une politique sur les conflits d'intérêts

Examinez votre politique sur les conflits d'intérêts chaque année avec les membres du conseil d'administration pour vous assurer qu'elle demeure efficace et conforme aux activités de l'organisation et aux exigences légales.

Une politique bien définie en matière de conflits d'intérêts est essentielle à la saine gouvernance d'un OBNL. Ce document guide les membres du conseil d'administration, les dirigeants et les employés dans le repérage, la divulgation et la gestion des conflits potentiels susceptibles d'influencer la prise de décision ou la réputation de l'organisation.

En adoptant et en appliquant rigoureusement une telle politique, vous protégez vos processus décisionnels et démontrez votre responsabilité à l'égard de vos parties prenantes.

Sur le plan juridique, les dispositions relatives aux conflits d'intérêts pour les OBNL constitués au Québec sont encadrées par la Loi sur les compagnies du Québec, Partie III, et par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif pour les OBNL de constitution fédérale. Référez-vous à vos lettres patentes et à vos règlements généraux pour les dispositions spécifiques à votre organisation. (Source : Educaloi — OBNL)

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Conformité en matière de collecte de fonds

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10. Remettez des reçus fiscaux conformes à vos donateurs

Il est important de remercier tous vos donateurs, quelle que soit la valeur de leur don. Sur le plan légal, l'ARC exige que les organismes de bienfaisance enregistrés qui émettent des reçus fiscaux officiels y incluent les éléments suivants : nom de l'organisme, numéro d'enregistrement ARC, numéro de série du reçu, date du don, montant, nom et adresse du donateur, lieu d'émission, signature d'un dirigeant autorisé, mention que c'est un reçu officiel aux fins de l'impôt sur le revenu, et l'adresse du site web de l'ARC (canada.ca/charities-giving).

Contrairement aux États-Unis, il n'existe pas de seuil minimum en dollars au Canada déclenchant l'obligation d'émettre un reçu fiscal — les règles de l'ARC s'appliquent à tout don en argent pour lequel l'organisme choisit d'émettre un reçu, même si des règles particulières s'appliquent aux dons en nature et aux avantages reçus en contrepartie. Pour connaître toutes les règles d'émission de reçus, consultez le Guide P113 — Les dons et l'impôt de l'ARC. (Source : ARC — Guide P113)

Avec le logiciel de gestion des donateurs 100 % gratuit de Zeffy, vous pouvez générer et envoyer des reçus fiscaux à tous vos donateurs dès réception d'un don.

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11. Suivez vos revenus de collecte de fonds

Conservez des registres détaillés de tous les dons et activités de collecte de fonds pour satisfaire aux exigences de la déclaration T3010. Le suivi de vos fonds vous fournit également des informations précieuses sur vos habitudes de collecte.

Vous pouvez déterminer quelles méthodes de collecte de fonds génèrent le plus de soutien et lesquelles nécessitent des ajustements, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées pour vos futures stratégies de collecte.

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12. Assurez l'utilisation appropriée des fonds

La gestion des fonds de vos donateurs exige une intendance rigoureuse pour maintenir la confiance et respecter vos obligations légales. Respectez strictement les restrictions imposées par les donateurs et utilisez les fonds désignés uniquement aux fins prévues.

Pour les dons non affectés, veillez à ce que les dépenses concordent avec la mission et le budget approuvé de votre OBNL.

Documentez clairement toutes les affectations de fonds, en particulier pour les subventions assorties d'exigences spécifiques. Cette transparence permet d'éviter les allégations de mauvaise utilisation des fonds tout en démontrant une gestion financière responsable à vos parties prenantes.

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Gestion du personnel et paie

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13. Classez correctement vos travailleurs (salariés vs travailleurs autonomes)

La classification des travailleurs a des répercussions sur tout : les obligations fiscales, la couverture en cas d'accident du travail et la responsabilité légale. Au Québec, les critères de classification relèvent de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), de Revenu Québec (guide RQ-1 sur la distinction « Travailleur autonome ou salarié ? ») et de l'ARC.

