Comment organiser une course de 5 km pour votre OBNL

Planifier une course de 5 km peut sembler complexe et demander beaucoup de temps, mais vous n'avez pas besoin d'expérience en organisation de courses pour réussir votre premier événement. Votre course de 5 km peut être une activité-bénéfice ponctuelle pour financer un projet précis ou un événement annuel qui soutient la mission générale de votre organisme à but non lucratif.

Que vous organisiez un demi-marathon, une course-bénéfice ou une course récréative, la planification d'un 5 km demande plusieurs étapes et le soutien de votre communauté.

Nous avons préparé un guide étape par étape pour vous expliquer comment organiser une course de 5 km, accompagné de conseils pratiques pour amasser des fonds et tisser des liens avec vos donateurs et commanditaires lors de vos événements de collecte de fonds :

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20 étapes pour planifier une course de 5 km

• 1. Définissez l'objectif et les buts de votre course

• 2. Formez un comité organisateur

• 3. Choisissez la date, l'heure et le lieu

• 4. Établissez un budget

• 5. Obtenez les permis nécessaires

• 6. Sollicitez des commandites

• 7. Annoncez votre événement

• 8. Choisissez une plateforme de collecte de fonds en ligne

• 9. Créez la page de votre course

• 10. Faites la promotion de votre course

• 11. Planifiez la logistique et le chronométrage

• 12. Contactez vos fournisseurs

• 13. Coordonnez vos bénévoles

• 14. Tracez votre parcours

• 15. Communiquez avec vos participants

• 16. Installez votre parcours le jour J

• 17. Accueillez les participants à l'enregistrement

• 18. Gérez la journée de course

• 19. Envoyez vos remerciements après l'événement

• 20. Évaluez et planifiez la suite

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Planification de l'événement (6 à 12 mois avant la course)

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1. Définissez l'objectif et les buts de votre course

Dans le meilleur des cas, vous disposerez de six à douze mois avant votre prochaine course de 5 km. Vous n'aurez peut-être pas ce luxe, mais commencez à planifier votre événement-bénéfice le plus tôt possible. La première étape consiste à déterminer l'objectif et les buts de votre course-bénéfice.

Commencez par cibler un programme ou un projet spécifique à financer, puis fixez votre objectif financier. Vous pouvez également inclure d'autres buts, comme le nombre de nouveaux donateurs, de participants, de commanditaires, etc.

Si votre OBNL est enregistré comme organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC), sachez que vous pouvez émettre des reçus fiscaux pour la portion don d'une inscription. La partie couvrant les frais d'inscription réels n'est pas déductible. Consultez les exigences de l'ARC en matière d'émission de reçus officiels de don pour vous assurer d'être en conformité.

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2. Formez un comité organisateur

Une autre étape à ne pas négliger dès le départ est la formation d'un comité organisateur. N'organisez jamais une course de 5 km ou une course-bénéfice seul.

Constituez un groupe réunissant un ou deux membres du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des donateurs. Vous pouvez également contacter des clubs de course locaux pour trouver d'autres personnes engagées dans votre cause.

Une fois votre comité formé, attribuez un rôle et des responsabilités à chacun. Certains rôles s'exerceront le jour de la course, comme celui de directeur de course. D'autres membres devront se charger de trouver des commanditaires et des fournisseurs, de gérer le processus d'inscription avant et pendant la course, et d'assurer la formation pour la collecte pair-à-pair.

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3. Choisissez la date, l'heure et le lieu

L'une des premières responsabilités du comité organisateur est de choisir la date, l'heure et le lieu de votre course récréative. C'est aussi le moment de trouver un nom et un thème accrocheurs pour susciter l'enthousiasme des participants.

Au Québec, la période idéale pour les courses extérieures s'étend de mai à octobre. Les journées plus fraîches du printemps et de l'automne sont particulièrement appréciées des coureurs. Certaines courses se tiennent aussi en hiver — en format raquette ou sur neige — mais elles demandent une logistique adaptée. Pour des courses dans les grandes villes comme Montréal, Québec, Sherbrooke ou Gatineau, communiquez tôt avec les services municipaux pour les autorisations de parcours sur la voie publique.

Les plateformes de collecte de fonds en ligne permettent également aux OBNL d'organiser des courses virtuelles ou hybrides. Une course virtuelle peut avoir une date et une heure précises, pendant lesquelles les participants courent où ils le souhaitent et amassent des promesses de don. Les OBNL peuvent aussi inviter leurs participants à courir et à amasser des fonds d'ici une date cible. Tant que les participants partagent des photos sur les réseaux sociaux de votre organisation, vous pouvez publiciser la course et partager leurs récits pour mettre en valeur votre succès.

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4. Établissez un budget

Le service de développement de votre OBNL peut établir un budget avec les membres du comité ou de façon autonome. Votre budget d'événement doit inclure les revenus anticipés : frais d'inscription, promesses de don via la collecte pair-à-pair, commandites, frais de kiosques fournisseurs, ventes de chandails et d'autres articles promotionnels.

