8 étapes pour organiser un gala-bénéfice réussi

Planifier un événement de collecte de fonds peut sembler ambitieux au premier abord. Mais pas de panique — ou un peu moins de panique, au moins. Nous avons défini quelques étapes que votre organisme à but non lucratif (OBNL) peut suivre pour que la phase de préparation de votre gala-bénéfice se déroule sans accroc.

Avant de plonger dans la liste, définissez vos objectifs de collecte. Réfléchissez au message central de votre gala cette année, au montant que vous souhaitez amasser ou au nombre de nouveaux donateurs que vous aimeriez inscrire à votre événement. Une fois cela fait, suivez ces huit étapes (ou téléchargez notre liste de vérification pour planifier un gala-bénéfice) et commencez à planifier votre prochain événement de collecte de fonds.

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Qu'est-ce qu'un gala-bénéfice ?

Un gala-bénéfice est un événement formel organisé pour amasser des fonds au profit d'une cause, d'un organisme de bienfaisance ou d'un projet philanthropique. Ces événements comprennent généralement :

• Un souper

• Des divertissements

• Des discours mettant en lumière la mission ou les objectifs de l'organisme

Un gala-bénéfice attire habituellement des donateurs, des partenaires et des membres de la communauté qui souhaitent soutenir la cause.

Les participants à un événement de collecte de fonds paient habituellement des billets. Des fonds supplémentaires peuvent être amassés grâce à des activités comme les encans silencieux ou la sollicitation de commandites auprès d'entreprises locales.

Les galas-bénéfices constituent un moyen efficace de mobiliser votre communauté dans un environnement festif et inspirant, tout en favorisant des contributions significatives.

Les avantages d'un gala-bénéfice réussi comprennent :

• Générer des dons d'une manière bénéfique pour la communauté

• Sensibiliser davantage le public à votre cause

• Tisser des liens durables avec vos donateurs

• Célébrer les réalisations de votre OBNL

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Avant votre gala-bénéfice

Les événements de collecte de fonds demandent du temps et un investissement initial. La bonne nouvelle : plus vous commencez tôt, plus vous aurez d'occasions d'accepter des dons, espérons-le de grande envergure.

Ce que vous faites de ce temps compte énormément. L'impact de votre organisme doit être mémorable et distinctif pour maintenir l'engagement de vos donateurs et continuer à sensibiliser le public à votre cause.

Questions à se poser avant la première rencontre du comité

• Le thème de l'événement correspondra-t-il à vos idées de collecte de fonds pour l'année ?

• Prévoyez-vous des extras comme des articles promotionnels à votre image ?

• Pouvez-vous vous associer à des restaurants locaux, des galeries d'art ou d'autres organismes pour organiser un grand événement conjoint et réduire les coûts ?

• Avez-vous fait des recherches sur la planification d'un gala-bénéfice ?

• De quel type d'aide aurez-vous besoin, notamment en matière d'expertise ?

• Combien de membres de comité pensez-vous avoir besoin ?

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Organisez votre gala-bénéfice en 8 étapes

Zeffy accompagne des organismes dans la planification de leurs activités-bénéfice depuis plusieurs années, et quelques éléments clés se dégagent. Les points les plus importants à retenir pour votre gala : commencez tôt, communiquez jusqu'à surcommuniquer, et alignez vos plans sur vos objectifs. Et surtout, n'oubliez pas d'en profiter !

1. Établissez le budget du gala

Définir un objectif de collecte et un budget pour votre gala-bénéfice est si fondamental que nous en avons fait la première étape de notre liste. Votre budget doit guider chacune de vos décisions tout au long de la planification.

Votre budget doit inclure toutes les dépenses, notamment :

• La location de la salle idéale

• Le service de traiteur

• Les divertissements (groupe musical live, DJ, etc.)

• Les décorations selon le thème de votre gala

• Les outils de communication et de promotion

• Les coûts liés au personnel ou aux bénévoles

• Le permis de réunion (RACJ) pour le service d'alcool

• Les articles pour l'encan silencieux

Si votre gala servira de l'alcool, prévoyez le délai d'obtention d'un permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ). Comptez de 4 à 6 semaines de délai et un coût variable selon le type d'événement.

