Utilisez ChatGPT pour rédiger les courriels de votre OBNL

Rédiger des courriels peut rapidement gruger toute une matinée — parfois une bonne partie de l'après-midi aussi. Lire ses courriels, c'est une chose ; les écrire, c'en est une autre. Ce qui prend le plus de temps, c'est souvent de trouver comment dire exactement ce qu'on veut dire. ChatGPT peut vous aider à rédiger les courriels de votre OBNL — et il s'en tire plutôt bien.

Que vous rédigiez l'infolettre de votre organisme, des courriels de campagne de financement, des mises à jour d'événements, des courriels de remerciement ou n'importe quel autre courriel, ChatGPT est un bon point de départ.

Cet article vous présente quelques trucs et astuces pour obtenir le meilleur courriel possible de ChatGPT — c'est-à-dire un courriel que vous n'aurez pas à réécrire entièrement, mais que vous devrez tout de même relire attentivement. Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le fonctionnement de ChatGPT, nous en parlons dans notre blogue : Tout le monde parle de ChatGPT — les OBNL aussi.

‍

Commencez par demander à ChatGPT le courriel que vous voulez.

Vous avez une activité-bénéfice à venir et devez envoyer un courriel à vos donateurs pour les informer. Vous pouvez reprendre le courriel de l'année dernière en mettant à jour la date et l'heure, ou faites-en l'essai avec ChatGPT. Demander simplement à ChatGPT un courriel annonçant votre événement — sans lui donner d'autres informations — produit déjà une solide première ébauche.

Vous remarquerez que même si ChatGPT n'avait pas toutes les informations nécessaires, il a tout de même réussi à produire un courriel et à identifier les renseignements manquants (date et heure, adresse de l'événement, date de confirmation de présence).

‍

Donnez à ChatGPT l'information dont il a besoin.

Plus vous lui fournissez d'information et de contexte, meilleur sera le résultat. Oui, il vaut mieux utiliser des exemples clairs et simples. Mais il est tout aussi important de lui donner l'information dont il a besoin pour produire un courriel aussi proche que possible de ce que vous cherchez.

Voici quelques renseignements qui aideront ChatGPT à produire un meilleur courriel :

• Le nom de votre OBNL.

• Le nom de votre activité-bénéfice.

• La date, l'heure et le lieu de votre activité-bénéfice.

• Le prix du billet (ou des billets).

• À qui vous vous adressez (donateurs, anciens donateurs, participants de l'année dernière, amis et famille, membres de l'équipe, etc.)

Le fait d'ajouter ces détails de base sur votre activité-bénéfice à l'exemple a considérablement amélioré le résultat de ChatGPT.

Mise en garde — Loi 25 : avant de coller quoi que ce soit dans ChatGPT, gardez en tête vos obligations en matière de protection des renseignements personnels. Ne transmettez jamais le nom, le courriel, l'adresse ou le montant de don d'un donateur identifiable. ChatGPT envoie vos requêtes aux serveurs d'OpenAI aux États-Unis ; tout ce que vous y mettez sort de votre contrôle. Utilisez « un donateur » ou « Donatrice X » au lieu de noms réels. Pour en savoir plus sur vos obligations, consultez la Commission d'accès à l'information du Québec.

ChatGPT a tendance à inventer des détails d'événement.

Parce que ChatGPT est un outil généreux, entraîné sur d'innombrables courriels de campagne de financement, il a tendance à enjoliver ses courriels avec des détails qui ne font peut-être pas partie de votre événement.

…de délicieux hamburgers, hot-dogs, options végétariennes et plus encore ! — ChatGPT

…jeux de pelouse, musique en direct… — ChatGPT

ChatGPT a ajouté ces détails parce qu'il sait qu'une grande partie des courriels mentionnant « BBQ printanier » mentionnent aussi des hamburgers, des hot-dogs, des jeux de pelouse et de la musique. C'est un excellent exemple de la raison pour laquelle il est important de relire tout ce que ChatGPT écrit pour vous.

ChatGPT va aussi parfois inventer des détails crédibles pour des activités-bénéfice québécoises (« encan silencieux animé par une personnalité locale », « tirage moitié-moitié ») qui ne sont pas dans votre événement. Lisez chaque ligne.

La bonne nouvelle, c'est que c'est facile à corriger. Vous pouvez soit inclure encore plus de détails dans votre exemple initial, soit modifier votre événement pour y intégrer les idées proposées, soit demander à ChatGPT de revoir son travail.

‍

Révisez. Révisez. Révisez.

Disons que votre événement ne servira que du poulet BBQ, du tofu et de délicieux maïs en épi — les hamburgers et hot-dogs, c'était le menu de l'année dernière. Mais la crèmerie locale a généreusement offert les desserts, et il y aura de la musique en direct et du volleyball de plage.

Vous pouvez demander à ChatGPT d'ajuster le contenu du courriel.

‍

Les OBNL peuvent profiter des talents de rédacteur de ChatGPT.

Nous venons de voir comment utiliser ChatGPT pour rédiger un courriel annonçant la prochaine activité-bénéfice de votre OBNL. Mais les mêmes étapes et conseils s'appliquent à n'importe quel courriel que vous souhaitez écrire.

• Courriels de remerciement aux donateurs.

• Modèles de courriels pair-à-pair que vos collecteurs peuvent utiliser.

• Courriels de campagne de collecte de fonds.

• Courriels de bienvenue pour les nouveaux membres de votre OBNL.

• Infolettres.

• Courriels de remerciement après l'envoi d'un reçu fiscal.

• Courriels d'invitation à un encan silencieux ou un tirage.

• Messages de relance pour un don mensuel.

‍

Utilisez ChatGPT pour rédiger l'infolettre de votre OBNL.

Nous voulions vous montrer un dernier exemple : les capacités de ChatGPT en matière de rédaction d'infolettres.

Nous avons commencé par demander à ChatGPT : « Rédige une infolettre d'automne pour Zeffy. »

Il y a beaucoup à dire ici. ChatGPT a utilisé l'information du début de notre conversation pour mentionner le BBQ printanier — supposant que, puisque nous demandions une infolettre d'automne, il pouvait remercier tout le monde pour sa participation. Il a enchaîné avec un bon nombre de détails farfelus. Nous pouvons seulement supposer qu'il existe plus d'un Zeffy dans le monde.

Cela montre l'importance de fournir les bonnes informations pour que ChatGPT ait les connaissances nécessaires pour produire une infolettre cohérente. Pensez-y comme si vous briefiez un pigiste.

Ce n'est toujours pas parfait. Mais c'est nettement mieux, et nous pourrions très facilement prendre la relève à partir de là.

Le message à retenir : ne soyez pas avare d'informations lorsque vous utilisez ChatGPT. Il a été entraîné sur d'énormes quantités de données, mais sa connaissance a une date de coupure qui varie selon le modèle utilisé. Il ne connaît pas votre OBNL ni vos événements récents. Plus vous lui donnez de contexte, meilleur sera le résultat. Et comme il ne sait pas vraiment ce qu'il ne sait pas, il utilise son modèle de prédiction de texte pour faire ce qu'il fait le mieux : prédire ce qui devrait venir ensuite.

Cela dit, il a quand même « rédigé » une infolettre en moins de 15 secondes.

Les captures d'écran de cet article montrent l'interface ChatGPT en anglais. Bonne nouvelle : ChatGPT fonctionne tout aussi bien en français — posez vos questions directement en français pour obtenir des réponses en français.

‍

‍