Une mauvaise classification expose votre organisation à des réclamations auprès de la CNESST, à des retenues à la source rétroactives de la part de Revenu Québec et de l'ARC, ainsi qu'à des recours civils. Révisez régulièrement vos classifications, notamment lorsque des rôles ou des responsabilités changent. (Sources : CNESST ; Revenu Québec)

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14. Respectez les lois du travail applicables

Les OBNL doivent respecter les lois du travail fédérales et provinciales pour assurer un traitement équitable à leurs employés et maintenir leur conformité légale. Au Québec, les lois clés à connaître sont les suivantes :

• Loi sur les normes du travail (LNT) : administrée par la CNESST, elle établit les normes minimales en matière de salaire minimum, d'heures de travail, de vacances et de congés. Elle s'applique à la grande majorité des employeurs québécois, y compris les OBNL.

• Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST) et Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP) : gérées par la CNESST, elles régissent la sécurité au travail et l'indemnisation des accidents du travail. Votre OBNL doit verser des cotisations à la CNESST et maintenir un environnement de travail sécuritaire. (Source : CNESST)

• Charte des droits et libertés de la personne du Québec : interdit la discrimination et prévoit des mesures d'accommodement raisonnable, administrées par la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ). S'applique à tous les employeurs québécois, quelle que soit leur taille.

• Loi sur l'équité salariale : oblige les organisations de 10 employés ou plus à maintenir l'équité salariale entre les emplois à prédominance féminine et masculine.

• Loi 25 (protection des renseignements personnels) : s'applique également à la gestion des renseignements personnels de vos employés. Assurez-vous d'avoir des politiques claires encadrant la collecte, l'utilisation et la conservation de ces données.

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15. Respectez vos obligations de retenues à la source et de cotisations

En tant qu'OBNL employeur, vous devez effectuer les retenues à la source appropriées sur les salaires et verser les cotisations patronales requises. Ces remises doivent être transmises à l'ARC (fédéral) et à Revenu Québec (provincial). Voici les principales obligations :

• Retenez l'impôt sur le revenu fédéral (ARC) et l'impôt provincial (Revenu Québec) sur les salaires de vos employés, selon les formulaires TD1 (fédéral) et TP-1015.3 (Revenu Québec).

• Remettez les cotisations patronales et salariales au Régime de rentes du Québec (RRQ) et à l'Assurance-emploi (AE).

• Versez les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) — un régime propre au Québec qui offre des prestations de maternité et de paternité bonifiées.

• Acquittez les cotisations au Fonds des services de santé du Québec (FSS) et au fonds des normes du travail (administré par la CNESST).

• Versez les primes CNESST pour la couverture en cas d'accident du travail.

Notez que le statut d'organisme de bienfaisance enregistré ne vous exempte pas automatiquement de ces obligations de retenues à la source et de cotisations. (Sources : Revenu Québec — Retenues à la source ; ARC — Retenues sur la paie)

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Téléchargez notre liste de vérification pour rester conforme

Gérer un OBNL est déjà un défi en soi — sans avoir à vous soucier des échéances de conformité. Téléchargez cette liste de vérification pratique pour vous aider, vous et votre conseil d'administration, à ne rien oublier : des déclarations annuelles aux exigences de gouvernance.

Liste de vérification stratégique pour la conformité des OBNL [À venir]

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En conclusion sur la conformité des OBNL

La conformité ne se résume pas à cocher des cases — c'est le fondement d'une croissance durable. En mettant en place un programme de conformité bien structuré, vous renforcez votre crédibilité auprès de vos parties prenantes, attirez de grands donateurs et consolidez vos possibilités de collecte de fonds.

Commencez par établir des politiques claires, désignez des responsables pour chaque secteur de conformité et créez un calendrier des échéances fiscales et réglementaires. Misez sur des formations régulières de votre personnel pour que chacun comprenne ses obligations légales, et effectuez des vérifications trimestrielles pour repérer les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.

Avec cette approche systématique, vous prévenez facilement les manquements à la conformité et pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre mission.

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Questions fréquentes sur la conformité des OBNL

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