Votre budget doit regrouper tout ce qui contribue au coût global de l'événement, de façon à pouvoir amasser suffisamment pour couvrir ces dépenses et avoir un surplus qui réponde aux besoins de votre OBNL.

Une fois que vous savez combien dépenser pour un gala réussi, vous pouvez fixer votre objectif de collecte et continuer à bâtir des idées pour amasser des fonds au fil de votre planification.

2. Formez un comité d'événement solide

Constituez un comité de bénévoles et impliquez vos parties prenantes le plus tôt possible. Cela vous aidera à déléguer les tâches, à obtenir des conseils et à préserver votre santé mentale.

Une équipe peut vous aider à développer le thème de l'événement. Vous pouvez aussi déterminer collectivement des idées de billetterie qui se distinguent des autres événements formels auxquels vos invités ont pu assister.

Former un comité pour un gala d'OBNL nécessite de rassembler une équipe diversifiée de bénévoles dévoués qui apportent des compétences et des réseaux variés à la table.

Commencez par cibler des personnes passionnées par votre cause, qui ont de l'expérience ou de l'intérêt pour la planification d'événements, la collecte de fonds ou la mobilisation communautaire.

Idéalement, votre comité devrait inclure des personnes ayant des compétences variées :

• Marketing

• Gestion budgétaire

• Réseautage

• Gestion de projet

• Organisation des bénévoles

• Commandite et rayonnement communautaire

Pour démarrer, définissez des rôles précis, comme celui de président du comité, afin que les responsabilités soient clairement délimitées et gérables. Tenez une réunion de lancement pour vous aligner sur les objectifs, le calendrier et le budget de l'événement. Mettez ensuite en place un processus de suivi régulier pour garder l'équipe organisée et motivée.

L'implication de dirigeants d'entreprises locales, de membres du conseil d'administration et de membres enthousiastes de la communauté peut également accroître la portée de l'événement et amplifier son impact global.

En formant un comité de gala solide et bien organisé, vous préparez le terrain pour un événement réussi qui maximise le soutien à la mission de votre OBNL. Vous bâtirez aussi un réseau solide pour chaque gala à venir.

3. Choisissez une date et un lieu

Déterminez ensuite quand et où vous souhaitez organiser votre événement de collecte de fonds. Vous avez peut-être déjà une salle en tête. Sa disponibilité pourrait déterminer la date de votre gala. Ou peut-être organisez-vous votre gala-bénéfice le même soir, la même fin de semaine, chaque année. Dans tous les cas, réserver votre salle environ un an à l'avance est une bonne idée.

Quelques autres éléments à prendre en compte lors du choix de la date et du lieu :

• Assurez-vous que la date ne coïncide avec aucun jour férié ni autre événement important dans votre région.

• Vérifiez que les dirigeants, membres, bénévoles, donateurs récurrents et autres acteurs clés de votre OBNL sont disponibles. Rappelez-leur de bloquer la date dans leur calendrier. (Ces personnes ont toutes des rôles essentiels et vous ne voulez pas qu'elles aient un double engagement.)

• Assurez-vous que la salle dispose des aménagements appropriés et qu'elle est de la bonne taille. Trop grande, votre événement semblera vide ; trop petite, vos invités se sentiront à l'étroit.

Vous pouvez également organiser votre gala-bénéfice en ligne pour amasser des fonds auprès de participants virtuels. Combiner un encan silencieux à vos outils de collecte de fonds en ligne est un excellent moyen de mobiliser les gens et de recueillir des dons à distance. Opter pour un événement en ligne ou hybride peut aussi vous permettre de réduire les coûts.

4. Fixez des échéances claires

Établir des échéances précises pour chaque étape de la planification de votre gala-bénéfice vous aidera à faire avancer le projet, à repérer les problèmes bien à l'avance et à respecter votre budget.