Vous devez également prévoir les dépenses suivantes :

• Bannières et signalisation d'événement

• Chandails et articles promotionnels

• Matériel essentiel pour la journée de course

• Médailles pour les gagnants

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5. Obtenez les permis nécessaires

Une autre dépense à prévoir est celle des permis nécessaires. Au Québec, les démarches varient selon le lieu et la municipalité. Voici les principales étapes à suivre :

• Demandez un permis d'occupation de la voie publique auprès de votre municipalité. Pour Montréal, consultez la section Organiser un événement sur le site de la Ville.

• Souscrivez une assurance responsabilité civile pour votre événement public — généralement exigée par les municipalités et les gestionnaires de lieux.

• Coordonnez-vous avec le corps policier municipal (SPVM à Montréal, Service de police de votre ville) pour les fermetures de rue ou le contrôle de la circulation.

• Obtenez l'autorisation du gestionnaire du parc ou du sentier si votre parcours traverse un espace vert public. Pour les parcs nationaux du Québec, communiquez avec la SÉPAQ.

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6. Sollicitez des commandites

Une fois toutes vos dépenses finalisées, il est temps de rechercher des commanditaires potentiels et de les solliciter. Commencez par consulter votre base de données des donateurs pour repérer les commanditaires passés et les dons en nature de commerces locaux. Vous aurez plus de succès auprès des organisations avec lesquelles vous avez déjà établi une relation.

Approchez ensuite les boutiques de course à pied et autres organisations sportives. Ces entreprises seront intéressées par vos participants, donc proposez-leur des occasions de visibilité en échange de leur commandite.

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7. Annoncez votre événement

Au même moment, annoncez votre événement au public. Envoyez des cartes de réservation de date, des courriels et partagez l'information sur les réseaux sociaux pour rejoindre le plus de personnes possible.

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Marketing de l'événement (4 à 6 mois avant la course)

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8. Choisissez une plateforme de collecte de fonds en ligne

Après la planification initiale, il est temps de passer aux actions concrètes pour le marketing et la promotion de votre événement. Le choix de votre plateforme de collecte de fonds en ligne est l'une des décisions les plus importantes. Si vous n'en avez pas encore, c'est le moment de comparer les meilleurs sites de dons pour votre organisme à but non lucratif.

Choisissez une plateforme qui offre les stratégies et les outils les plus complets pour votre course, notamment :

• Inscription à l'événement

• Dons en ligne

• Traitement des paiements par carte de crédit en personne

• Collecte pair-à-pair

• Vente d'articles promotionnels

Au Canada, plusieurs plateformes facturent des frais de plateforme ou des frais de transaction qui réduisent directement les sommes que vous amassez. Zeffy est 100 % gratuit pour les OBNL : aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction. Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, Zeffy émet également les reçus fiscaux conformes aux exigences de l'ARC de façon automatique.

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9. Créez la page de votre course

Une fois votre plateforme choisie, créez une page d'inscription et de collecte de fonds pour promouvoir votre événement, recueillir des promesses de don en ligne et mobiliser votre communauté. Vous pouvez aussi créer un site Web dédié à la course grâce à des outils de création de site Web pour OBNL.

Zeffy simplifie le processus d'inscription grâce à des billets d'événement personnalisables avec votre logo, vos couleurs et vos bannières. Vous pouvez aussi ajouter des codes QR pour faciliter la vérification des billets à la table d'enregistrement.

Si vous souhaitez amasser des fonds via une page de sociofinancement, partagez l'histoire de votre OBNL ainsi que des récits de coureurs pour inciter votre communauté à partager et à recueillir des promesses de don.

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10. Faites la promotion de votre course

Une fois la planification initiale terminée, élaborez une stratégie de marketing pour promouvoir votre course de 5 km. Commencez par les options gratuites : courriels, publications sur les réseaux sociaux, communiqué de presse et marketing pair-à-pair.

Une course-bénéfice offre une excellente raison à vos participants de parler de votre événement autour d'eux. Vous pouvez tirer le maximum de cette dynamique en lançant un concours de collecte de fonds. Contactez des commerces locaux pour obtenir un lot à remettre à vos meilleurs collecteurs. Encouragez les participants à recueillir des promesses de don selon la distance parcourue, leur temps ou d'autres objectifs de santé personnels.

Dès l'ouverture des inscriptions à votre course de 5 km, communiquez personnellement avec les participants au sujet de la collecte de promesses de don. Fournissez-leur des détails sur le programme à financer et un guide pour créer une page de collecte pair-à-pair. Assurez-vous de tenir régulièrement informés les participants et vos donateurs au cours des quatre mois suivants.

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Logistique et recrutement des bénévoles (2 à 3 mois avant la course)

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11. Planifiez la logistique et le chronométrage

Maintenant que la date approche, il est temps de planifier la logistique de votre course-bénéfice et de commander le matériel de marketing et les fournitures essentielles, notamment :

• Dispositifs de chronométrage

• Dossards

• Chandails

• Postes d'eau

• Soutien médical

• Bornes kilométriques et panneaux directionnels

• Système de son

• Toilettes portatives

• Trousses de premiers soins et postes de secours

• Médailles pour les gagnants

• Poubelles

• Barrières de course

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12. Contactez vos fournisseurs

C'est aussi le moment de commencer à contacter des fournisseurs potentiels pour couvrir la nourriture et les boissons. Une course de 5 km peut regrouper des centaines de participants, de bénévoles et de spectateurs. Votre OBNL peut vendre des kiosques à des commerces locaux et à des boutiques de course à pied pour qu'ils puissent rejoindre ces personnes et vendre leurs articles.

