Structurez votre stratégie de bénévolat dès aujourd'hui
Le bénévolat est une ressource essentielle pour les organismes à but non lucratif (OBNL). De nombreux organismes s'appuient sur des bénévoles pour soutenir leurs événements spéciaux, leurs activités de service communautaire ou leurs opérations quotidiennes. Pourtant, recruter, encadrer et fidéliser des bénévoles demande une planification rigoureuse.
Que votre OBNL cherche à structurer son réseau de bénévoles existant, à en accueillir de nouveaux ou à mieux comprendre les distinctions entre bénévolat et emploi salarié, ce guide vous présente les meilleures pratiques pour mettre en place une stratégie de bénévolat adaptée à la réalité québécoise.
Qu'est-ce qu'un bénévole au sens québécois ?
En termes simples, un bénévole est une personne qui accomplit une tâche pour un organisme sans recevoir de rémunération. Cet engagement est accessible à toute personne désireuse d'investir son temps et son énergie pour une cause.
Il est important de préciser que le bénévole n'est pas un salarié au sens de la Loi sur les normes du travail (LNT). Cela signifie que les dispositions relatives aux heures de travail, aux vacances, aux préavis de départ et aux bulletins de paie ne s'appliquent pas à la relation bénévole-OBNL. Pour autant, cela ne dispense pas l'organisme de ses responsabilités envers ses bénévoles sur les plans de la sécurité, de l'éthique et de l'encadrement.
Avant de lancer un processus de recrutement, il est essentiel pour votre OBNL de définir clairement le profil recherché. De façon générale, les engagements d'un bénévole sont décrits dans une entente de bénévolat ou une lettre d'engagement. Ces engagements comprennent :
- Le respect des règles internes et de l'éthique de l'organisme
- La collaboration avec les autres bénévoles et le personnel salarié
- La participation aux réunions et aux activités prévues
- L'implication dans la réalisation des activités de l'organisme
- L'avis préalable en cas d'indisponibilité pour une activité planifiée
Quelles sont les responsabilités de l'OBNL envers ses bénévoles ?
Si les bénévoles s'engagent à respecter certaines obligations, l'OBNL a lui aussi des responsabilités importantes à leur égard. La principale est d'assurer le bien-être et la sécurité de ses bénévoles pendant leurs activités.
Pour vous protéger, votre organisme et vos bénévoles, deux mécanismes essentiels sont à prévoir :
- L'assurance responsabilité civile : La grande majorité des OBNL québécois souscrivent une assurance responsabilité civile auprès d'un courtier ou via leur fédération sectorielle. Cette assurance protège l'organisme et ses bénévoles en cas d'accident ou de dommages causés à un tiers.
- La protection CNESST pour bénévoles : Contrairement à une idée répandue, les bénévoles ne sont pas automatiquement couverts par la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). L'OBNL doit faire une demande de protection personnelle volontaire auprès de la CNESST et payer une cotisation annuelle calculée selon l'évaluation des risques liés aux activités. Consultez la section « Travailleurs bénévoles » sur le site de la CNESST (cnesst.gouv.qc.ca) pour connaître les démarches exactes.
Il est également de votre responsabilité de protéger les renseignements personnels de vos bénévoles conformément à la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels). Cette loi s'applique aux OBNL québécois et exige notamment de désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisme, de tenir un registre des incidents de confidentialité et d'obtenir un consentement éclairé avant de collecter des données personnelles. Consultez le guide destiné aux organismes sur le site de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
Que doit contenir une entente de bénévolat ?
L'entente de bénévolat est un document écrit, signé par le bénévole au moment de son recrutement. Elle précise les conditions de son engagement auprès de l'organisme. Rappelons qu'il ne s'agit pas d'un contrat de travail soumis à la Loi sur les normes du travail : le bénévole conserve une liberté que le salarié n'a pas.
Selon les recommandations d'Éduc'aloi, une entente de bénévolat bien rédigée devrait inclure les éléments suivants :
- La description du rôle et des tâches confiées au bénévole
- Les lieux et les plages horaires prévus pour les activités
- La durée prévue de l'engagement et les modalités de retrait
- Les engagements de confidentialité applicables
- Les modalités de remboursement des dépenses engagées au nom de l'organisme
- Les informations sur la mission et les valeurs de l'organisme
- La formation et le parcours d'intégration prévus
En plus des engagements du bénévole, l'entente précise également les obligations de l'OBNL : fournir une formation adéquate, rembourser les dépenses engagées et s'assurer que le bénévole dispose de toutes les informations nécessaires pour accomplir son rôle.