Un bon exemple consiste à créer un tableur avec votre liste d'étapes à accomplir. Assurez-vous d'indiquer qui est responsable de chaque étape et quand vous souhaitez que les contrats soient signés, les promotions lancées, le branding finalisé, les communications envoyées et la vente de billets ouverte.

Si vous cherchez un soutien financier pour amasser le plus possible lors de votre gala, envisagez de vous associer à un commanditaire corporatif qui peut vous aider à économiser, faire don d'articles pour l'encan, coordonner les traiteurs ou fournir des conférenciers principaux.

Prévoyez une marge de temps dans votre tableur. Les imprévus arrivent, et la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous accorder, à vous et à votre équipe, cette flexibilité. Découvrez nos autres conseils pour maximiser votre collecte de fonds événementielle.

5. Négociez tout ce qui peut l'être

Tout le monde peut négocier, même les entreprises à but lucratif, mais en tant qu'OBNL, vous êtes bien mieux placé pour demander aux gens et aux entreprises ce qu'ils peuvent faire pour vous aider. Cela signifie que vous pouvez négocier le prix de certains services ou même en obtenir certains à titre de dons.

Négocier peut vous permettre d'économiser de l'argent pour votre événement et de tisser des liens avec d'autres organismes. Ces relations feront partie de votre réseau, avec des personnes de divers secteurs qui font ce qu'elles peuvent pour aider. Certaines pourraient même se porter volontaires comme membres du personnel ou du comité. Au minimum, elles deviendront habituellement des invités.

Cela ne signifie pas qu'ils diront toujours oui ou que vous n'aurez pas besoin d'offrir quelque chose en retour (comme des billets pour l'événement), mais vous ne devriez jamais hésiter à demander. Vous amassez des fonds pour une cause importante, et vous faites affaire avec des contrats. En fait, les contrats deviennent vos meilleurs alliés lors de la planification d'un gala-bénéfice. Assurez-vous de tous les lire et de les faire signer bien à l'avance.

Réussir un gala, c'est s'assurer de diriger le plus de dollars possible vers votre impact et de vendre suffisamment de billets de gala pour atteindre vos objectifs de collecte sans dépenser plus que nécessaire. Un partenaire corporatif pourrait propulser votre collecte de fonds à un niveau inédit.

6. Communiquez tôt et souvent

Environ six mois avant le gala-bénéfice, commencez à informer vos donateurs, bénévoles, commanditaires et toute autre personne que vous souhaitez voir y assister. C'est le moment de faire passer le mot et d'encourager les autres à faire de même.

La promotion d'un gala-bénéfice signifie que vos invitations et billets doivent être conçus et imprimés, vos programmes réfléchis, vos courriels rédigés, vos affiches prêtes et vos autres outils promotionnels conçus et disponibles. (Publications sur les réseaux sociaux, annonces radio, mises à jour de votre site Web, etc.)

En plus de communiquer votre gala à vos invités potentiels, commencez à contacter et à confirmer vos commanditaires potentiels. Plus tôt vous le faites, mieux c'est.

Les commanditaires peuvent vous aider à couvrir les coûts de l'événement, vous suggérer des idées de divertissement et faire rayonner l'événement. Ils peuvent aussi partager leur contribution pour renforcer leur image dans la communauté.

Quelques idées pour promouvoir votre gala-bénéfice :

• Utilisez les réseaux sociaux pour annoncer votre événement et créer un lien vers la vente de billets en ligne

• Envoyez un courriel à titre d'invitation formelle à votre gala-bénéfice

• Partagez l'impact concret de l'atteinte de votre objectif de collecte. Envisagez d'utiliser un thermomètre de collecte de fonds pour visualiser les dons et la progression pendant l'événement

• Offrez des incitatifs pour les inscriptions anticipées aux participants qui s'inscrivent avant une date limite précise

• Envoyez une invitation par courrier aux donateurs à vos donateurs les plus fidèles ou à vos grands donateurs

• Animez une campagne de décompte sur les stories des réseaux sociaux pour créer de l'enthousiasme avant l'événement

À retenir : selon la taille de votre événement, commencez à envoyer les invitations entre six et trois mois à l'avance. (Plus tôt, c'est mieux, pour que les invités potentiels puissent réserver la date dans leur calendrier.)