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13. Coordonnez vos bénévoles

Parallèlement au démarchage des fournisseurs, recrutez des bénévoles pour la table d'enregistrement, les postes d'eau, le marquage du parcours, la direction de course, les professionnels de la santé, etc.

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14. Tracez votre parcours

La dernière étape à ce stade est de planifier le parcours de course et de le baliser pour les participants.

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Communication avant l'événement (1 à 2 semaines avant la course)

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15. Communiquez avec vos participants

Une à deux semaines avant la course, commencez à envoyer des communications aux participants, aux bénévoles, aux commanditaires, aux fournisseurs et au public.

Participants

Envoyez aux participants les détails de la course, les instructions de stationnement et les indications pour récupérer leurs dossards, chandails et autres fournitures. Rappelez-leur qu'il ne leur reste qu'une à deux semaines pour recueillir leurs dernières promesses de don. Partagez une mise à jour sur le montant déjà amassé et qui est en tête de votre concours de collecte de fonds.

Fournisseurs

Envoyez aux fournisseurs les instructions de stationnement ainsi que l'horaire de la course et les autres détails nécessaires.

Bénévoles

Envoyez les instructions de stationnement, les dernières mises à jour des tâches assignées et l'horaire de la journée de course.

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Le jour de la course

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16. Installez votre parcours le jour J

Le grand jour est arrivé ! Il est temps de transformer votre travail de planification en un événement réussi. Arrivez tôt pour installer les bannières, les lignes de départ et d'arrivée, les postes de premiers soins et tout le reste.

Finalisez également les détails de l'inscription en ligne et travaillez avec les bénévoles pour préparer les tables d'enregistrement. Assurez-vous que vos bénévoles ont des téléphones intelligents pour numériser tous les billets d'inscription en ligne.

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17. Accueillez les participants à l'enregistrement

À l'arrivée des participants, les bénévoles doivent distribuer le matériel de course et numériser les codes QR pour procéder à l'enregistrement.

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18. Gérez la journée de course

Pour garantir la sécurité de l'événement, planifiez l'affectation de quelques bénévoles comme organisateurs et directeurs de course. Confiez-leur la supervision du départ, le suivi du parcours, la gestion des fournisseurs et la prise en charge des imprévus. Cela vous laissera le temps de faire ce qui compte vraiment : tisser des liens avec les donateurs, les commanditaires et les fournisseurs. Le développement des relations est essentiel, et chacun de ces partenaires pourrait devenir un commanditaire important pour vos prochains événements.

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Après l'événement

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19. Envoyez vos remerciements après l'événement

Pour les organismes de bienfaisance enregistrés auprès de l'ARC, Zeffy émet automatiquement les reçus fiscaux aux participants et aux donateurs lorsqu'ils font un don en ligne. Cela ne vous dispense pas de remercier vos donateurs, vos bénévoles, vos commanditaires et vos participants de diverses façons après l'événement. Envoyez vos remerciements dans les 48 heures suivant la journée de course. Partagez le montant amassé et vos autres réussites via les réseaux sociaux, votre infolettre et les médias locaux.

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20. Évaluez et planifiez la suite

Une autre façon de renforcer vos liens avec les donateurs est de leur montrer que leur opinion compte. Après votre course, envoyez des sondages et recueillez les commentaires des participants et des commanditaires. Évaluez les succès de votre événement par rapport à vos objectifs, et analysez les finances, la participation et les retours des participants.

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Une course-bénéfice peut amasser des dizaines de milliers de dollars sans frais de plateforme

Les courses-bénéfices sous forme de campagnes pair-à-pair sont parmi les activités-bénéfices les plus efficaces pour les OBNL. Chaque participant devient un collecteur actif : il s'engage à amasser un certain montant avant la course et mobilise son propre réseau de donateurs.

Ce modèle peut générer des dizaines de milliers de dollars pour votre cause, à condition de choisir la bonne plateforme. Zeffy sert plus de 100 000 OBNL au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni, sans jamais leur facturer un sou de frais de plateforme. Grâce à un thermomètre de collecte de fonds, un tableau des donateurs public et une page d'inscription personnalisable, votre OBNL peut mobiliser sa communauté, remercier les donateurs et créer une course-bénéfice à fort impact.

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Prêt à lancer votre première course de 5 km ?

Organiser une course de 5 km peut être complexe, mais c'est aussi une excellente façon d'amasser des fonds et d'encourager la participation de votre communauté. Lors de la planification de votre course-bénéfice ou course récréative, trouvez un nom et un thème qui reflètent la mission de votre OBNL et suscitent l'enthousiasme.

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