Pour en savoir plus sur le cadre juridique du bénévolat au Québec, consultez les fiches-conseil d'Éduc'aloi (educaloi.qc.ca).
Cernez les besoins de votre OBNL
Avant de recruter des bénévoles, prenez le temps de bâtir une stratégie claire. L'objectif est de trouver les bonnes personnes pour les bonnes activités, et d'assurer ainsi le succès de votre organisme.
Commencez par analyser les besoins de votre OBNL. Les bénévoles que vous recrutez doivent être alignés sur la mission et les activités de l'organisme. Posez-vous ces questions :
- Quelles activités les bénévoles soutiendraient-ils ?
- Quelle est la charge de travail réaliste à assumer ?
- Combien de bénévoles sont nécessaires ?
- Quel membre du personnel salarié supervisera les bénévoles ?
Ensuite, rédigez une description claire du profil recherché. Précisez la durée et le lieu de l'activité, les tâches et responsabilités confiées, ainsi que les compétences et l'expérience souhaitées.
Enfin, présentez les valeurs et les réalisations de votre organisme afin de donner aux candidats une image claire de ce qu'ils feront et de qui ils aideront.
Comment recruter des bénévoles pour votre OBNL
Une fois vos besoins définis et votre description de poste rédigée, passez au recrutement. Plusieurs canaux s'offrent à vous :
- Les plateformes de réseautage professionnel
- Les Centres d'action bénévole (CAB) de votre région, coordonnés par la Fédération des centres d'action bénévole du Québec (FCABQ) (fcabq.org)
- Le Réseau de l'action bénévole du Québec (RABQ) (rabq.ca), le regroupement provincial qui soutient et valorise le bénévolat au Québec
Après la sélection de nouveaux bénévoles, votre organisme doit les former et les encadrer. Un bon parcours d'intégration leur permet d'apprendre à connaître l'organisme, de prendre des initiatives et de développer un sentiment d'appartenance. À la fin de ce parcours, vos bénévoles doivent connaître les tâches qui leur sont confiées ainsi que les règles et procédures de l'organisme.
Lors du recrutement, vous serez amené à collecter des renseignements personnels sur vos bénévoles (coordonnées, contact d'urgence, etc.). Conformément à la Loi 25, votre OBNL a l'obligation de protéger ces informations : obtenez le consentement éclairé du bénévole, désignez un responsable de la protection des renseignements personnels et consignez tout incident de confidentialité dans un registre.
Comment vérifier les antécédents judiciaires de vos bénévoles
Si votre OBNL travaille auprès d'enfants, de personnes aînées ou d'autres personnes en situation de vulnérabilité, la vérification des antécédents judiciaires de vos bénévoles est une démarche fortement recommandée, voire exigée selon les circonstances.
Au Québec, cette démarche s'effectue auprès du service de police municipal compétent selon la région :
- Montréal : Service de police de la Ville de Montréal (SPVM)
- Québec : Service de police de la Ville de Québec (SPVQ)
- Ailleurs au Québec : Sûreté du Québec (SQ)
Les éléments pratiques à connaître :
- Formulaire de consentement : Le bénévole doit signer un formulaire de consentement avant que la vérification puisse être effectuée.
- Délais : Comptez généralement plusieurs semaines selon le corps de police et le volume de demandes.
- Coûts : Certains corps de police offrent ce service gratuitement ou à faible coût pour les bénévoles oeuvrant dans des OBNL. Contactez directement votre service de police local pour connaître les modalités exactes applicables à votre situation.
Nous vous recommandons de consulter directement le site web de votre service de police (spvm.qc.ca, spvq.qc.ca ou sq.gouv.qc.ca) pour accéder aux formulaires et aux procédures en vigueur, qui peuvent évoluer.
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Félicitations ! Vous avez maintenant les bases pour recruter et intégrer vos premiers bénévoles. Une stratégie de bénévolat bien structurée est l'un des piliers d'un OBNL sain et dynamique.
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