À retenir pour les OBNL du Québec : la Loi 25 encadre la collecte et l'utilisation des renseignements personnels (courriels, numéros de téléphone, adresses postales des invités). Mettez à jour votre politique de confidentialité et obtenez un consentement clair lors de l'inscription au gala. (Commission d'accès à l'information du Québec)

7. Choisissez une plateforme de gestion d'événements et de billetterie en ligne

Cette étape aurait pu figurer au quatrième ou cinquième rang de la liste, mais nous aurions eu du mal à parler de Zeffy aussi tôt. Cela dit, choisir votre plateforme de gestion d'événements et de billetterie tôt vous aidera à :

• Générer et envoyer les invitations et les billets

• Traiter vos paiements

• Émettre les reçus fiscaux

• Organiser et suivre vos invités et participants confirmés

• Maintenir toute votre équipe informée

• Rester en contact avec tout le monde

Choisir votre plateforme de gestion d'événements et de billetterie tôt vous permettra de générer et d'envoyer invitations et billets, de traiter vos paiements, d'émettre les reçus fiscaux, d'organiser et de suivre vos invités et participants confirmés, et de maintenir toute votre équipe dans la boucle.

Il existe des plateformes payantes, et il y a Zeffy, la seule plateforme de collecte de fonds 100 % sans frais. Zeffy est la seule plateforme véritablement sans frais : aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction, et aucune commission cachée sur vos billets de gala. Votre OBNL peut économiser des milliers de dollars tout en simplifiant la billetterie et les communications de votre événement. (Et vous pouvez utiliser Zeffy pour bien plus que votre gala annuel.)

8. Remerciez vos donateurs

Nous l'avons déjà dit et le répétons : remercier vos donateurs est une étape essentielle de tout ce processus.

Si votre gala-bénéfice est un événement annuel, amasser des fonds dépendra des relations significatives que vous bâtissez avec vos participants et donateurs. Dans votre processus de planification, prévoyez des communications à envoyer dès le début de l'événement, à sa conclusion, puis dans les semaines et les mois qui suivent.

Idéalement, vos communications de remerciement incluront :

• Un remerciement pour la présence en ligne ou en personne au gala

• Un rappel de l'impact de leurs contributions

• Des mots chaleureux qui encouragent vos donateurs à continuer de donner

• Les autres façons d'accepter des dons tout au long de l'année

• Des photos qui transforment votre gala en un souvenir inoubliable

N'oubliez pas d'émettre les reçus fiscaux pour la portion don du billet de gala (et non pour la valeur de l'avantage reçu, comme le repas). L'ARC exige certaines mentions obligatoires sur le reçu officiel. Assurez-vous que votre OBNL est à jour sur ces exigences.

Zeffy peut vous aider grâce à notre logiciel de gestion des donateurs. Nous avons rédigé un article sur l'importance de remercier vos donateurs, avec quelques modèles pour vous aider à démarrer.

Conseil bonus : apprenez de chaque gala

Cette étape est la plus importante. Chaque gala-bénéfice que votre OBNL organise vous apprend quelque chose. Recueillez donc le plus de données possible chaque année :

• Noms et coordonnées des participants

• Demandez des commentaires sur votre gala-bénéfice pour éclairer votre prochain événement

• Des retours spécifiques des participants virtuels pour trouver des façons de mieux mobiliser les publics en ligne

• Faites le suivi de vos commanditaires

• Notez les partenaires que vous avez appréciés ou non (et expliquez pourquoi)

• La salle était-elle de la bonne taille pour les objectifs de collecte de votre gala ? Disposait-elle de toutes les commodités nécessaires ?

• Y avait-il d'autres événements au même moment qui ont influencé le vôtre ?

• Quels mois ont été les plus propices pour amasser des fonds lors de votre gala-bénéfice ?

• Qu'est-ce qui encouragerait vos invités à revenir à votre prochain gala-bénéfice ?

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Questions fréquentes : comment planifier un gala-bénéfice

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